4. Интерактивность (активизация).
Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является – через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.
5. Сбалансированность.
Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.
Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной».[11]
Некоторыми шагами к успеху являются следующие рекомендации. Во-первых, желательно приходить на презентацию заранее, тогда можно пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять гостям что-нибудь на память. Пусть у человека останется в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами презентации – у гостей останутся доказательства слов выступающих, а это повышает доверие. А также уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое. Только не стоит раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И слушатель его накажет – он просто перестанет слушать. Поэтому не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т.п. Корифеи презентаций не извиняются даже за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее – нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать – пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.
Еще «фишкой» презентации считаются запланированные «сбои»! Что происходит со спикером, когда во время его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники.[12] На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, этот прием используют только самые опытные выступающие.
«Если произошло что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, – считает бизнес-тренер Ольга Осипова. – Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий». Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ некомпьютеризированной компании». Это действует порой гораздо эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму».
В то же время, не менее эффективным является использование принципа «хука» (с англ. Hook – крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант – поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная шутка или смешная история – зацепка, привлекающая и удерживающая внимание слушателей на презентации.
Наконец, весьма действенный прием – применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет связывать между собой различные регионы» или же «Это как кровеносная система, которая доставляет в сердце – центр вашей компании – необходимые порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант гораздо предпочтительнее.
Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире – директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали».[13]
Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными – чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего.[14] Без этого не возможно добиться успеха.
2.2. Описание презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARSincorporated», СОАО «НСГ»
Презентация «Семинар Инсайт».22 марта 2007 года в 19.00 в Омском центре Международной организации Инсайт прошла презентация четырехдневного семинара. Семинары Инсайт проходят в России с 1991 года. Сегодня семинары проводятся в Омске, Екатеринбурге, Москве, Сургуте и многих других городах. Семинар Инсайт – это практический тренинг личностного роста и персонального развития. Презентация была посвящена тренингу, на котором рассматриваются следующие вопросы: как научиться больше доверять себе и другим, как быть более эффективным в жизни, как сделать свою жизнь изобильной и процветающей, как использовать опыт, полученный на семинаре в своей жизни и многие другие.
Презентация проходила в довольно просторном помещении при тусклом освещении. Рассадка использовалась театральная. Ряды стульев были направлены на небольшой подиум, на котором находились столик и кресло. По обеим сторонам стояли стенды. Зал был завешен синими шторами, и, пока гости собирались, звучала непринужденная, успокаивающая музыка.
Презентация началась с появления ведущей – Людмилы Корчагиной. Людмила – фасилитатор Инсайта, то есть человек, который прошел все семинары и тренинги Инсайта и который может проводить их сам. Людмила поприветствовала присутствующих, представилась и поставила на столик, принесенную в вазу с цветами. На презентации она исполняла несколько ролей: организатор, ведущий и спикер. Это объяснялось тем, что она была одна – довольно странно для организации международного масштаба. Свою речь Людмила начала с вопроса к аудитории – что мы все (присутствующие) здесь делаем. От наших ответов зависел ход презентации, это был диалог. Людмила действовала исходя из ситуации, экспромтом. У нее не было заранее приготовленной речи. Она постоянно работала с аудиторией, задавала наводящие вопросы. Отрицательным моментом, оставившим негативный осадок, было, когда Людмила начала рисовать что-то на стенде, говоря: «Жаль, придется испортить листик!», при этом маркер оказался непишущим. В итоге гостям раздали буклеты, в которых можно было ознакомиться с темами и правилами проведения семинаров. Презентация длилась полтора часа. В конце ведущая задала решающий вопрос: «Кто решил пройти семинары Инсайт?» Из пятнадцати присутствующих два человека еще будут думать, а остальные отказались, мотивируя это тем, что им неинтересно.
Презентация «От паутины проблем к паутине всемирной». Презентация была организована и проведена студентами третьего курса специальности «связи с общественностью» ОмГТУ. Поводом явилось открытие Интернет-сайта кафедры ФиСК – знаменательное событием не только для студентов, но и для преподавателей кафедры и абитуриентов.
На ресепшн (от англ. Reception – встреча, прием) всем пришедшим организаторы подарили шарики изготовленные из золотых и серебряных нитей, символизирующих сайт, а также предложили написать поздравление на небольших листочках бумаги (презентация проводилась накануне Нового года). Началась презентация с показа видеозаписи интервью со студентами кафедры, высказывающими свое мнение о необходимости получения информации и значимости открытия сайта кафедры. После просмотра ведущие (Михаил и Екатерина) «открыли» презентацию, обозначив необходимость создания сайта и рассказав о трудностях распространения информации в организациях на всех уровнях. Спикерами выступили известные и авторитетные личности кафедры, которым после произнесения речи предлагалось символически «решить проблему», снимая листок с обозначенной проблемой с висящей справа от экрана паутины. Презентация длилась 30 минут. В заключении ведущие поздравили гостей с наступающим Новым годом и предложили украсить елку поздравлениями, которые можно будет прочитать на вновь открытом сайте.