Смекни!
smekni.com

Інформаційні системи в маркетингу (стр. 22 из 28)

За допомогою автофільтра вибір окремих рядків таблиці можна здійснювати лише безпосередньо у робочому аркуші. Активізація автофільтра виконується командою Дані/Фільтр/Авто­фільтр. Для коректного виконання команди покажчик активної клі­тини (табличний курсор) повинен знаходитись у межах списку да­них. Якщо перед виконанням команди було виділено певний діапа­зон таблиці, то у першому рядку цього діапазону для кожного поля (колонки) даних буде встановлена окрема кнопка для введення кри­терію фільтрації за цим полем. Дія критерію фільтрації поширюєть­ся на всі рядки таблиці, які знаходяться нижче кнопок. Якщо жод­ного діапазону таблиці не було виділено перед виконанням команди (але покажчик активної клітини знаходився у межах таблиці даних), то місцем розташування кнопок буде перший рядок таблиці, де звичайно знаходяться назви колонок. Після натискання на кнопку розкривається список елементів, які міс­тить відповідна колонка і в якому мо­жна вибрати необхідний елемент для визначення критерію відфільтрову­вання даних. Це приведе до вилучення з екрана тих рядків списку даних, які не відповідають уведеному критерію, і до забарвлення відповідної кнопки у синій колір. Критерії фільтрації мож­на задавати послідовно для кількох полів. Кожен додатковий критерій зв'язаний із попереднім умовним опе­ратором «І», через що кожна наступна умова завжди буде належа­ти до тих рядків даних, які будуть отримані при використанні по­передніх умов.

Критерій фільтрації, що складається з двох умов для однієї ко­лонки, можна визначити після натискання на відповідну кнопку і вибору елемента Умова.На екрані з'явиться діалогове вікно Користувацький автофільтр,у якому можна задати два критерії, об'єднуючи їх умовними операторами «І» чи «Або».В умовах відбору рядків є можливість задавати також і шаблони, ви­користовуючи знаки-замінники — «?» та «*». Знак запитання може використовуватися замість будь-якого одного символу поля, а зіро­чка — замість будь-якої кількості символів.

Для відновлення рядків таблиці можна натиснути на відповідну кнопку фільтра, розкрити список елементів і вибрати елемент Все.Це дає змогу скасувати дію критерію фільтрації за відповідною ко­лонкою. Другий спосіб — це вибір з меню Данікоманди Фільтр/По­казати все.Він використовується, коли потрібно відновити відо­браження всіх рядків даних за рахунок відміни дії критеріїв фільт­рації за усіма колонками.

Для того, щоб вилучити з таблиці кнопки фільтрування, треба ще раз виконати команду Дані/Автофільтр,тобто зняти позначку з цієї команди.

При використанні розширено­го фільтра критерії фільтрування можна задавати у робочому аркуші. В такому разі у діалоговому вікні при активізації функції розширеного фільтра вказується інтервал (діапазон) клітин робочого аркуша, якій мі­стить критерії фільтрації даних. Перевага цього способу полягає у тому, що користувач завжди має чітке уявлення про критерії, які він застосовує, і може швидко змінити їх залежно від своїх потреб.

Основою посиленого фільтра є зона критеріїв. Перший рядок цієї зони має мати назви колонок списку (таблиці) даних. У ньому мо­жуть знаходитись або назви всіх колонок списку даних (для цього їх можна просто скопіювати), або назви лише тих колонок, для яких будуть визначатись умови відбору рядків даних. У клітинах зони критеріїв, що знаходяться під назвами колонок, записуються умови відфільтровування рядків даних. Умови, які знаходяться в одному рядку критеріїв, з'єднуються оператором «І». Умови, які знаходять­ся у різних рядках області критеріїв, з'єднуються оператором «Або».

Після запуску команди на виконання кожен рядок зі списку даних перевіряється на відповідність умовам кожного рядка зони критеріїв. Якщо рядок зі списку даних відповідає умовам хоча б одного рядка із зони критеріїв, то цей рядок даних з'являється у вихідному списку.

Для запуску команди з меню Данівибирається команда Фільтр/ Розширений фільтр. На екрані з'явиться діалогове вікно, у якому можна вказати:

- у ділянці Обробкаод­ну з двох дій з даними: фі­льтрувати список даних на місці або скопіювати відфі­льтрований результат в ін­ше місце робочої книги;

- вихідний діапазон або інтервал списку даних, тобто адресу даних, які мають бу­ти відфільтровані. Інтервал списку даних можна ввести або з клавіатури, або виділити необхідний діапазон даних за допо­могою миші. В останньому випадку адреса даних буде перенесена у поле введення інтервалу списку автоматично;

- діапазон або інтервал критеріїв, тобто адресу місцезнаходження
критеріїв фільтрації. Інтервал критеріїв уводиться аналогічно інтервалу списку даних, але слід стежити, щоб у цьому інтервалі не було порожніх рядків, інакше у відфільтрованому списку будуть представле­ні всі без винятку рядки списку даних. Це пояснюється тим, що відсутнім умовам порожнього рядка відповідають будь-які дані і він з'єднується з іншими рядками критеріїв умовним оператором «Або»;

- місце копіювання відфільтрованого списку даних у полі Розташувати результат у діапазоні.Адреса місцезнаходження відфі­льтрованого списку даних вводиться аналогічно попереднім адре­сам, але це можна зробити лише у тому разі, якщо було включено індикатор Скопіювати результат в інше місце.Крім того, треба ма­ти на увазі, що результат фільтрації не може бути скопійовано на інший робочий аркуш, оскільки він має знаходитися на одному ар­куші зі списком, що фільтрується.

7.2 Обчислення групових характеристик

«Згущення» інформації — одна з основних функцій будь-якої ін­формаційної системи. Припустімо, що за наявності даних по кожному продажу потрібно виявити обсяг продажів у різних містах. Для вирі­шення таких завдань Ехсеl має функцію автоматичного визначення ха­рактеристик вказаних груп даних. Для її виконання необхідно здійсни­ти таке:

- відсортувати таблицю за колонкою, однакові значення полів якої мають визначати належність рядка таблиці до певної групи даних. Якщо ж цього не зробити і записи якоїсь групи даних не будуть розташовані поряд, то отримати загальні характеристики цієї групи буде неможливо;

- завести курсор у зону списку, з даних якого можна отримати
необхідну інформацію. Ехсеl спробує автоматично визначити її розміри. Якщо є бажання заборонити автоматичне її визначення, користувач може самостійно виділити потрібний діапазон клітин;

- вибрати команду Дані/Підсумки, що відкриє діалог Проміжні
підсумки
з трьома полями: 3 кожною зміною в, Операція,
Додати підсумок з.
З правого боку кожного поля є кнопка, при натисканні якої розкривається список можливих значень відповідного поля;

- занести параметри, які забезпечують отримання необхідних
характеристик груп. Поле 3 кожною зміною впризначається для
представлення колонки, значення полів якої буде визначати належ­ність кожного рядка до певної групи даних (рядки таблиці мають
бути упорядковані за значенням полів цієї колонки). Оскільки необхідно обчислити дані по кожному місту, слід активізувати у цьому
полі елемент Місто.Для підсумування відповідних даних зі списку
поля Операціяпотрібно вибрати функцію Сума. У полі Додати під­
сумки
заувімкненням індикатора необхідно вказати колонку, кліти­ни якої будуть використовуватися для обчислення підсумків. У да­ному разі це Вартість.Якщо одночасно треба обчислити й кількість проданих комп'ютерів у кожному місті, то біля назви колонки Кількістьтеж треба увімкнути індикатор. Індикатори біля назв усіх інших колонок мають бути вимкнені;

- натиснути кнопку ОК.

У результаті виконання команди таблиця буде доповнена рядками, в яких будуть представлені обсяги про­дажів для кожного міста окремо. Останній доданий рядок матиме під­сумкову інформацію щодо усіх міст.

З кожною групою даних може бути виконана одна з операцій, зазначених у полі Операція. Операції, які можна вказати (або вибрати, клацнувши на стрілці цього поля), наведені у табл. 1.

Ще одна можливість, яку дає ко­манда Дані/Підсумки,— це виведення у кожній групі даних кількох типів підсумків з використанням різних опе­рацій. Таблиця. 1

Вбудовані функції для визначення характеристик групи даних

Назва функції Результат
Сума Сума значень у полі групи аналізованих даних
Кількість значень Кількість елементів у групі
Середнє Середнє арифметичне значення групи
Максимум Найбільше значення групи
Мінімум Найменше значення групи
Добуток Добуток усіх значень групи
Кількість чисел Кількість клітин у групі, що містять числові значення
Незміщене відхилення Оцінка стандартного відхилення за генеральною сукупністю
Зміщене відхилення Оцінка стандартного відхилення за вибіркою
Незміщена дисперсія Оцінка дисперсії за генеральною сукупністю
Зміщена дисперсія Визначає значення дисперсії за вибіркою

Для визначення кількості продажів у полі Операціяпотрібно вибра­ти функцію Кількість значень.У третьому полі для занесення результа­ту можна вибрати назву будь-якої колонки, оскільки вибрана функція не використовує значення полів, а тільки підраховує кількість рядків у групі. Але для того, щоб групові значення за попередніми критеріями були теж представлені в таблиці, перед натисканням кнопки ОКобов'язково треба вимкнути параметр Замінити поточні підсумки.

При визначенні групових значень з лівого краю таблиці простав­ляються рівні структури, що забезпечує кращий візуальний конт­роль даних. Групування даних може виконуватись як за рядками, так і за колонками. Далі за допомогою операцій прихо­вування і показу окремих груп і рівнів можна вивести на екран лише потрібну інформацію.