Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Нижегородский государственный лингвистический университет
имени Н.А.Добролюбова
Кафедра философии и теории
социальной коммуникации
Контрольная работа
по дисциплине «Основы теории коммуникации»
на тему: «Как, исходя из понимания всех элементов коммуникативного процесса, восстановить доверие общественных групп к организации в кризисной ситуации»
Выполнила Студентка 309 «Б» группы
специальности «Связи с бщественностью»
С.В.Клевцова
Проверила:Е.П. Савруцкая
доктор философских наук,
профессор, зав. кафедры
философии и теории социальной коммуникации
Нижний Новгород2009 год
Содержание:
1.Элементы коммуникативного процесса
2.Коммуникативный процесс при восстановлении доверия общественных
групп к организации в кризисной ситуации
3.Заключение
Элементы коммуникативного процесса
Коммуникативный процесс- это обмен информацией между двумя или более людьми, основная цель которого — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о четырёх базовых элементах:
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её.
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал– средство передачи сообщения
4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.
Исходя из четырёх базовых элементов, выделяют четыреэтапа коммуникативного процесса. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
1.Зарождение идеи
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо осознать, какие идеи предназначены к придаче до того, как отправляется сообщение, а также оценивать адекватность и уместность идей с учётом конкретной ситуации и цели коммуникации.
2.Кодирование и выбор канала
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодированиепревращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.
3.Передача
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения.
4. Декодирование
Это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Хотя чаше всего он предполагает наличие обратной связи, то есть реакции на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.
Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель. Также специалист должен учитывать «шумы» (искажения любого рода, при проходе сообщения по каналу).
Коммуникативный процесс при восстановлении доверия общественных групп к организации в кризисной ситуации
В кризисной ситуации, когда необходимо вернуть доверие общественных групп к организации, своевременное и правильно составленное сообщение является первостепенной задачей специалиста по связям с общественностью. Только, исходя из знания и понимания всех элементов коммуникативного процесса, возможна эффективная коммуникация между организацией и аудиторией.
Кризисная ситуация: В сентябре 2009 года организация «НН Видео» оказалась в крайне затруднительном положении. Кризис был связан с поставкой бракованной аудио-видео техники. Первая жалоба поступила 3 сентября, клиент уверял, что после получасового просмотра только что купленного телевизора в магазине «НН Видео» изображение испортилось и в течение всего дня ситуация продолжалась. После того как клиент Петров Н. П. убедился в том, что дело именно в «покупке», а не в плохом сигнале, он принёс телевизор обратно с просьбой обменять товар на новый или вернуть деньги. Конечно же телевизор был заменен на другой, были принесены извинения клиенту и, как думала организация, ситуация разрешена. Но в течение следующих двух недель подобные ситуации повторялись с различной аудио-видео техникой. После проверки всей последней поставки стало ясно, что техника была полностью бракованной. К концу месяца, так как ситуация уже была запущена, недовольных клиентов стало слишком много, чтобы просто изъять всю бракованную технику без обращения к общественным группам. Во-первых, резко упал уровень продаж, организация терпела убытки, а во-вторых, была подорвана репутация организации «НН Видео» как одного из лучших поставщиков техники в магазинах г. Нижнего Новгорода. Таким образом, для преодоления данной кризисной ситуации, начали свою активную деятельность специалисты по связям с общественностью.
У организации в кризисной ситуации, выбор всегда очень простой – либо она сама сообщит, что случилось, либо это сделают ее конкурент.
1.Успех коммуникации в условиях кризиса обусловлен многими факторами; на начальном этапе формированием специальной команды по борьбе с кризисом, использованием одного человека, выполняющего функцию коммуникатора. Коммуникатор должен отвечать всем требованиям специалиста в области коммуникаций, то есть должен уметь не только сформулировать и подготовить сообщение, но и уметь преподнести это сообщение аудитории, использовав вербальные и невербальные знаки. Не мало важно умение коммуникатора вести себя в условиях незапланированной коммуникации: должен уметь отвечать на возникающие вопросы, быть всегда готовым к неожиданному повороту процесса коммуникации, а для этого он должен свободно владеть информацией, то есть в его распоряжении должны быть все данные о деятельности организации.
В зависимости от того, как ведёт себя коммуникатор, как он отвечают на вопросы, насколько он осведомлены о проблеме, формируется восприятие организации, оказавшейся в состоянии кризиса. Для специалиста по связям общественности, особенно в таких неблагоприятных для организации условиях, огромное значение имеет его умение использовать как вербальные, так и невербальные средства при коммуникации. Рассматривая вербальную коммуникацию, мы подразумеваем устную передачу сообщения во время беседы. Вербальная коммуникация эффективна, в том случае, если сама организация досконально ознакомлена с ситуацией и способна донести не только суть, но детали проблемы. Если предоставленная информация недвусмысленна, ясна и актуальна, то адресат в дальнейшем интерпретирует её именно так, как нужно организации.
Не менее важно как информация доносится до адресата. Т.е. речь идет о невербальных методах коммуникации. Язык, на котором доносится сообщение, манера говорящего, его мимика и движения – всё это является неотъемлемыми составляющими невербальной коммуникации и может, как способствовать сглаживанию ситуации, так и её обострению. Для специалиста по связям с общественностью хорошо поставленная речь и мимика необходима в каждодневной практике, а в период кризиса приобретает ещё более обязательный характер.
2.После выбора коммуникатора необходимо остановиться на анализе общественных групп, для которых будет подготовлено сообщение. Часто необходимо подготовить несколько сообщений, так как различия в интересах общественных групп могут быть слишком видимы, чтобы подготавливать одно общее сообщение. Это также может быть обусловлено различиями в интеллектуальном уровне групп, что также приводит к формированию сообщений, закодированных разными знаковыми системами.
В ситуации данного кризиса необходимо выделить две общественные группы. Первая общественная группа – это покупатели, которые являются внешней аудиторией. Вторая группа – это сотрудники организации, которые являются внутренней аудиторией. В условиях кризиса внутренней аудитории необходимо уделять не меньше внимания, чем внешней. Это объясняется тем, что именно служащие находятся на переднем крае коммуникации, особенно в условиях кризиса. В момент контактов с внешней общественностью они воспринимаются как представители организации, мнение которых заслуживает особого доверия. Если задуматься над этим обстоятельством в более широком контексте, станет ясно, что люди, с которыми общаются служащие за пределами организации, по сути, являются либо представителями всех других приоритетных групп общественности, - от работников средств информации до потребителей, от клиентов до поставщиков, от которых зависит выход организации из кризиса, - либо, в свою очередь, имеют контакты с ними. В зависимости оттого, что говорят служащие, как они отвечают на вопросы, как ведут себя, формируется восприятие организации, оказавшейся в состоянии кризиса.