До характеристик, які можуть зазначатися в нормативних документах, належать:
потужності, можливості, чисельність персоналу і кількість матеріалів ;
час очікування, час надання і час технологічного циклу послуги ;
гігієна, безпека, безвідмовність та гарантії;
чуйність, доступність і ввічливість персоналу, комфортність та естетичність оточення, компетентність, надійність, точність, повнота, відповідність сучасному рівню, достовірність та ефективність контактів.
У більшості випадків управління характеристиками послуг та їх наданням може бути досягнуте лише за рахунок управління процесом надання послуги. Тому важливу роль у досягненні і підтриманні необхідного рівня якості послуги відіграють вимірювання параметрів процесу і управління ним. Незважаючи на те, що інколи під час надання послуги важливе усунення виявлених недоліків, здебільшого неможливо покластися на контроль наданої послуги як засіб впливу на якість послуги в точках взаємодії із споживачем, де споживач часто спроможний виявити будь-яку невідповідність.
Процес надання послуг може коливатися в межах від високомеханізованого (як при прямому набиранні номера абонента, що викликається по телефону) до повністю персоніфікованого (як це, наприклад, відбувається при наданні юридичних, медичних чи консультаційних послуг). Чим повніше може бути описаний процес ( зазначенням засобів механізації чи в детальних методиках), тим більшою є можливість застосування структурованих і упорядкованих принципів системи якості.
Культура виробництва - комплексний показник, що відображає ступінь відповідності технології та організації виробництва ергономічним, фізіологічним, естетичним, економічним, соціальним вимогам і відбиває рівень задоволеності працівника процесом праці, її змістом і характером.
7.3 Вивчення політики підприємства щодо якості
Політика підприємства ТОВ "Масском" Call-центр Окі-Токі щодо якості: заключається в тому, що проводиться постійний контроль щодо надання послуг, ведеться прослуховування кожного дзвінка, також зберігання всіх записів розмов, фіксуються дані по кожному клієнту, сам замовник контролює процес виконання послуг в онлайн режимі. Проводяться семінари з працівниками по вивченню нової інформації. Проводяться тестові дзвінки на перевірку інформації самим замовником.
Тема 8. Організація роботи з кадрами
8.1 Основні принципи добору і розміщення кадрів
Персонал підприємства формується та змінюється під впливом внутрішніх (характер продукції, технології та організації виробництва) і зовнішніх факторів (демографічні процеси, юридичні та моральні норми суспільства, характер ринку праці тощо). Вплив останніх конкретизується у таких параметрах макроекономічного характеру, як: чисельність активного (працездатного) населення, загальноосвітній його рівень, пропозиція робочої сили, рівень зайнятості, потенційний резерв робочої сили. У свою чергу ці характеристики обумовлюють кількісні та якісні параметри трудових ресурсів.
Персонал підприємства являє собою сукупність постійних працівників, що отримали необхідну професійну підготовку та (або) мають досвід практичної діяльності.
Окрім постійних працівників, у діяльності підприємства можуть брати участь інші працездатні особи на основі тимчасового трудового договору (контракту). Враховуючи те, що багато підприємств поза основною діяльністю виконують функції, які не відповідають головному їх призначенню, всі працівники підрозділяються на дві групи: персонал основної діяльності та персонал неосновної діяльності. Зокрема, у промисловості до першої групи - промислово-виробничого персоналу — відносяться працівники основних, допоміжних та обслуговуючих виробництв, науково-дослідних підрозділів та лабораторій, заводоуправління, складів, охорони — тобто всі зайняті у виробництві або його безпосередньому обслуговуванні. До групи непромислового персоналу входять працівники структур, які хоч і знаходяться на балансі підприємства, але не зв'язані безпосередньо з процесами промислового виробництва, а саме: житлово-комунального господарства, дитячих садків та ясел, амбулаторій, учбових закладів тощо.
Такий розподіл персоналу підприємства на дві групи необхідний для розрахунків заробітної плати, узгодження трудових показників з вимірниками результатів виробничої діяльності (при визначенні продуктивності праці приймається, як правило, чисельність тільки промислово-виробничого персоналу). Разом з тим поширення процесів інтеграції промислових систем з банківськими, комерційними та іншими господарськими структурами вищезазначене групування персоналу стає все більше умовним.
У відповідності з характером виконуваних функцій персонал підприємства поділяється звичайно на чотири категорії: керівники, спеціалісти, службовці, робітники.
Керівники — це працівники, що займають посади керівників підприємств та їх структурних підрозділів. До них відносяться директори (генеральні директори), начальники, завідуючі, керуючі, виконроби, майстри на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах; повні спеціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, повний механік тощо), а також заступники відповідно до вище перелічених посад.
Спеціалістами вважаються працівники, що займаються інженерно-технічними, економічними та іншими роботами, зокрема — інженери, економісти, бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти, соціологи тощо.
До службовців відносяться працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування (тобто виконують суто технічну роботу), зокрема — діловоди, обліковці, архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі-друкарки, стенографісти тощо.
Робітники безпосередньо зайняті у процесі створення матеріальних цінностей, а також ремонтом, переміщенням вантажів, перевозкою пасажирів, наданням матеріальних послуг та ін. Окрім того, до робітників відносяться двірники, прибиральниці, охоронці, кур'єри, гардеробники.
В аналітичних цілях всіх робітників можна поділити на основних — тих, що безпосередньо беруть участь у процесі створення продукції, та допоміжних — тих, які виконують функції обслуговування основного виробництва. Поступово, з розвитком виробництва, його механізації та автоматизації межі між основними та допоміжними робітниками стираються, а роль останніх (зокрема наладчиків, механіків) зростає.
Важливим напрямом класифікації персоналу підприємства є його розподіл за професіями та спеціальностями.
Професія — це вид трудової діяльності, здійснювання якої потребує відповідного комплексу спеціальних знань та практичних навичок. Спеціальність — це більш або менш вузька різновидність трудової діяльності в межах професії.
Ми перенесли операційну частину колл-центру зі столиці у невелике місто
Стабільний персонал: немає «плинності», яка призводить до поверхневого знайомства з предметом і низької якості роботи.
«Зрілий» персонал: дорослі люди, можливо, вчаться повільніше, але дорожать роботою і ставляться до неї з більшою відповідальністю, ніж студенти.
8.2 Методи оцінки ділових якостей співробітників (тестування, ділові ігри і т.д.)
Проводиться тестування на підприємстві працівників для оцінювання їхніх кваліфікаційних якостей і знання інформації по діяльності підприємства. Тестування проводиться керівником або його замісником, або використовують послуги незалежних компаній які займаються тестуванням персоналу і дають незалежну оцінку персоналу.
Об'єктивній оцінці керівників і фахівців значною мірою сприяють періодично проводжувані атестації, що визначають якості працівника й встановлюють міру відповідності рівня його кваліфікації вимогам займаної ним посади. Атестація дає аналіз трудової, суспільної діяльності і поведінки особи в колективі. У Положенні про порядок проведення атестації зазначено, що вона здійснюється з метою найбільш раціонального використання керівників і фахівців, підвищення ефективності їхньої праці і відповідальності за доручену їм справу і повинна сприяти подальшому поліпшенню підбору і виховання кадрів, підвищення їх ділової кваліфікації і політичного рівня.
8.3 Система професійної підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів на підприємстві
Кілька тижнів навчання нових операторів привели до перегляду методів навчання. Ми вирішили ввести самостійне відео навчання: навчальні відеоролики, призначені для самостійного знайомства операторів з роботою в нашій системі. Дякуючи цьому у супервізорів з'явиться більше часу для індивідуальної роботи з людьми. Відео навчання зручно у великих проектах, коли залучається велика кількість операторів, воно буде корисним також і в проектах з використанням віддалених операторів і розподілених контакт-центрів.
Перепідготовка кадрів проводиться за допомогою семінарів, або навчання у інших компаній партнерів і отримання нового досвіду роботи персоналу.
8.4 Освоєння обчислювальної техніки в рамках початкової підготовки користувачів для роботи на персональних комп’ютерах
Проводиться навчання нових працівників з обчислювальною технікою при загальному ознайомлені і окремо з кожним працівником, щоб отримати повне знання тих програм з якими потрібно працювати і застосовувати в діяльності організації. Проводяться презентації роботи з комп’ютером та з необхідними програмами. Використовуються посібники для роботи з персональним комп’ютером, які були розроблені на основі даного підприємства.
Тема 9. Технічна підготовка виробництва
9.1 Упровадження нових технологій
На підприємстві ТОВ «Масском» Call-центр упроваджуються нові технології такі як використання новітньої обчислювальної техніки, застосування новітніх програм для розробки і впровадження програмного забезпечення. Використання новітніх гарнітур.