Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян. Наприклад; Інструкція про впровадження...- Інструкція про порядок - посадова інструкція інспектору відділу кадрів Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі. Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено». Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:
1. Найменування установи.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Назва інструкції (заголовок).
4. Гриф затвердження.
5. Дата
6. Індекс.
7. Місце віщання.
8. Підпис.
9. Погодження.
Окрема група інструкцій - посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії.
Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається. Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень. Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості: - вид підприємства (організаційно-правова форма); - найменування підприємства; - місцезнаходження підприємства; - предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);- органи управління та контролю, їх компетенція; - порядок утворення та використання майна підприємства; - розподіл прибутку; - умови реорганізації та ліквідації. Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші відомості за розсудом установителів. Відомості, які включаються в Статут - сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так: Загальні положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.
1. Майно підприємства.
2. Органи управління.
3. Виробничо-господарська діяльність. Зовнішньо-економічна діяльність.
4. Регулювання праці та соціальних питань.
5. Облік, звітність та контроль.
6. Реорганізація та ліквідація.
Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно від їх організаційних формі форм власності. Статут колективного підприємства повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства, які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та ліквідації підприємства.
До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:1) по основній діяльності; 2) по особовому складу. По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства. Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними. Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті. Реквізити наказу:
• Герб, емблема, нагороди.
• Міністерство.
• Установа. Підрозділ. Код підприємства. Код документа. Назва. Дата, номер. Місце видання. Заголовок до тексту. Текст. Підпис. Візи. Гриф погодження. Відмітка про виконання документа. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
10.7 Ділова кореспонденція
Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
- Листи-прохання;
- Листи-звернення;
- Листи-пропозиції;
- Листи-запити;
- Листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
- Листи-попередження;
- Листи нагадування;
- Листи-підтвердження;
- Листи-відмови;
- Супровідні листи;
- Гарантійні листи;
- Листи-повідомлення;
- Листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.
Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені
керівників кількох установ.
Реквізити:
- Штамп (повна назва установи - автора листа).
- Номер і дата листа(проставляють у день підписання);
- Назва установи-адресата.
- Текст. Позначка про наявність додатка;
- Посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
- Гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
- Підпис керівника організації.
- Печатка.
10.8 Документування трудових відносин
Право на працю - тобто на одержання роботи з оплатою праці не нижче встановленого державою мінімального розміру, включаючи право на вільний вибір професії, роду занять і роботи, забезпечується державою. Держава створює умови для ефективної зайнятості населення, сприяє працевлаштуванню, підготовці і підвищенню трудової кваліфікації, а при необхідності забезпечує перепідготовку осіб, вивільнюваних у результаті переходу на ринкову економіку. Працівники реалізують право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізичною особою.
Порядок укладення трудового договору - це встановлена чинним законодавством процедура підписання та оформлення трудового договору. Порядок укладення трудового договору та перелік необхідних при цьому документів залежить від:
- категорії працівників, які приймаються на роботу (неповнолітні, особи з обмеженою працездатністю тощо);
- умов праці (важкі, шкідливі та ін.);
- підстав виникнення правовідносин (результати виборів, перемога в конкурсі, направлення навчального закладу чи служби зайнятості тощо);
- особливостей роботи (допуск до державної таємниці) та інших чинників.
При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати трудову книжку. Без трудової книжки можливе прийняття на роботу лише за сумісництвом. Працівник зобов'язаний при вступі на роботу пред'явити також паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Неповнолітні, яким ще не виповнилося 16 років, подають свідоцтво про народження. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, подають військовий квиток. Звільнені з місць відбування кримінального покарання зобов'язані подати довідку про звільнення. Документи про освіту, професійну підготовку обов'язково подаються, якщо це необхідно для допуску до відповідної роботи.
Трудовий договір може укладатися як в усній, так і в письмовій формі.
10.9 Технологія роботи з документами
Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах, організаціях може застосовуватись повна або часткова централізація діловодства.
Централізована система передбачає здійснення всіх операцій з документами одним структурним підрозділом або однією особою (секретарем). Така система прийнятна для установ з невеликим обсягом документообігу (до 10 тисяч документів за рік) і для органів державної податкової служби не характерна.
Часткова централізація діловодства передбачає здійснення таких операцій з документами, як прийняття, реєстрація, відправлення кореспонденції в підрозділах служби діловодства (канцелярії, загальному відділі тощо), а підготовка документів, формування справ, передача на зберігання в архів проводиться кожним самостійним структурним підрозділом.
Незалежно від форми організації діловодства необхідно забезпечити чітке і своєчасне оформлення всіх службових документів, збереження справ, печаток і штампів установи, уважне обслуговування громадян.
Загальне керівництво організацією діловодства здійснює керівник органу державної податкової служби. Він зобов’язаний:
вживати заходів для скорочення документообігу в установі;
– забезпечувати регулярний контроль за роботою служби діловодства та усунення виявлених недоліків у роботі з документами;
– всебічно сприяти вдосконаленню організації діловодного забезпечення управлінської діяльності, вживати необхідних заходів для оснащення діловодної служби сучасним технічним обладнанням;
– забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби;
– здійснювати контроль за дотриманням встановлених вимог щодо складання та оформлення службових документів.
Конкретна робота з організації діловодства покладається на службу діловодства.
Тема 11. Патентно-ліцензійна і винахідницька робота