Загалом, якщо всі присутні нам знайомі і їхня кількість невелика, то дозволяється трохи відступити від формального характеру мови для більше кращого сприйняття.
З іншого боку, якщо презентатор говорить з величезною аудиторією незнайомих людей і сама презентація дуже важлива, то повинна встановлюватися більш формальна атмосфера.
Можна посадити людей у ряди. Показувати їм слайди й короткі фільми, щоб підтримати зміст нашої мови. Використовувати докладний план виступу. Формальність досягається також установленням дистанції між презентатором й аудиторією: як психологічної так і фізичної.
Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, з однією різницею - необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це одночасно й труднощі й нова можливість [6, c.122].
Можливість укладена у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш із групою людей, це одночасно й передача їм інформації й одержання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього, використання одержуваної в процесі презентації інформації, редагування мови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто представляти аудиторії свої ідеї, можна презентувати їм їх же ідеї або використовувати їх для взаємного компромісу. У презентатора є також можливість реагувати на міміку й жести аудиторії.
Спілкування з аудиторією припускає гнучкість, і чим більше передбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути й тем уважніше стежити за ходом презентації.
Місце проведення презентації - один з головних факторів, що впливають на її хід і результат. Тому краще вибрати обстановку, що підходить для даної презентації [7, c.190].
Обстановку на презентації створює встаткування й розташування місць слухачів. Розташування місць повинне бути:
· зручним для публіки
· служити цілям презентації
· підходити для потреб доповідачів.
На планування розташування слухачів і встаткування впливають наступні фактори:
· кількість присутніх
· склад публіки
· робочий простір
· взаємодія слухачів один з одним
· тривалість презентації
· столи
· проходи
· оглядовість
· відкриті простори й т.д.
На якість презентації впливають також зовнішні умови:
· висвітлення
· температура
· якість повітря
· шуми й т.д [7, c.196].
Важливим моментом у підготовці та проведенні презентації є наочні матеріали, які допомагають як виступаючому, так і публіці запам'ятати основні пункти виступу. Більшість презентацій містять у собі використання наочних матеріалів.
Вони подобаються як і професійним ораторам оскільки допомагають переконати публіку у своїй точці зору й допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам, оскільки відволікають увага слухачів від фігури оратора.
Існують два основних типи наочних матеріалів:
· Текстові.
Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому в запам'ятовуванні.
· Графічні.
Ілюструють головні пункти виступу, створюють образи, впливають морально й створюють більше глибоке й ґрунтовне враження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні [4, c.101].
Як текстові, так і графічні наочні матеріали повинні бути досить прості, тому що глядачі не можуть одночасно й слухати оратора й аналізувати й сприймати складні наочні матеріали.
Текстові повинні складатися не більш ніж із шести рядків, не більш, ніж із шістьома словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані більшими буквами й з користуванням порожнього простору між ними.
Графічні звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних у документах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий його зміст повинен бути там написаний.
Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли робиться презентація вибір засобів для візуалізації ідей досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.
От деякі з них:
1. Тексти.
2. Дошки.
3. Діаграми.
4. Проектори.
5. Слайди.
Інші засоби ілюстрування мови: аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп'ютерні презентації й інші результати технічного прогресу, теж можуть використовуватися в презентації, але слід зазначити, що вони вимагають спеціального устаткування й професійній підготовці матеріалів [3, c.88].
Список використаних джерел
1. Алёшина И. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетологов.- М.: «ГНОМ-ПРЕСС», 2003. – 256 с.
2. Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблик рилейшнз для коммерсантов. - М., 2000. - 132с.
3. Бражник В.В. Как успешно провести презентацию? – Томск: Новый век, 2005. - 241с.
4. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. - СПб: Изд-во Буковского, 1995. -267с.
5. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки. -СПб.: Питер, 2001.-688 с.
6. Мороз О.Д. Менеджмент коммуникаций. – Красноярск: Прима, 2008. – 320с.
7. ПР технологии в гостиничном бизнесе. / Под ред. Шолоха Ф.С. – М.: Новое знание, 2003. – 231с.