К функциям директора относятся:
1. контроль за движением финансовых и материальных ценностей;
2.общее управление деятельностью ООО «Альтернативные системы»;
3. контроль за состоянием оборудования и офисной техники.
4. анализ рынков спроса и предложения.
К функциям старшего менеджера относятся:
1. анализ деятельности офис менеджеров;
2. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.
3. связи с общественностью.
4. контроль за работой дизайнеров;
5. контроль за работой брошюровщика;
К функциям дизайнера относится:
1. прием заказов на дизайнерскую часть работы;
2. предварительное графическое описание и обоснование будущего продукта рекламы;
3. разрешение специфических вопросов с клиентом.
К функциям офис-менеджера относятся:
1. прием/отправка факсимильных сообщений;
2. прием звонков;
3. заключение встреч с клиентами.
К функциям брошюровщика относится:
1. брошюрование;
2. резание и обработка неровных краев;
3. ламинирование;
К функциям руководителя отдела продаж относятся:
1. контроль за работой отдела продаж;
2. предоставление отчетов по проделанной работе;
3. составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы.
К функциям менеджеров относятся:
1. пополнение клиентской базы РА;
2. встреча клиента и презентация товара;
3. контроль за исполнением заказов;
4. связь с клиентами.
К функциям специалиста по утверждению относятся:
1. утверждение рекламных проектов у главного художника;
2. подготовка полного комплекта документов;
3. согласование с генеральным проектом развития города;
4. согласование с департаментом по муниципальной собственности.
К функциям главного бухгалтера относятся:
1. ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;
2. предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;
3. предоставление ежегодного отчета в органы правления обществом.
4. выдача заработной платы;
5. предоставление отчетов;
6. выдача денежных средств водителю;
К функциям начальника производственной базы относятся:
1. контроль за исполнением производства заказов;
2. составление отчета по закупкам;
3. контроль за качеством выполненных работ;
4. подготовка производства и наладочные работы.
К функциям работников производственной базы относятся:
1. прием сырьевых материалов;
2. производство рекламного товара;
3. монтаж рекламного товара.
К функциям оператора широкоформатной мастерской относятся:
1. прием сырьевых материалов;
2. печать рекламных плакатов;
3. передача материала начальнику производственного цеха или водителю.
К функциям оператора офсетной печати относятся:
1. прием сырьевых материалов;
2. серийная печать рекламных эскизов;
3. передача офсетной печати водителю.
К функциям специалиста по транспортной рекламе относятся:
1. прием рекламный материалов;
2. размещение в транспорте;
3. доклейка и составление фотоотчета.
К функциям водителя относятся:
1. перевоз сырьевых материалов, заказов и готовой продукции.
Управление фирмой.
Во главе всего рекламного агентства стоит директор, занимающиеся общим управлением фирмы. Он официально и реально решает вопросы деятельности фирмы. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. В его обязанности входит постановка целей и задач, общий контроль за их достижением. В функции входят организация закупки сырья для производства продукта рекламы и прием заказов от VIP клиентов, которыми РА дорожит, принятие на работу сотрудников организации. Так же директор открывает счета в банках, пользуется правом распоряжения средствами и в некоторых случаях выдает доверенности.
В подчинении директора находятся главный бухгалтер; старший менеджер, офис – менеджеры, руководитель отдела продаж, менеджеры, брошюровщик, специалист по согласованию; начальник производственной базы, производственная база, оператор офсетной печати, оператор широкоформатной печати, специалист по транспортной рекламе, водитель.
В начале рабочей недели проводится сбор основных сотрудников фирмы (всех, кроме рабочих), на котором до сведения сотрудников доводится общий план работы на неделю, а также выслушиваются их предложения по конкретным вопросам, с тем, чтобы директор мог учесть их при принятии очередного решения.
Поиск квалифицированных продавцов (менеджеров): Значение персональной продажи является различным для разных отраслей экономики. Например, в работе с клиентами (рекламозаказчиками) менеджерам просто необходимо иметь навыки не только по активным продажам, но и знания по техническому исполнению разных заказов. Продавцы придают фирме индивидуальность, они помогают сформировать определенный имидж и удержать своих покупателей. Поэтому каждый менеджер должен всегда стремиться к удовлетворению запросов покупателей. Довольный клиент является верным доказательством того, что данный товар действительно хорош.
Для того чтобы привлечь постоянных клиентов, предприниматель должен подыскать себе квалифицированных продавцов. Методы приема на работу заключаются в наборе служащих из учебных заведений, и со свободного рынка труда, непосредственном размещением рекламных объявлений в местных газетах и с помощью агентств, специализирующихся на трудоустройстве менеджеров. Перед тем, как воспользоваться этими методами, предприниматель сначала должен ответить на следующие вопросы:
· В чем будут заключаться функции агентов?
· Какими будут их жалованье и дополнительные льготы?
· Есть ли у них перспектива продвижения по службе?
Производит закупку материалов необходимых для производства фирмы, а также следит за соблюдением Закона о предпринимательской деятельности ГК РФ, Закона о рекламе ГК РФ и Закон о защите прав потребителей ГК РФ.
Творческий отдел
Творческий отдел, который объединяет текстовиков, художников, специалистов-графиков (дизайнеров), редакторов и др. Они осуществляют генерирование идей рекламного обращения, находят верные средства их реализации. Роль такого отдела высока и здесь учитывается психологический фактор, а также определенные направления искусства. Данный отдел выполняет функции по созданию различных видов рекламных средств и согласование их с заказчиками. При выполнении своей работы необходимо учитывать пожелания клиента исходя из фирменного стиля и предпочтений. Обычно происходит обмен контактами и поддерживается связь с рекламозаказчиком, после проделанной работы он приглашается для утверждения при этом на эскизе макета ставится подпись (см Приложение 2). Следует отметить, что работа дизайнеров очень трудно ценима так, как часто не известно, сколько сил и времени было потрачено для осуществления высоких идей, поэтому работники творческого отдела сами общаются с клиентом об этом. Хотя не каждый клиент готов к выполнению творчества. Чаще их устраивает один вариант, сделанный наспех прямо в присутствии их, но что парадоксально, при этом подходе, заказчик, видя всю сложность этой работы в следующий раз, обычно доверяет вкусам дизайнеров и уже готов платить за несколько предложенных вариантов, оставив за собой право выбора. Теперь дизайнер становится обычным агентом по продаже своих идей и квалификации, но часто ему это дается трудно, поэтому на помощь приходят менеджеры по продажам. Принося заказ, обычно обсуждается объем работы, время, которое будет затрачено и стоимость этих усилий и только после соглашения, а часто и после предоплаты дизайнер берется за выполнение. Для осуществления своих и заказчика идей дизайнеры пользуются программами такими как: CorelDraw, Photoshopи 3DMAX. Внутри фирмы дизайнеры пользуются компьютерной программой 1С для внесения записи о заказе и его выполнении бланком, в свою очередь эта запись является отчетом о проделанной работе, что и является основанием для начисления процента. Эту информацию обрабатывает старший менеджер, а он сводит их в отчет о проделанной работе всего творческого отдела, для дальнейшего использования информации директора и главного бухгалтера. Также старший менеджер отвечает за работу офис - менеджеров, следит за точным исполнением их работы: принятием звонков и перенаправлением их в отдел продаж; подготовкой документов для клиента (счет-фактуры, договора, счета, акт выполненных работ и товарной накладной, см. Приложение 3) приветствием клиентов посещающих агентство; приглашением менеджера или дизайнера для выяснения каких-либо обстоятельств; выдачей полиграфической продукции. Старший менеджер следит за работой брошюровщика за тем, чтобы его занятость была распределена и в то же время заказы были готовы вовремя. Сам менеджер отвечает за исправную работу цветного принтера, за наличием сырья для бесперебойной работы и за составлением заказа материалов для изготовления полиграфической продукции, после чего доводит до сведения генерального директора.
Начальник производственной базы