Отдел продаж
Отдел исполнения заказов, в состав, которого входят руководитель и менеджеры, ответственные исполнители проектов или контакторы. Они представляют интересы заказчиков в своем агентстве и, наоборот, - агентство представлено в лице исполнителей во взаимоотношениях с заказчиком. Руководитель отдела продаж координирует всю работу внутри агентства по выполнению заказа от начала создания до его реализации. При этом менеджеры закрепляется за конкретной категорией заказчиков.
Это позволяет учитывать специфику рекламной деятельности рекламодателей, различия в масштабах и географии проводимых рекламных мероприятий, систематически поддерживать контакт с рекламодателями.
Оплата труда сотрудников отдела продаж должна ставиться в прямую зависимость от объема заказов, которые они получили и правильно выполнили, так как финансовое положение агентства будет во многом определяться предприимчивостью и налаженностью связей с потенциальными рекламодателями.
Взаимодействие рекламодателей и менеджеров может строиться по трем основным направлениям:
• рекламодатель диктует агентству, что, как и когда надо сделать;
• рекламодатель совершенно не вникает в то, что и как делает рекламное агентство по его поручению;
• рекламодатель проводит совместную работу, находя общие решения.
В первом варианте, если реклама не достигнет поставленных рекламных целей, агентство имеет право снять с себя ответственность за неудачную рекламу, учитывая, что оно выступало техничным исполнителем «чужих» идей.
Во втором варианте рекламодатель рискует средствами, выделенными им на рекламу своего товара, так как реклама может не достичь поставленной цели. Это объясняется тем, что рекламное агентство не всегда может составить и осуществить грамотную рекламную программу без участия рекламодателя и учета его знаний в области рекламируемого товара.
Третий вариант наиболее приемлем, так как он позволяет использовать совместно опыт специалистов рекламного агентства и рекламодателя при разработке и проведении программы, направленной на рекламирование конкретных товаров.
Для нормальной работы с рекламным агентством, возможности урегулирования возникающих разногласий или недоразумений, особенно при проведении сложной творческой работы, необходимо заключать договор.
Договор регулирует права и обязанности сторон в процессе разработки, подготовки и распространения рекламы. Договор (Приложение 3) между рекламодателем и рекламным агентством должен содержать:[[1]]
• виды услуг, оказываемых рекламным агентством, включая разработку рекламной программы;
• перечень предметов рекламы и их характеристику;
• общий срок действия договора;
• общую сумму договора;
• порядок и сроки представления исходных данных, образцов предметов рекламы и их возврата;
• порядок и сроки представления на согласование рекламной программы;
• порядок и сроки согласования плана рекламных мероприятий, текстов, художественных оригиналов и сценариев;
• порядок и сроки представления отчетов о проведении рекламных мероприятий;
• условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договоров;
• другие условия, которые рекламодатель и рекламное агентство считают необходимым предусмотреть в договоре;
• платежные и почтовые реквизиты участников договора. Каждый рекламодатель при исполнении договорных условий обязан соблюдать следующие правила:[[2]]
1. К рекламному агентству в работе относиться как к партнеру.
2. Выполнять свои обязательства точно и в срок.
3. Не менять свои решения внезапно.
Работа с рекламными агентствами порождает необходимость иметь дело с их сотрудниками при размещении рекламы, а также с агентами, которые обращаются к рекламодателю после рекламных объявлений со своими встречными предложениями. Правильное использование таких предложений позволяет быстро и без дополнительных затрат разместить ту или иную рекламу. Не следует жалеть времени для работы с рекламными агентами, так как это позволит сэкономить массу времени на поиск соответствующих услуг.
В договоре между рекламным агентством и субъектом распространения рекламы следует предусматривать:
- услуги, оказываемые субъектом распространения рекламы, включая производство средств рекламы;
- общий объем газетной (журнальной) площади или времени вещания, выделяемый для передачи рекламных сообщений;
- перечень предметов и средств рекламы;
- порядок и сроки изготовления и тиражирования средств рекламы;
- порядок и сроки утверждения готовой рекламной продукции;
- порядок и сроки распространения, и календарный план передачи сообщений;
- порядок и сроки представления отчетов о распространении рекламы;
- сроки возврата рекламных средств;
- общий срок действия договора;
- общую сумму договора;
- порядок и сроки расчетов;
- условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков исполнения договора;
- другие условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре;
- платежные и почтовые реквизиты сторон.
Договоры могут заключаться с привлечением дольщиков, которые участвуют в разработке условий, подписывают договоры и несут ответственность в пределах своей доли. Порядок заключения договоров на рекламные услуги регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и другими нормативными документами.
Заключение договора не освобождает участников рекламного процесса от выполнения ими определенных правил рекламирования товаров, которые выработаны отечественной и зарубежной практикой и закреплены в Законе Российской Федерации «О рекламе» и других нормативных документах, регулирующих рекламную деятельность в нашей стране.[[3]]
Так как фирма уже достаточно большая и клиенты сами звонят и приходят, поэтому большое внимание менеджеры должны уделять сопровождению заказа и точному его исполнению, при этом работа должна быть высокоорганизованна для эффективного использования рабочего времени. Для этого оформляется специальный бланк – заказ (Приложение 4), с указанием стоимости, материалов, отдел исполнения и сроки. Он сопровождает заказ до его полного осуществления.
При переходе из одного отдела в другой работники, участвующие в создании рекламного проекта расписываются в этом бланке, это необходимо для контроля и выяснения обстоятельств при невыполнении или несвоевременном выполнении.
Для того чтобы удовлетворить потребности своих рекламозаказчиков, менеджеры должны разбираться во всех параметрах и технических моментах выполнения заказа и знать все сильные и слабые стороны продукции. Кроме того, они должны держать своих клиентов в курсе всех изменений предложения и цен. Помимо осуществления окончательной продажи, они должны отвечать на возможные претензии, вести ежедневный учет, составлять отчеты о продажах и помогать в разработке новых рекламных продуктов и программ по стимулированию сбыта.
Производственная база
Производственная база работает под руководством начальника, который несет материальную ответственность, а также отвечает за выполнение работы по изготовлению рекламных проектов. Под его ведомством находится широкоформатная мастерская, так как часто продукция мастерской является материалом для изготовления рекламных конструкций. Сложность работы этого отдела заключается в разнообразии видов конструкций (в основном каждый вид индивидуален), своевременности выполнения, зависимости мастеров друг от друга (что влечет за собой большую ответственность), исполнении горящих заказов.
Во избежание, каких - либо трудностей начальник ежедневно составляет план работ индивидуально для каждого мастера, контролирует их работу, помогает с выполнением, ведет расчеты по каждой конструкции, составляет заказ материалов, отчитывается перед директором о настоящем ходе дел.
Таким образом, начальник является ключевой фигурой на производстве, несет большую ответственность и должен обладать большим опытом работы, уметь общаться с подчиненными, уметь решать проблемы и быстро маневрировать между решениями.
При своей работе начальник руководствуется поступившими бланками заказами (Приложение 4), что свою очередь определяет последовательность работ. Как было сказано выше, эти бланки поступают от менеджеров, поэтому часто приходится поддерживать контакт и уточнять какие – то моменты по поводу правильности выполнения и методов работы.
Специалист по согласованию.
При выполнении своей работы специалист должен ознакомиться с правилами оформления документов на согласование, а также знать правила установки и демонтажа.
Правила размещения наружной рекламы и информации в городе Рязани приняты в целях усиления муниципального контроля над процессом формирования благоприятной архитектурной и информационной городской среды. Разработаны на основании предусмотренной Законом Российской Федерации закона "О защите прав потребителей" и на основании Федерального закона "О рекламе", Градостроительного кодекса Российской Федерации.
Назначение информации такого характера состоит в извещении неопределенного круга лиц о фактическом местонахождении юридического лица и (или) обозначении места входа. По смыслу ст.2 Закона о рекламе под таковой понимаются сведения, распространяемые исключительно для формирования и поддержания интереса к юридическому или физическому лицу, его товарам, идеям и начинаниям.