Организация собственной выставки (стр. 3 из 4)
Как обязательные элементы информационных материалов выставки используются 3 вида информационных писем: адресованные экспонентам (фирмам-участницам), посетителям и VIP-персонам.
9. Мероприятия рекламной и PR кампании выставки и способы приглашения посетителей на выставку.
3 дня работы выставки - только десятая часть общего процесса организации выставки. Реклама и продвижение до начала выставки являются основными мероприятиями всего процесса организации выставки.
У каждого посетителя есть свой повод прийти на выставку. Разрабатывая и внедряя новые услуги и продукты, рекламируя их, в т. ч. на выставках организаторы должны отчетливо представлять, кто будет их пользователем. В преддверии выставки можно довольно точно определить профиль идеального потребителя, выяснив ряд вопросов: пол, семейное положение, возраст, финансовое положение, образование, наличие компьютерной сети и т. п, а затем направить все усилия именно на такого потребителя. Имея профиль своих главных потребителей, организаторы этой выставки находится в более выгодном положении, чем другие, предлагающие аналогичную продукцию организации, и сможет более целенаправленно привлекать их на свою экспозицию выставки.
Самым эффективным способом привлечения потенциальных клиентов на выставку является персональное приглашение. Это верно для любого сегмента рынка: экспоненты, посетители, продавцы, клиенты. Лучший способ привлечь их на выставку - персональное письмо с обращением к конкретному сотруднику с вескими доводами, почему он должен посетить ее. Определяется целевая аудитория и готовятся списки с названиями организаций и почтовыми адресами постоянных и потенциальных клиентов, для чего применяются различные справочники, базы данных, поисковые машины в интернете, издания профессиональных ассоциаций или информационные каталоги выставки. Списки составляются за 2-3 месяца до открытия выставки. Персональные приглашения отправляются от имени руководителя выставки. В приглашении указываются название выставки, сроки и время ее проведения, выставляемые продукты и/или услуги, раскрывается польза, которую клиент сможет извлечь из визита на нее, место ее расположения, а также имя, фамилия и номер телефона, у которого можно будет получить дополнительную информацию. Важно то, что письма персональные, потенциальный клиент чувствует, что о нем заботятся и причисляют к солидной публике. Предварительные договоренности и встречи часто являются успешными в деятельности выставки, но они срабатывают не всегда. Второе письмо может содержать план выставки с указанием точного местоположения. Вместе с третьим письмом отправляется пара стелек, на которых вышит логотип или что-то другое оригинальное, практическое, определенным образом соприкасающееся с выставкой. Пользуясь этими подарками, потенциальные клиенты всякий раз, надевая или снимая туфли и т.д., будут видеть логотип и все лучше запоминать выставку. Довершают кампанию приглашений персональные звонки за две недели до открытия выставки.
Телемаркетинг - делается 2 звонка - предварительный с уведомлением и повторный с приглашением.
Прямые почтовые рассылки - вместо звонков отправляются два-три почтовых сообщения за три месяца до открытия выставки с промежутком в две-три недели, в которые вкладываются небольшие подарки (карандаши, календари, значки и т.п.).
Чем больше бюджет, тем шире спектр предложений и возможностей организаторов. Неплохая идея, например, - аудиокассета со звуковым приглашением потенциального клиента посетить экспозицию, если почтовую открытку просто выкидывают в мусорное ведро, то вряд ли это произойдет автоматически с кассетой, присланной по почте.
При рассылке факсимильных сообщений:
1) сообщение должно быть кратким, не более страницы (факс занят не долго, потенциальный клиент избавляется от чтения "простыни");
2) сообщение отправляют вечером и тем самым разгружают рабочее время клиента, кроме того, возможно именно сообщение библиотеки будет первым документом на столе клиента утром.
Преимущество электронной почты состоит в том, что это не отнимает ни денег, ни времени, но существуют значимый недостаток: приглашается массовка, а не индивидуальный и нужный клиент. Если страничка выставки в Интернете хорошо посещается, то ее нужно непременно использовать для приглашений, здесь же размещаются фотографии новых продуктов и описание новых услуг, которые будут представлены на экспозиции, помещается карта местности и месторасположение выставки.
В периодике лучше напечатать серию небольших рекламных объявлений в течение нескольких месяцев до открытия выставки, чем целый разворот в специальном выпуске, приуроченном к открытию выставки, т к их чаще всего читают после проведения выставки.
На крупных общенациональных и международных выставках часто можно видеть щиты и биллборды (очень большие щиты). Это - имиджевая реклама, рассчитанная на проезжающих мимо, но не на целевую аудиторию. Тратить деньги на эти огромные щиты бесполезно, есть более достойные способы вложения рекламного бюджета. Но при желании можно использовать и их.
Необходимо изготовить специальные путеводители для посетителей с информацией о том, куда пойти, что можно осмотреть в городе проведения выставки.
Оригинальные приглашения в виде флажков, талисмана выставки, символа выставки и т.п. с указанием даты проведения выставки, месторасположения, а также - с кратким описанием экспонируемых продуктов и услуг можно вложить во все почтовые отправления за три месяца до открытия выставки.
Рекламные сувениры поддерживают торговую марку выставки. На каждом рекламном сувенире должны быть напечатаны либо логотип, либо рекламное сообщение при помощи шелкографии, штамповки, гравировки, термопечати и т.д. Помимо этого на сувенире можно попробовать выгравировать имя получателя (современные лазерные технологии легко справляются с такой задачей). Это льстит клиенту, кроме того, люди редко выбрасывают то, на чем напечатано их имя. Кроме маек, кепок, ножичков, кофейных чашечек и т.д., в список выставочных сувениров можно включить специальные куртки, яркие зонты, рюкзаки, другие практичные вещи, получить которые захочет каждый. Такие вещи должны быть в небольшом количестве и раздаваться узкому кругу клиентов как специальный приз. Организаторы должны уметь преподнести подарок, навязывать подарок недопустимо. Посетителей нужно непременно уважать, даже если они откажутся от презента.
10. План МЕРОПРИЯТИЙ I-ой Общероссийской строительной выставки
"Стройтех Пенза, 2008".
3.03, 11-00. Зал № 5. Торжественное открытие выставки. Деловая встреча участников выставки с руководителями крупных строительных предприятий.
3.03, 12-00. Конференц-зал выставочного зала ЦНТИ.
Семинар для руководителей предприятий "Качество отечественных строительных материалов". Роль и значение подобных выставок в регионах".
3.03, 15-00. Семинар "О состоянии современных строительных материалов и повышение его качества".
4.03, Зал № 1. Конкурс "Лучшая выставочная экспозиция"
4.03, 12-00. Мастер-класс "Управление запасами сырья".
4.03, 14-45. Семинар для сотрудников международных выставок "Деятельность строительных предприятий на международном уровне. Опыт организации".
4.03, 16-30, Большой зал. Презентация достижений науки и техники.
5.03, Зал № 2. Конкурс "Лучшая рекламная кампания в период выставки"
5.03, 15-00. Подведение итогов выставки. Церемония награждения. Закрытие.
11. План выставочного зала.
12. Показатели оценки эффективности выставки
Выставки уже давно перестали быть скучными мероприятиями, сегодня это эффективный и гибкий PR-инструмент. Успех выставки складывается из целого комплекса факторов - от выбора самой выставки до подбора экспонатов. Наиболее важные из них - выбор месторасположения и дизайн-проект, PR-программа выставки, работа персонала и стендистов. Кроме того, выставка - это уникальная возможность привлечь дополнительные аудитории общественности - дилеров, клиентов (потенциальных и реальных), партнеров, журналистов, специалистов и т.д. Тут простое приглашение "посетите нашу выставку" - далеко не всегда может заинтересовать. Поэтому приглашать нужно на определенные мероприятия, которые можно организовать и провести в рамках выставки - как на стендах, так и в конференц-залах. Стоит заметить, что программа выставки не рождается сама по себе - она должна быть тесно связана с целями компании - организатора, политики государства, социально-культурными целями, а это, зависит от направления деятельности и этапа развития страны в целом, тематики выставки, конкурентной среды на рынке, и многих других факторов.
Все выставки, как известно, разделяются на 2 большие группы - специализированные и для конечного потребителя. Программа будет меняться, в зависимости от того, какая именно выставка. В нашем случае выставка является специализированной. Для нее прекрасно подойдут такие мероприятия как семинары, конференции, а также демонстрации продукции "в действии". Это мини-демонстрации собирают большую аудиторию и без лишних слов убеждают в технологичности и качестве презентуемых продуктов. Презентовать в действии можно многие экспонаты и материалы. Демонстрации всегда привлекают внимание - причем, как специалистов, так и простых посетителей.
Спектр мероприятий, которые можно организовать в рамках специализированной выставки - огромный. Кроме упомянутых семинаров и конференций, это могут быть форумы, круглые столы (в том числе, с участием СМИ), пресс-конференции, брифинги, приемы, презентации. Можно организовать более масштабные специальные мероприятия - например, Конкурс на лучший проект и т.д.