Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах»[17] должны применяться всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20[18], в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Однако все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых для отражения операций по передаче имущества хранителю и по возврату этого имущества поклажедателю, утвержденных постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66[19], приведен в приложении 2[20].
Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных поклажедателями на хранение организации-хранителю. Поклажедателями могут выступать организации и индивидуальные предприниматели. Данный документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.
Профессиональным хранителем может быть коммерческая или некоммерческая организация, осуществляющая хранение в качестве одной из целей своей профессиональной деятельности (п. 2. ст. 886 ГК РФ)[21]. В договоре хранения, заключаемом с профессиональным хранителем, может быть предусмотрена обязанность хранителя принять на хранение вещь от поклажедателя в предусмотренный договором срок. Если хранитель и взял на себя такую обязанность, он не имеет права требовать передачи ему на хранение этой вещи (ст. 888 ГК РФ). Если поклажедатель не передал вещь на хранение в предусмотренный договором срок, хранитель освобождается от обязанности принять ее по истечении указанного срока, а поклажедатель несет ответственность перед хранителем за причиненные ему убытки, если иные условия не предусмотрены договором или законом. Если поклажедатель в разумный срок сообщит хранителю об отказе от его услуг, то он освобождается от ответственности за возможные причиненные убытки.
Хранение вещей осуществляется профессиональными хранителями на платной основе, а непрофессиональными хранителями – безвозмездно, если договором хранения не предусмотрено иное. Профессиональными хранителями являются, в частности, гостиницы ломбарды, банки, таможенные склады; непрофессиональными хранителями – библиотеки, театры, поликлиники, образовательные учреждения.
Форма № МХ-1 заполняется представителями организаций хранения и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования).
Если договор заключен с указанием срока хранения, то обязанностью хранителя является хранение вещи в течение всего срока, обусловленного договором (ст. 889 ГК РФ). Хранитель не вправе требовать от поклажедателя забрать вещи, переданные на хранение, до истечения срока договора. Поклажедатель имеет право забрать вещи в любое время.
При заключении договора хранения до востребования хранитель вправе по истечении обычного при данных обстоятельствах срока хранения вещи потребовать от поклажедателя взять вещь обратно, предоставив ему для этого разумный срок.
Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае.
Для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, применяется журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2), который ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, то есть на основании актов (форма № МХ-1). Прием товарно-материальных ценностей на хранение должен быть подтвержден; подписью материально ответственного лица.
По истечении срока хранения при возврате поклажедателю товарно-материальных ценностей составляется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-3) в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя. Один экземпляр акта остается у организации-хранителя, второй – передается поклажедателю.
Если грузы в места хранения (плодоовощные базы, склады, холодильники) привозятся различными видами транспорта (автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным и т.д.), применяется журнал учета поступающих грузов (форма № МХ-4). Записи в журнал производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей. Основанием для записи в журнал являются сопроводительные товарно-транспортные документы, приходные ордера, акты о приеме. Если груз был доставлен по железной дороге или водным транспортом, то в акте в графе «Примечание» следует зафиксировать время подачи, разгрузки, уборки вагонов или барж, время простоя. При выявлении повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, содержащимся в транспортном документе, составляется коммерческий акт, данные о котором указываются в этой же графе.
Для количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения применяются:
– журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма № МХ-5);
– журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-6);
– журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (форма № МХ-7);
– журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения (форма № МХ-8).
Учет ведется по отдельным товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.
Для контроля вывоза товарно-материальных ценностей из мест хранения весовщиком используется весовая ведомость (форма № МХ-9).
На основании данных о взвешивании груза или товаров на автомобильных (возовых) весах заполняются графы ведомости «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта». По окончании смены ведомость сдается в бухгалтерию.
Партионная карта (форма № МХ-10) составляется материально ответственным лицом на каждую партию товаров. Она позволяет контролировать поступление и отгрузку товаров по количеству, массе, сортам, стоимости.
В партионной карте, выписываемой в двух экземплярах, указываются:
– необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправления;
– номер и дата акта о приемке товара;
– наименование, артикул, сорт, цена, количество и масса товара.
Первый экземпляр партионной карты, остающийся на складе, служит регистром складского учета товаров, второй экземпляр передается в бухгалтерию.
По мере отпуска товаров материально ответственное лицо в экземпляре карты, оставшемся на складе, указывает дату отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара. Полный расход каждой партии товаров оформляется в карте подписями уполномоченных на то лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров (ценностей). После полного выбытия данной партии товаров партионная карта передается со склада в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения.
При партионном учете, если полностью израсходована каждая партия товаров, применяются следующие документы:
– акт о расходе товаров по партии (форма № МХ-11), составляемый при обнаружении расхождений по приходу и расходу товаров по отдельной партии;
– акт о расходе товаров по партиям (форма № МХ-12), составляемый во всех остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям.
Акты составляются в двух экземплярах членами комиссии, причем первый экземпляр передается не позднее следующего дня в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица.
При вывозе продукции и товарно-материальных ценностей из мест хранения дежурный охраны производит ее проверку. На основании данных проверки вывоза грузов (товаров) в случае обнаружения расхождений в их ассортименте, количестве мест или массе составляется акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма № МХ-13). При этом обязательно участие кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны. Акт передается в бухгалтерию, количество необходимых экземпляров и комплектность документов определяются в каждом конкретном случае отдельно.
Во время хранения проводятся выборочные (контрольные) проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, количество и частота проведения которых устанавливаются руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Для этих целей применяется акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-14), количество экземпляров и комплектность которого определяются в каждом конкретном случае отдельно. Акт составляется и подписывается ответственными членами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.