Можна навести типову структуру витрат:
орендна плата — 15 — 20 %;
монтаж експозиції — 40 — 50 %;
демонтаж експозиції— 5 — 10 %;
витрати на рекламоносії— 5 — 10 %;
представницькі витрати — 15 — 25 %.
Підготовча робота з налагодження комунікацій із цільовою аудиторією під час виставок (ярмарків) складається з таких заходів:
· проведення комплексної рекламної кампанії в місцевих засобах масової інформації.
· забезпечення зовнішньої реклами фірми по шляху слідування відвідувачів на виставку (ярмарок).
· розсилка запрошень представникам місцевих ділових кіл
· забезпечення достатньої кількості носіїв реклами біля стенда фірми.
Аналізуючи результати участі фірми у виставці (ярмарку), необхідно:
· визначити кількість відвідувачів, які оглянули експозицію фірми.
· підрахувати обсяг підписаних контрактів.
· розглянути створення нових каналів розподілу тощо.
При проведенні виставок (ярмарків) застосовується весь комплекс засобів маркетингових комунікацій: реклама (друкована — листівки, буклети, прайслисти тощо; зовнішня — щити, вивіски тощо), комерційна пропаганда, особистий продаж (робота стендистів, комерційних представників), стимулювання збуту (роздача сувенірів, надання знижок при реалізації експонованих товарів тощо).
Рекламні агенції: розробка і виготовлення рекламних звернень, планування рекламних кампаній.
Створенням та виготовленням рекламного звернення займаються професійні організації, які надають своїм клієнтам повний або обмежений обсяг послуг з планування і проведення рекламних кампаній, а також окремих її заходів, наприклад, розробки чи розміщення (або того та іншого разом) замовлень у засобах масової інформації — у пресі, на радіо й телебаченні, замовлень на виготовлення та прокат рекламних фільмів, відео роликів, відео кліпів тощо. Ці організації мають назву рекламних агенцій. Рекламна агенція стоїть між рекламодавцем і засобами масової інформації (якщо рекламна агенція не має своїх засобів масової інформації або не створена такими). Вона виконує всі види послуг від імені і коштом своїх клієнтів — рекламодавців. Вона має перед рекламодавцями фінансові, юридичні й морально-етичні зобов'язання. Іншими словами, рекламна агенція — це посередник, який пропонує спеціалізовані послуги рекламодавцям, щоб вони змогли знайти своїх потенційних покупців. Це незалежні підприємства, у складі яких є творчі й комерційні працівники, які розробляють, готують макети, створюють рекламне звернення (найвищим класом є підготовка і проведення всієї рекламної кампанії рекламодавця) і розміщують рекламні звернення для потенційних покупців і посередників у засобах масової інформації.
Рекламні агенції класифікуються за обсягом наданих послуг (з повним чи обмеженим циклом послуг), за їх видами (універсальні чи спеціалізовані), за територіальною ознакою (місцеві, регіональні, міжнародні) тощо.
Рекламні агенції — це фабрики рекламних ідей. їх називають унікальними організаціями XX століття, хоча вони виникли майже у такому самому вигляді (надавали ті самі послуги), як і зараз, ще у середині XIX століття. На початку XX століття вони стали все більше приділяти увагу проблемам творчості. Тоді ж рекламні агенції стали вивчати, чому люди купують або не купують товари, які рекламуються.
Нині в усьому світі існує широка мережа рекламних агенцій, які займаються проведенням рекламних кампаній, рекламними дослідженнями ринку, розміщенням рекламних звернень у засобах масової інформації, розробкою фірмового стилю та іншими видами рекламної діяльності.
Реклама розвивається, з'являються нові види й засоби масової інформації: лазерна реклама, реклама світова, реклама космічна. Сучасна реклама почала рекламувати не стільки товар чи послугу, скільки саму ідею, спосіб життя. Реклама дала можливість промисловцям співробітничати з найталановитішими, найвідомішими особистостями і, в свою чергу, «зробила» багатьох знаменитостями.
Рекламу називають п'ятою владою. Крім позитивних, вона має й негативні риси, оскільки активно впливає на свідомість і підсвідомість людей, на життя окремих груп і навіть цілих країн, упроваджуючи вигідні їй переконання і життєві цілі. Вона несе нові хвороби з новими назвами: інформаційний невроз, маніпулювання свідомістю, і найстрашніше — вплив на підсвідомість. Відомо, що за секунду на кіно - чи телевізійному екрані проходять 24 кадри. Якщо вмонтувати ще один, людина його не помітить, але зафіксує на рівні підсвідомості. Повторене багато разів, рекламне звернення може підштовхнути людину до автоматичного, бездумного виконання дій, запрограмованих у цьому 25 кадрі.
Ці та інші особливості рекламної діяльності й примусили створити асоціацію рекламістів майже в усіх країнах світу й розробити кодекс рекламної діяльності. Цей кодекс уперше було оприлюднено ще 1937 року й переглянуто в 1949, 1955, 1966, 1973, 1986 роках. Міжнародний кодекс рекламної діяльності був задуманий як інструмент самодисципліни і містить статті, що обґрунтовують законні та незаконні дії рекламістів, їхню відповідальність.
Асоціацію рекламодавців створено і в Україні. Вона має на меті:
· упровадження в Україні Міжнародного кодексу рекламної діяльності та вихід українських рекламодавців на міжнародний ринок реклами.
· сертифікацію учасників асоціації та формування іміджу високопрофесійної реклами в Україні.
· класифікацію спільної діяльності учасників асоціації, об'єднання зусиль у творчій, науковій, правовій, соціальній сферах.
· кооперацію членів асоціації для виконання великих комплексних замовлень.
В Україні рекламна діяльність здійснювалась і раніше. У шістдесятих роках було створено систему рекламних об'єднань з виробничими комбінатами в кожному обласному центрі: у Міністерстві торгівлі — «Торгреклама» і Українське рекламне агентство, у Міністерстві побутового обслуговування — «Побутреклама», в Укоопспілці — «Коопреклама». Діяли також виробничі комбінати художніх фондів, творчих спілок — художників, кінематографістів, театральних діячів, композиторів, дизайнерів. Крім того, займались рекламною діяльністю реставраційні майстерні колишнього Держбуду УРСР. При Комітеті по пресі України працювали спеціалізоване видавництво «Реклама», фабрика друкованої реклами, при Міністерстві зовнішньої торгівлі — «Зовнішторгвидав».
Послугами цих організацій користувались ресторани, кафе, магазини, будинки культури, клуби, ательє, перукарні, приймальні пункти, будинки побуту тощо. Виготовлялись вітрини, вивіски, спеціальні стенди, рекламні установки. Випускались рекламні газети, буклети, проспекти, плакати тощо.
Після розпаду СРСР рекламні організації України мусили перебудуватись, розширити сферу своєї діяльності, змінити обсяги (і види послуг. Реклама стала дуже прибутковою й важливою галуззю економіки. У ній зараз працюють сотні тисяч людей. Протягом перших двох років незалежності було створено понад 1000 рекламних агенцій, в тому числі понад 400 при засобах масової інформації.
У 1992 році колишнє виробниче об'єднання «Побутреклама» (пізніше АТ «Реклама»), СП «ІР Київ», газета «Посередник» і видавництво «Зовнішторгвидав» об'єднались і створили асоціацію підприємств реклами України «Укрреклама». У 1995 р. Спілка рекламістів України разом з іншими творчими спілками України організували Українське відділення всесвітньої асоціації рекламістів (УАА), Асоціацію по зв'язках із громадськістю (РК.).
Реклама — це складне мистецтво, тому нею повинні займатися професіонали, які можуть виконувати свою роботу на професійному (ч погляду світових вимог) рівні. У конкуренції з вітчизняними і закордонними рекламними фірмами виграє та рекламна агенція, яка має у своєму розпорядженні творчих працівників, а не слухняних, але посередніх виконавців.
Значення рекламних агенцій у створенні окремих рекламних рівень і, особливо, у проведенні комплексних рекламних кампаній окремих рекламодавців — виробників чи посередників — є дуже великим.
Рекламні агенції щоденно мають справу з широким колом маркетингових ситуацій. Це дає їм можливість глибшого розуміння загальної і окремої стратегії поведінки на споживацьких ринках України, необхідні навички й компетентність. У свою чергу, це забезпечує вищу якість рекламних звернень і вищу їх ефективність, ніж тоді, коли їх розробляють і виготовляють самі рекламодавці.
Агенції є незалежними організаціями. Це уможливлює погляд на проблеми рекламодавців збоку, тобто більш об'єктивно. Тим самим послаблюються такі негативні моменти, як залежність від смаків окремих керівників, неправильні установки (ідеї, теми) тощо.
Як правило, рекламні агенції мають добре налагоджені стосунки Із засобами масової інформації. Вони мають можливість стабільно і своєчасно закупати у них час і місце для розміщення реклами (якщо агенції мають власну базу чи створені при видавництвах — проблема вирішується ще простіше). Співробітництво із рекламною агенцією дає змогу рекламодавцю оперативно вирішувати ті питання, які постають перед ним, економити гроші й час.
Звернення до рекламної агенції (особливо коли вона виконує весь комплекс рекламних послуг) забезпечує системний підхід до рекламної діяльності, що значно підвищує її ефективність.
Виходячи з досвіду зарубіжних рекламних агенцій, можна виокремити у структурі агенції такі групи працівників: творча група; група, яка досліджує засоби масової інформації і ринки збуту; група обслуговування клієнтів, а також адміністративна група.
До творчої групи входять автори текстів, художники, фотографи, режисери тощо. Ця група проектує рекламну кампанію, готує тему і фактично створює рекламне звернення.