первый этап - планирование и оповещение (наличие важного повода для пресс-конференции, выбор времени (например, вторник, среда, четверг с 11-00 до 14-00), первый анонс за неделю, повторный за два дня).
второй этап - перед началом пресс-конференции - размещения указателей и объявлений, встреча журналистов, раздача им медиа-китов.
третий - проведение пресс-конференции - длительность 30-60 минут, заблаговременная подготовка вопросов.
После пресс-конференции - пресс-клиппинг - анализ материалов вышедших в СМИ после пресс-конференции (оценка эффективности проведенной акции).
Существуют также и разные другие способы общения со СМИ, например, совместные PR-акции. Придумывайте необычные конкурсы, дарите подарки читателям-победителям. Организовывая мероприятия для своих клиентов, можно пригласить СМИ в качестве информационных спонсоров. Создавайте информационные поводы. Тогда новости наверняка появятся на страницах газет и журналов.
Кроме того, отличный способ привлечь внимание СМИ, общественности - социальные проекты. Например, реализация образовательных программ, поддержка или развитие какого-либо спорта, искусства, озеленение или благоустройство города, детских площадок и т.д., к которым у СМИ бывает огромный интерес.
2.3 Приемы создания и усиления новости
Одним из основных принципов работы со СМИ, помимо доверительных и корректных отношений, является достоверность, а, главное, новостной характер информации. Не существует конкретного описания информации являющейся новостью, но специалисты выдвинули ряд требований к такого рода сообщениям: своевременность проводимого мероприятия, его значимость, актуальность его для данного региона, эмоциональность мероприятия, привлекает ли оно интерес общественности, не вызовет ли негативных эмоций, ассоциаций; содержит ли событие элемент конфликта. Безусловно, этот список не полон, но он создает представление о том, какая информация может стать новостью.
Один из самых распространенных приемов - привязка новостей к «круглой» дате. Похожим является прием привязки новости к дате, когда произошло или должно будет произойти «важное для всего общества или значительной его части событие». Это событие и сам праздник можно просто придумать.
Интересным считается прием «предложения события на выбор». Если специалист неуверен в важности его события, то он предлагает второе, иного профиля, «в довесок».
В одном событии можно найти различные составляющие, что может существенно расширить спектр обрабатывающих новость СМИ. Демонстрация разных взглядов на проблему также мажет служить для создания новости. Очень эффективен прием усиления новости за счет присутствия влиятельных людей. Сочетание новости с общественно важной проблемой повысит значимость новости, при этом ее необходимо максимально конкретизировать.
В некоторых случаях необходимо превратить проблему в общественно значимую. Почти универсальной является формула «солидные люди плюс значимая проблема». Она способна сделать новостью «практически любой выход носителей информации» к представителям СМИ.
Важнейшим двигателем новости является интрига. Безусловно, лучшей интриги, чем скандал человечество еще не изобрело. Если нет реального скандала, то можно истолковать некоторые события как скандал.
Все сказанное выше относится в основном к производству содержательной части новости. «Основной вес» новости формируется за счет ее содержания. Путем использования специальных приемов можно прирастить к первоначальной весомости новости «дополнительный вес».
Одним из таких способов является сообщение новости быстрее других, а также подача новости как эксклюзивной.
Вес новости усиливается, когда она становится звеном в цепочке нескольких объединенных единым замыслом событий.
Можно также разбить новость на части, что даст большее количество упоминаний о ней в прессе. Количество информационных акций вокруг одной новости можно увеличить с помощью анонса новости - изложения новости - комментария новости - дополнительных подробностей - промежуточных итогов - окончательных итогов и т.п.
Важно предоставлять СМИ наиболее полную информацию о событии, приложить все имеющиеся дополнительные материалы (фотографии, видеоматериалы и т.д.).
2.4 Основные принципы работы со СМИ
Специалисты по связям с общественностью должны регулировать отношения между организацией и СМИ, поддерживать информационный баланс двустороннего информационного взаимодействия.
Можно выделить несколько наиболее важных принципов работы со СМИ:
- вести честную игру - отношения должны быть честными и корректными, нельзя отдавать предпочтение только одному источнику;
- обеспечивать СМИ актуальной, интересной и современной информацией, предоставляемой во время и в удобной для журналистов форме;
- нельзя просить замять какую-то неприятную историю;
- не обрушивать на прессу шквал новостей;
- необходимо учитывать интересы СМИ;
- поддерживать доверительные отношения с теми, чья аудитория представляет наибольший интерес;
- организация должна иметь план работы со СМИ, работать по нему и ожидать того же от СМИ;
- предоставлять СМИ информацию «одного голоса».
Все это позволяет сформулировать позицию компании для общественности в целостной и непротиворечивой форме. Необходимо своевременно опровергать несправедливые обвинения, даже если для этого недостаточно фактов. Необходимо возражать, если в прессе отражена неверная позиция. Тактический проигрыш может сохранить стратегическую позицию в общественном мнении.
2.5 Public Relations в туризме
Среди методов Public Relations по привлечению туристов основным является работа со средствами массовой информации – такие как статьи в газетах и журналах, работа с радио и телевидением.
Специализированные газеты и журналы по туризму, проводят многочисленные исследования и составляют рейтинги.
Например, существует рубрика, в которой представители различных агентств анонимно высказывают мнение о тех или иных операторах. Подобные опросы, а также характеристики, данные тому или иному оператору, оказывают значительное влияние на желание более мелких агентств сотрудничать с ним.
Кроме того, приводятся рейтинги работы различных компаний за прошлые сезоны и т.д., и при необходимости, руководитель турфирмы примет во внимание мнение такого авторитетного журнала.
Также, в таких изданиях печатаются различные тематические статьи. Они могут быть посвящены биографии руководителя или менеджера той или иной компании, истории ее основания, и даже просто курьезному случаю, произошедшему с одним из сотрудников.
В любом случае в каждой статье подспудно неизменно дается положительная характеристика деятельности какой-либо компании. Такие рубрики просто интересно почитать, поэтому их читают, в основном, все – от генерального директора до менеджера по туризму и даже бухгалтера. Таким образом, положительный образ того или иного оператора фиксируется в умах сотрудников агентств.
Кроме того, журналисты освещают все новинки на рынке. Ими могут быть новые направления, разрабатываемые той или иной фирмой; новые чартерные рейсы; предлагаемые новые услуги. В любом случае эффект от такой заметки будет гораздо выше, чем от прямой рекламы билетов на тот же чартерный рейс.
И, наконец, проводит различные конкурсы. Может показаться, что некоторые из них не имеют отношения к PR-деятельности туристических компаний, но это не так. Во-первых, можно проспонсировать то или иное соревнование, предложив приз победителю конкурса – турпутевка (или другой ценный приз). Во-вторых, само участие в конкурсе уже немаловажно. Появление в конкурсе фотографии очаровательной сотрудницы может определенным образом влияет на привлекательность этой фирмы в глазах менеджеров других фирм, кроме того, существуют конкурсы на самую смешную фотографию сотрудников на отдыхе, самое смешное или непроизносимое название и много других.
Таким образом, туристическая фирма, для успешной деятельности, должна в первую очередь позаботиться о том, чтобы название компании почаще упоминалось в СМИ, однако следует быть осторожным, потому что негативный материал в журнале может нанести определенный урон репутации компании.
Что же касается работы с неспециализированными средствами массовой информации, она не особенно отличается от компаний других отраслей.
Для туристических фирм удачей является участие в популярных телепрограммах, ведь даже просто фраза авторитетного лица: «Благодарим «такую-то» туристическую компанию за помощь в организации проведения съемок в такой-то стране» может оказать потрясающий PR-эффект.