Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и наличия сопровождающих, выполняющих функции хозяев для гостей. День открытых дверей - своего рода внутренняя экспозиция организации; демонстрация самой себя внешней общественности изнутри. Следует учесть, что большая часть посетителей не знакома с организацией в достаточной степени (поэтому они и пришли) и с трудом ориентируется в месторасположении помещений, коридоров и офисов. Для новых посетителей готовятся специальные информационные стенды, раздаточные буклеты, экземпляры внутренних изданий (газеты, буклеты), развешиваются указатели.
"Круглый стол" - одна из форм генерирования и многостороннего обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме "круглого стола", участниками котoрогo являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в "круглом столе" высших руководителей компании, спонсирование компанией такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.
Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу "стола" организует ведущий. Важно, чтобы он имел навыки управления аудиторией и дискуссией, имел признанный авторитет модератора для всех участников. Если "круглый стол" организуется телеканалом, ведущим может быть известный телеведущий публицистических, информационно-аналитических программ. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Очередность представления может быть задана порядком сидящих - например, по часовой стрелке. Такая последовательность гарантирует, что никто не будет случайно пропущен. Ведущий предлагает участникам порядок хода обсуждения и регламент, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.
"Круглый стол" может быть отражен и в прессе. На газетной полосе размещается информация о теме, ведущем, месте проведения. Дискуссия последовательно воспроизводится абзацами выступлений; текст может печататься в сокращенном варианте, а полные тексты могут размещаться на интернет-сайте СМИ. Фотографии участников дополняют картину.
Выставки – одно из ведущих средств PR во всём мире. Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественности.
Выставки различаются по тематике – многопрофильные, отраслевые, специализированные. Могут проводиться в масштабе одной компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. Некоммерческие выставки работают на имидж организаторов, авторов и экспонентов. "9
Организация выставок преследует следующие цели: "создание и поддержание определенного имиджа организации; поддержание контактов с важными общественными группами; демонстрация масштабов и размаха деятельности организации; стимулирование стремления получить дополнительную информацию; обеспечение обратной связи, позволяющей оценить правильность выбранных стратегий; наем нового персонала. "10
Современные выставки перемещаются в Интернет. Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот.
Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.
Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Именно в этом состоит предназначение пресс-службы, как говорилось выше. Поэтому пресс-служба играет важную роль при подготовке и проведении специального события.
Так, важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок.
К тому же журналист может быть абсолютно не знаком с организацией, проводящей конференцию, прием, день открытых дверей и т.д., с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому сотрудникам пресс-службы следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит, содержащий:
1) бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, Интернет-адрес, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и прочее)
2) программу специального события
3) список участников с их краткой характеристикой
4) тезисы наиболее важных и интересных докладов
5) текст пресс-релиза.
Кроме этого, пресс-службой обеспечивается присутствие фотографа - на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Необходимо сделать извещение-приглашение в СМИ как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая, где развиваются наиболее интересные события.
Пресс-служба должна подготовить представителей организации к возможным интервью и видеосъёмкам.
Знание средств массовой информации - умение работать с различными видами СМИ, создавать информационный продукт для тех или иных средств массовой информации, укладываться в сроки, задаваемые ими, выдерживать особые требования к стилю и обращаться к аудитории, характерной для каждого из СМИ, - является одним из важнейших компонентов работы пресс-службы. Специалисты, отвечающие за работу со средствами массовой информации, и руководители СМИ должны формировать и поддерживать отношения взаимного уважения и доверия друг к другу. Эти отношения, являясь, в принципе, взаимовыгодными, остаются противоречивыми по своей сути, поскольку журналисты и сотрудники пресс-служб занимаются разным бизнесом, а их коммуникационные цели нередко также различаются.
Чтобы эффективно выполнять свою посредническую роль, пресс-секретари должны пользоваться доверием как своей собственной организации, так и средств массовой информации. Это непростая задача. Исполнительные директора и другие руководители организаций относятся к средствам массовой информации с вполне естественной подозрительностью. Точно так же и журналисты не очень-то склонны доверять тем, о ком они пишут.
Организациям и представителям пресс-служб разумнее всего было бы рассматривать отношения со средствами массовой информации как своего рода инвестиции. Точность и справедливость в освещении прессой тех или иных событий - это не результат работы одних лишь репортеров. В конечном счете отношения между пресс-службой и журналистами сказываются на качестве освещения деятельности организаций в средствах массовой информации. Эти отношения проще всего сформировать в том случае, если специалисты придерживаются в своей деятельности следующих основных правил.
Вести честную игру. Это означает, что никогда нельзя лгать специалист не должен отдавать предпочтение одному источнику новостей (газете, телестанции и т.п.) в ущерб другим. Экстренные сообщения должны выдаваться как можно быстрее, а средства массовой информации сами решают, когда эти сообщения выпускать в эфир.
Обслуживать прессу на высоком уровне - обеспечивать их актуальной, интересной и своевременной информацией, предоставляемой в наиболее удобной для журналистов форме.
Не лебезить и не брюзжать. Если представленная информация
недостаточно актуальна по своей сути, чтобы вызвать интерес
широкой публики, то никакие мольбы и нарекания не в
состоянии изменить ее качества. И ни в коем случае не просить
журналистов выслать вырезки из опубликованных материалов -
сотрудники пресс-службы должны сами отслеживать
публикации в прессе и заниматься составлением архива
вырезок.
Не просить "замять неприятную историю". Такие просьбы редко приводят к успеху, свидетельствуют о непрофессионализме просителя и вызывают настороженное отношение к нему. Обратиться с такой просьбой к журналисту означает нанести ему оскорбление.
Не обрушивать на прессу шквал новостей. Нужно понять, что является для журналистов новостями в подлинном смысле этого слова, и присылать им такие новости; следить за тем, не устарели ли списки рассылки в СМИ; отправлять материал только одному - самому подходящему - журналисту в каждом из СМИ.
Всегда становиться на точку зрения общественных интересов, а не интересов организации.
Предлагаемый для опубликования материал должен быть удобным для чтения и использования.
Во избежание цитирования тех или иных заявлений, не применять их.
Самую важную информацию следует приводить в начале сообщения.
Не вступать в пререкания с репортером, не выходить из себя.