Приемка товара на складе осуществляется назначенными материально ответственными лицами.
Персоналу, ответственному за приемку товаров, сообщаются условия договора поставки товаров по прямым, длительным хозяйственным связям и передается согласованный график поставок. Если поставки товара осуществляются на основании заявок, то персонал информируется о заказанных товарах и сроках их поставки.
По договорам, оформляющим разовую сделку, персонал ставится в известность о наименовании товаров, которые необходимо принять, их количестве, качестве и комплектности, сроках приемки, виде сопроводительных документов. Собственно перечень этих сведений достаточен для приемки товара.
Приемка товаров может осуществляться на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика (если перевозку осуществляет независимая транспортная организация) или на территории супермаркета.
Приемку товара на складе поставщика осуществляет материально ответственное лицо по доверенности, которая является подтверждением права на получение товаров.
Товары на территории предприятия имеют право принимать: заведующий складом (секцией, отделом) или кладовщик.
Обязанности этих работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях и т. д.
Перед каждой поставкой товаров в ООО «Альтернатива» материально-ответственное лицо должно организовать подготовку подъездных путей, разгрузочных площадок, складских площадей под товары, а также необходимых документов.
Прием товаров осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами, сопроводительными документами поставщика и др.
В основе приема товаров — сопроводительные документы. К таковым в первую очередь относится накладная (товарно-транспортная накладная и счет фактура).
Количественная и качественная приемка товаров, проверка их комплектности и маркировки, правильности цены, актирование недостач и дефектов и заявление рекламации поставщикам производятся в порядке и в сроки, предусмотренные законодательством РФ или договорами поставки.
При приемке товара в первую очередь проверяется соответствие количества товаров, указанных в договоре поставки и фактически поставленных.
Проверка количества товара в зависимости от того, в каких единицах оно выражается — весовых или объемных, — производится различными способами.
Если товар в сопроводительных документах выражен в весовых единицах, его количество устанавливается взвешиванием (установлением веса брутто и веса нетто). Проверка производится установлением соответствия отгруженного веса товара (установленного в пункте отправления и указанного в сопроводительном документе) и выгруженного (установленного в пункте назначения).
Если же товар выражен в договоре в объемных единицах, то проверка количества производится подсчетом числа выгруженных мест и его сопоставлением с отгруженным.
Следует отметить, что если в сопроводительных документах количество товаров указано в весовых и в объемных единицах, то при приемке проверяется и то, и другое.
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре.
Если проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то об этом делается соответствующая отметка в сопроводительном документе.
Приемка товара по качеству в настоящее время не отменена законодательством. Однако постепенно само понятие «качество» отходит в прошлое: концепция реформы торговли предполагает введение нового определения — «безопасность товаров».
Именно безопасность товаров и будет являться главным критерием их качества.
Пока же приемка по качеству осуществляется двумя способами:
-на основе документа, подтверждающего соответствие качества товара;
-путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.
Для продовольственных товаров обязательным является проверка сроков годности и реализации поставленных товаров — просроченные товары небезопасны для здоровья потребителей.
Относительно проверки комплектности товара следует отметить следующее. Понятие комплектности применяется по большей части к технически сложным изделиям, в частности к бытовой технике. Как уже отмечалось, такие товары редко предлагаются к реализации в ресторане ООО «Альтернатива». Однако если они все же там продаются, то, принимая товар, материально ответственное лицо обязано удостовериться, что поставленный товар соответствует этим условиям. Комплектность, как правило, проверяется путем установления наличия перечисленных составных частей товара (комплектующих изделий или узлов, пр.), указанных в договоре поставки, стандарте, техническом регламенте и т.п.
Проверка количества, качества и комплектности товара осуществляется двумя основными способами: сплошным и выборочным. Сплошной проверке обычно подвергают товары, поставляемые в таре или упаковке. Выборочной — товары, поставляемые навалом, а иногда — упакованные.
Как правило, выборочная проверка производится с условием распространения ее результатов на всю партию. Возможность или обязательность такой проверки должна быть предусмотрена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. Договором, в частности, устанавливается процентное соотношение партии товара, подвергающейся проверке.
В случае несогласия поставщика товаров с результатами проверки производится рассортировка и перевешивание всей партии.
Приемка товара может осуществляться:
-сторонами или их представителями совместно;
-сторонами или их представителями совместно с третьими лицами;
-указанной в договоре незаинтересованной третьей стороной.
В том случае, когда стороны определили, что приемка будет производиться в их присутствии, и одна из сторон не явилась, приемка может производиться в ее отсутствие, но в присутствии третьей, согласованной стороны.
Следует помнить, что при нарушении правил приема и сроков получатель товаров лишается возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, дальнейшая приемка товара приостанавливается и составляется акт, а в сопроводительных документах проставляется отметка об актировании, а поставщику направляется претензия.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров, осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
Необходимо отметить, что если при приемке товаров выявлены излишки, по сравнению с указанным в сопроводительных документах количеством, то получатель вправе по своему усмотрению либо принять большее количество и оплатить его, либо принять и оплатить предусмотренное количество, отказавшись от излишков. О выявленных излишках также делается отметка в акте.
Приемка товаров оформляется по утвержденным унифицированным формам первичной учетной документации.
Транспорт играет важную роль для ООО «Альтернатива». Своего транспорта предприятие не имеет, поэтому для перевозки грузов на свой склад используется транспорт поставщика. Перевозка товаров на предприятие от иногородних поставщиков осуществляется исключительно железнодорожным транспортом.
Железнодорожный транспорт используется предприятием при поступление товаров с далёкого расстояния в контейнерах, то есть для транспортирования товаров в больших количествах. Главное достоинство железнодорожного транспорта в том, что средняя себестоимость железнодорожных перевозок значительно ниже, чем на автомобильном транспорте.
Основным документом, регламентирующим порядок перевозки грузов на железнодорожном транспорте, а также возникающие при этом хозяйственные отношения между органами транспорта, грузоотправителем и универмагом, является Устав железных дорог. Товары перевозятся грузовыми и пассажирскими поездами (грузобагаж).
На отправку груза грузоотправителем составляется железнодорожная накладная, которая является основным перевозочным документом. Грузы должны доставляться железной дорогой в установленные сроки, при исчислении которых основываются на нормативных скоростях доставки грузов. За просрочку доставки товара железная дорога уплачивает грузополучателю штраф. При определении стоимости перевозки груза пользуются тарифами на грузовые железнодорожные перевозки. В железнодорожный тариф входят платы, взимаемые за перевозку товара, а также сборы за дополнительные операции, связанные с перевозкой груза. Тарифная система предусматривает также штрафы за простой вагонов и задержку контейнеров.
При приемке груза от железной дороги в ООО «Альтернатива» проверяют прибывший товар, но при обнаружении неисправности вагона или повреждение пломбы, предприятие требует от станции составления коммерческого акта.
Для перевозки товаров от местных поставщиков в ООО «Альтернатива» используется транспорт поставщиков. Автомобильный транспорт используется для перевозки товаров преимущественно на короткие расстояния в пределах г. Усинска.
Главное преимущество автомобильного транспорта - скорость, хотя себестоимость его достаточно высока.
4.Направления совершенствования организации хозяйственных связей с поставщиками товаров
Одной из основных коммерческих функций является закупка товаров для их последующей реализации. Правильно организованная поставочная и закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.