«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов. Методические указания устанавливают случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. В то же время в соответствии с п.2.1 «количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации».
«Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» устанавливают правила документального оформления приема, хранения, отпуска товаров и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности.
Приказ Минфина РФ от "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" предписывает, что с 1 января 2001 г. вводится в действие новый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации. Утверждается инструкция по его применению. Принятие нового Плана счетов является одним из ключевых этапов программы реформирования бухгалтерского учета. Переход к применению нового Плана счетов организации разрешено осуществить в течение 2001 г. по мере готовности организации.
К нормативным документам четвертого уровня относятся рабочие документы самого предприятия. Рабочие документы определяют особенности организации и ведения учета на предприятии. Основными из них являются:
· документ по учетной политике предприятия;
· утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
· графики документооборота;
· утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
· утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.
Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами.
1.5 Направления совершенствования коммерческой деятельности в оптовой торговле
Главным показателем коммерческой деятельности предприятия является объем товарооборота. Для увеличения товарооборота используются несколько методов.
Пересмотр ассортимента. Для лучшего понимания процессов, происходящих в области оптовой торговли, попытаемся рассмотреть их с позиции конечного звена в механизме любой дистрибьюторской компании – торговой точки. Сейчас уже можно говорить о том, что кризисный период в целом миновал. Подтверждением тому является возвращение большей части товарного ассортимента на полки магазинов (по сравнению с докризисным этапом), нормальное функционирование банковской системы и т. д. Безусловно, что некоторые торговые марки, особенно импортные, покинули прилавки наших магазинов. Но, как ни странно, этот процесс является позитивным и достаточно закономерным. Наверняка, многие замечали, что до кризиса ассортимент большинства магазинов был слишком большим. Известно, что, согласно правилу «80/20», 80% прибыли торговая точка получает от 20% ассортиментного товара, остальные 20% прибыли – с 80% ассортимента. Если этот баланс нарушается, то какая-то часть ассортимента не только сама становится убыточной (расходы на хранение, замораживание в товаре части денежных средств), но и мешает продажам основных 20% ассортимента. В первую очередь тем, что физически занимает дорогостоящее место на полках и рассеивает внимание покупателя.
Точно такая же модель применима и для работы дистрибьюторских компаний, являющихся, по сути, тоже продавцами. До кризиса торговый представитель, продавая «несбалансированный ассортимент» магазину, рисковал иметь если не проблемы с возвратом денег, то неблагоприятные отношения с руководством данного магазина в дальнейшем. Кризисная ситуация неизбежно заставила продавцов всех уровней сконцентрироваться именно на том ассортименте, который пользуется наибольшим спросом, а значит, приносит наибольшую прибыль. Характеризуя текущую ситуацию на рынке, многие руководители дистрибьюторских компаний отмечали, что в период кризиса были вынуждены сократить ассортимент, зато в настоящее время оставшаяся часть ассортимента приносит им прибыль до 150% по сравнению с докризисным периодом.
Определить наиболее ходовые позиции в ассортименте можно путем анализа объемов продаж в денежном и натуральном выражении. Другой, более эффективный показатель – частота заказов данного товара, т.е. процент заказов, где этот товар присутствует. Для более точного анализа следует выделить наиболее крупных покупателей провести анализ их заказов на предмет выявления наиболее ходовых позиций. Именно их потребности в наибольшей степени должны влиять на формируемый ассортимент. Также можно использовать информацию агентов о запросах покупателей.
Пересмотр цен на товары. Второй, не менее важной задачей торгового предприятия является установление цен. На рассматриваемом предприятии формирование цен происходит исходя из средней наценки на данную категорию товаров, спроса на товар, сроков хранения и пр. Характерно, что не производится систематический анализ установленных цен в разрезе товарных позиций, что не позволяет варьировать цену и устанавливать наиболее оптимальный уровень. Прежде всего необходимо провести анализ издержек и выявить нижний предел цен на товары. Этот нижний предел цен включает в себя затраты на транспортировку, хранение, складирование, фасовку. Имеется в виду все, что непосредственно касается движения товара. Таким образом, мы формируем минимальную цену на товары. Вторым шагом будет определение конкурентных цен на товар, т.е. цен на товары предлагаемые конкурентами. Выявление в ассортименте ходовых товаров позволяет установить цены ниже конкурентных. В результате чего появляется инструмент привлечения покупателей. Цены на менее ходовые товары формируются исходя из общей рентабельности предприятия, т.е. цены устанавливаются так, чтобы скомпенсировать низкий уровень прибыли от товаров основного ассортимента. Принцип такой политики в том, что покупатель, заказывая ходовые товары, ориентируется на низкие цены, а цена остальных товаров в меньшей степени влияет на спрос.
Поиск покупателей. Организация механизма работы с покупателями – одна из самых важных задач предприятия. На текущий момент предприятие ограничивается лишь работой торговых агентов, которые обходят магазины, предлагая товары с доставкой. Не смотря на то, что данный вид продаж эффективен, существует ряд минусов.
Агент, как правило, приходит без звонка, а «незванный гость хуже татарина». Работа агента, как правило, низкооплачиваема и целиком зависит от количества заказов. Текучесть кадров не дает постоянство работы с магазином, теряются связи. Проследить и заставить работать агента достаточно трудно.
Качество работы агента целиком зависит от его коммуникабельности, внешнего вида. Умение настойчиво предлагать товар дано не каждому. Недостаток того или иного качества приводит к тому, что часть потенциальных клиентов теряется, а в последствии предвзято относится к сотрудничеству.
Для того чтобы максимально сократить данные недостатки, необходимо принять ряд мер, направленных на повышение эффективности работы агентов и предприятия в целом. Для этого можно использовать как различные методы управления персоналом, так и маркетинговые ходы.
Оценить работу агентов можно по количеству заказов принесенных каждым в отдельности. Но характер районов не дает объективной картины работы агента. Для этого необходимо ввести ряд документов, которые будут заполняться агентами о проделанной ими работе. Такими документами могут быть дневные отчеты о посещении магазинов, описание магазина (площадь, характер, расположение, близость конкурентов, характер района, контингент жителей и др.), характер разговора с представителем магазина, пожелания покупателей и пр. Введение таких документов позволит убить двух зайцев: оценить работу агентов, частично оценить потребности покупателей. Агент во втором случае является не только торговым представителем, но реально участвует в повышении эффективности деятельности предприятия. Он тоже заинтересован в более ходовом ассортименте, повышении товарооборота – это его заработок.
С другой стороны, оценивая работу агентов, предприятие обоснованно может уволить ленивых агентов и заменить их более активными. Такая замена может принести предприятию дополнительную прибыль, а более старательному работнику зарплату. Кроме того, анализ такой документации позволит выявить застойные районы, в результате отказаться работать с ними или изменить ценовую политику по отношению к этим районам.
Необходимым условием для организации данной формы работы заключается разработка форм и составление ежедневных отчетов. Анализ этих форм также требует затрат времени. Это то, что касается работы агентов. Другая сторона работы с покупателями – это постоянное поддержание связей, стимулирование покупательской активности. Это осуществляется за счет рекламы.
Для торгового предприятия наиболее эффективными инструментами можно назвать следующие:
· разработка фирменного логотипа и знака, фирменной документации, бланков, конвертов, визиток и т.д.;