Мобильные выставочные стенды - незаменимы при проведении промо-акций. Подобное выставочное оборудование удобно, компактно и экономично. Эти выставочные стенды отличает компактность, легкость и дизайн, что позволяет удобно расположить их в любом месте. Мобильные выставочные стенды - буклетницы, которые служат практичными подставками для печатной продукции и дополняют стенды. Компания «Место под солнцем» располагалась на стандартном выставочном стенде, который был оформлен аппликацией из самоклеющейся пленки, полиграфической печатью. На стенде было много каталогов, визиток, но отсутствовала сувенирная продукция, фуршет, музыкальное сопровождение другая выставочная атрибутика.[22]
2.3Подведение итогов и оценка результатов от участия в выставке
Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: организационные и коммерческие. При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:
· Удачно ли выбрано место для стенда?
· Была ли оптимальной планировка стенда?
· Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?
· Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
· Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?
· Какие неудобства были во время работы на стенде?
· Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?
· Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?
Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д.
Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:
· Отправить благодарственные письма за посещение стенды фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;
· Разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;
· Разослать посетителям обещанные документы и рекламно-информационные материалы;
· Проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;
· Посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;
· Установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;
· Поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;
· Отправить благодарственные письма и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информации о выставке – так называемую папку для прессы.
Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С.Миллер для « эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевыставочного письма заготовить заранее (до открытия выставки) и разослать его настолько быстро после окончания выставки, чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с нее. Автор приводит 4 аргумента:
· Броскость – письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;
· Память – впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;
· Доверие – выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию;
· И последнее – у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, - личный доступ.
Кроме описанных выше мероприятий в план послевыставочной работы включаются:
· Подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству компании, а также отделам маркетинга и рекламы;
· Анализ выявленных недостатков в процессе полготовки и проведения выставки;
· Подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей и т.п.);
· Развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.
После завершения выставки проводится всесторонний анализ работы на выставке, оценивается эффективность участия и составляется итоговый отчет по участию в выставке. Объективные показатели работы предприятия на выставке, которые позволяют оценить эффективность его участия в ней, и есть ни что иное, как коммерческие итоги. Рекомендуется в последний день выставки произвести первую оценку результатов по следующим параметрам:
1)Количество посетителей на стенде всего, по отдельным дням и периодам времени (часам) в течение дня;
2)Количество проведенных переговоров по целевым группам посетителей, темам, в разрезе товаров и услуг;
3) количество новых контактов с заказчиками и их анализ;
4) количество и объем заключенных контрактов;
5)перечень перспективных партнеров – посетителей стенда, с которым следует установить контакт;
6)отзывы посетителей о представленных продуктах и услугах, об оформлении стенда, о различных мероприятиях, проведенных на стенде;
7)собственная оценка проведенным семинарам, докладам, пресс-конференциям;
8)эффективность работы стендистов;
9)итоги по работе с организаторами выставки[23].
3. ГЛАВА: Как сделать «ТурСиб-2010» более эффективным
3.1 Личные впечатления от выставки «ТурСиб»-2009
В своей жизни я видела немалое количество выставок, проводимых «Сибирской ярмаркой», «ТурСиб» посетила второй раз. Я посетила его на второй день работы, в самый разгар дня. Первое, что приходит на ум, при виде всего происходящего: «Видимо, во всем виноват кризис ……». Полупустой зал, вялые стендисты, почти полное отсутствие промоутеров, нет ярких костюмов, серые стенды, худые подборки, девушки-модели, как вымирающий вид, самый минимальный набор всего самого необходимого. И ЭТО ТУРИСТИЧЕСКАЯ ЯРМАРКА???? ЯРМАРКА, ГДЕ ПРОДАЮТ НЕ ТОВАР, А ЭМОЦИИ????
На мой взгляд «Сибирская ярмарка» весьма оптимистично оценила результаты выставки в сравнении с 2008 годом, сказав, что количество участников численно увеличилось. За счет чего увеличилось, где там разместилось 3700 человек? Быть может, я их просто не заметила за блеклыми стендовыми перегородками? Или они все прошли за первый и третий день работы? По поводу экспонентов, была удивлена, что 2 улицы были полностью заняты музеями. Потом узнала, что арендная плата для них была «несколько» другая, чем для всех остальных. Кстати, это была хорошая идея организаторов пригласить музеи для наполняемости зала и поднятия культурного уровня населения. Хотя, лучше бы они бизнес-предприятиям скидки на аренду сделали. Стендисты в своем большинстве работали плохо, особенно удивила девушка из компании «S7». Когда я подошла к их стенду чтобы взять каталог, она сначала долго не могла очнуться ото сна, потом бормотала что-то неясное в ответ на мои вопросы. Ни какой презентации я так и не получила, дать каталог мне сначала отказались, лишь потом, когда я сама предложила визитку мне все-таки протянули зелененький журнал и даже рассказали о том, какой процент меня ждет, после реализации их авиабилетов. Конечно же желания общаться с « S7» после такого контакта у меня не возникло. Самое главное на «ТУРСИБЕ» это зрелищность, безликие стенды «ТУРСИБА» - 2009 г не впечатляют, не склоняют меня ни к покупке, ни к общению. Выставка – ежегодное мероприятие и в эти 4 дня фирма должна представать во всей красе. Тем более, раз ты решаешься выложить не малую сумму за аренду, постройку стенда и прочего, неужели ты не можешь потратить несколько дополнительных десятков тысяч на то, что сыграет главную роль в успехе и будет в конечном итоге привлекать к тебе людей. Стенды «ТурСиба-2009» напомнили мне торт, который испечь, испекли, но забыли украсить и смазать кремом, ты должен быть действительно голодным, чтобы этим тортом заинтересоваться. На мой взгляд, привлечь внимание можно не обязательно за большую стоимость. Необычный антураж подобрать просто, особенно для туристической выставки. Продажа туристского продукта - это эмоции. Так дайте же мне эти эмоции! Разве не подошла бы я к стенду, похожему на бунгало, откуда из динамиков был слышен прибой океана, где стендисты были одеты в светлую и яркую одежду для отдыха, где на стенде рядом с каталогами лежали ракушки и этнические сувениры, где вместо стойки был бамбуковый столик, на котором были выставлены коктейли и экзотические фрукты. На чей стенд я бы пошла в первую очередь, если бы около входа ко мне подбежала симпатичная девушка, одетая в стиле - «гавайская вечеринка», накинула мне на шею венок из цветов, к которому был приколото приглашение на стенд, оформленное в виде авиа-билета, где в графе «место прилета», значилось – «Тропический рай» компании «такой-то»?
Нет времени и фантазии на необычный антураж и промо-персонал, подготовь грамотных стендистов, которые будут всеми силами заполнять недостаток визуальных эмоций. [24]Сервис на выставке должен быть безупречным, ведь стендист – это лицо компании, голос компании, уши компании. Компания «Место под солнцем», о которой я писала ранее, вообще себя никак не проявила на «ТурСиб-2009». Хотя, являясь свидетелем того, как они к ней готовились(они живут в офисе по-соседству), я понимаю почему. За полторы недели до выставки их европейские друзья согласились профинансировать это мероприятие. Все, что успел сделать Птушкин Иван – директор этой компании, так это найти дизайнера, разработать полиграфию, заказать простейший стенд и утрясти все формальные вопросы. Даже дизайн каталога оказался крайне неудачными – нечитабелен, неудобен в пользовании, ощущение, что дизайнер всеми силами пыталась втиснуть на лист формата А4 все виллы Европы сразу (см. Приложение 2). Итог – выставка не принесла вообще никаких результатов. А все почему? Потому-что не было подготовки, не было планирования, не было поставлено достижимых целей, не было предпринято действий к их достижению.