В якості інструментів фінансових комунікацій компанія має в своєму розпорядженні щорічні звіти, щорічні зібрання акціонерів, брошури, відеозвіти, спеціальні зустрічі та інші міроприємства [19, 256].
Типовий щорічний звіт містить опис компанії, лист до акціонерів, фінансовий огляд, пояснення та аналіз, обговорювання питань маркетинга, менеджмента та графіки.
1) Опис компанії містить назву, адресу головного офісу, інформацію про сфери діяльності та узагальнення результатів в текстовій та цифровій формі.
3) Фінансовий огляд містить результати за декілька років по таким параметрам як об’єм продажу послуг, затрати на продукцію, податки, чистий прибуток, видатки, коефіцієнти ціна/прибуток, коефіцієнт використання заємних коштів, повернення на активи та повернення на власні кошти компанії.
4) Пояснення та аналіз подають фінансовий звіт шляхом факторів, що вплинули на прибуток, на доход по операціям та росту активів.
5) Обговорення задач менеджменту та маркетингу включає профіль чи коротку характеристику ведучих менеджерів компанії, опис ринку та послуг компанії, відображає діяльність компанії в соціальній сфері, спонсорство та благодійність.
6) Графіки та фото покращують візуальне сприйняття матеріалів. Вони мають бути теплими, викликати позитивний настрой. Багато читачів не мають часу читати весь матеріал, тому проглядають лише графіки та ілюстрації.
Менеджмент акціонерної компанії повинен раз на рік зустрічатись з акціонерами на зібранні акціонерів. Ретельно продумане та організоване зібрання – ефективний інструмент комунікації з інвесторами. Організовуючи зібрання акціонерів, потрібно враховувати слідуючи моменти:
1. Оголошення про зібрання розсилається в фінансові ЗМІ та гостям. Повідомляється акціонерам, інвесторам, персоналу. Повідомлення-запрошення слідують повторно – по телефону чи в особистій формі.
2. Оголошення для менеджменту. Повідомляється всім членам ради директорів, ключовим керівникам з метою забезпечення їх присутності.
3. Підготовка менеджменту. Окреслюється коло питань акціонерів та проблем. Готуються відповіді на запитання, переглядають та репетують промови керівників.
4. Підготовка матеріалів для презентації. Перевіряються замовлення на виготовлення діаграм та слайдів відповідно до тексту промов, переглядаються фільми.
5. Розпорядок дня: порядок презентації:
вступ( голова звертається до зібрання і представляє раду директорів та менеджмент);
промова головуючого з загальним оглядом діяльності компанії;
послання президента компанії з візуальним супроводом;
фінансовий звіт віце-президента з фінансів із слайдовим супроводом;
фільм;
внесення пропозицій акціонерами;
голосування пропозицій;
загальна дискусія;
оголошення результатів голосування;
представлення нагород подяки компанії;
закриття;
Підготовка місця зібрання;
Фінальна перевірка готовності матеріалів, технічних засобів.
Промови менеджменту мають підкреслювати поточні результати та досягнення. При голосуванні визначаються члени ради директорів, аудитори, приймаються рішення по пропозиціям акціонерів. Позиція менеджменту з цих питань доводиться до відома акціонерів в попередньо розісланих заявах. До сесії питань та відповідей менеджмент повинен готуватись заздалегідь, відповіді треба попередньо узгодити. Виважена поведінка менеджмента на зібранні здатна виграти голоси самих скептичних акціонерів.
Як засіб фінансових комунікацій з аналітиками та інвесторами, компанія може випустити спеціальні брошури з оглядом фактів та статистикою діяльності компанії з метою надання спеціалізованої інформації для можливого використання в аналітичних оглядах і рекомендаціях. Для поглибленого інформування широкої громадськість про власну діяльність, компанія може передрукувати свій звіт щодо прибутків та видатків, балансовий звіт в ЗМІ або зробити спеціальний медіа-випуск. Для посилення враження компанія може проводити екстравагантні зустрічі для акціонерів та інвесторів з великою кількістю гостей.
Потреба бізнесових структур підтримувати добрі стосунки з державними структурами та чиновниками всіх рівнів та гілок влади являється одним із головних стимулюючих факторів росту інституту лобізму.
Аргументами доцільності включення даного питання до роботи виступають наступні. Держава, як відомо, різними шляхами через законодавство, податкову політику та різного роду контролюючі функції намагається втручатись в усі сфери життєдіяльності організацій. Саме тому в останній час росте кількість корпорацій, що створюють в межах своїх управлінських структур спеціальні підрозділи з питань зв’язків з органами державної влади на національному та місцевому рівнях. Оскільки в таких структурах працюють, як правило, лобісти, що зобов’язані мати справу із державними органами, то зрозуміло, що лобіювання стало частиною функцій ПР окремих організацій. Наприклад, в США кожна третя компанія з щорічним прибутком більше 100млн. доларів має власний штат лобістів на столичному рівні. В США на сьогоднішній день зареєстровано більш як 14 тисяч фізичних та юридичних осіб, що представляють інтереси 12 тисяч національних та міжнародних компаній та різного роду об’єднань. Виходячи з цього, автор вважає за доцільне:
- привести в загальних рисах схему роботи лобіста;
- привести на прикладі компанії „РЕНОМЕ” проведення ПР-компанії привернення уваги громадськості та здійснення впливу на державні органи для того, щоб останні прийняли участь у вирішенні проблем в галузі енергетики.
Лобісти, що відповідають за зв’язки компанії з державними органами влади, головним чином відслідковують та зважують той вплив, який здатні здійснити законопроекти та поправки до них, що обговорюються, на життєдіяльність організації. Як правило, лобісти переслідують наступні цілі:
- покращення відносин з відповідальними робітниками державних органів;
- моніторинг роботи законодавчих органів, міністерств та відомств в тій сфері, в якій здійснює діяльність певна організація;
- вплив на законодавство, що зачіпає інтереси підприємства;
- завчасне інформування законодавців та досягнення розуміння з їхньої сторони специфіки роботи організації.
Сутність роботи лобіста полягає в тому, щоб інформувати та переконувати законотворців та осіб, що приймають рішення. В рамках цього лобіст виконує наступні дії:
Збирання фактів. Державне управління – це велика кількість статистичних даних, економічних показників, рішень і т.п., про які слід знати.
Інтерпретація управлінських акцій. Лобісти часто прогнозують, що може трапитись в сфері законодавства та пропонують міри щодо нейтралізації небажаних наслідків для організації.
Інтерпретація діяльності організації. Лобіст доводить до відома членів парламенту та державних органів позицію організації щодо певних рішень та законів.
Захист позицій організації. Лобіст від імені клієнта відстоює його інтереси, переконує законодавця у необхідності прийняття певного рішення. Завчасно проінформувавши законодавця щодо позиції компанії відносно обговорюваного законопроекту, лобіст досягає такого напряму обговорення його, який відповідає позиції клієнта. Іноді у законотворців не вистачає часу ознайомитись з усіма законопроектами, що висуваються на голосування, тому вони залежать від інформації, яку надають лобісти.
Створювати інформаційні приводи для паблісіті. Більшість новин народжуються в столиці. Вони є базовими для великої кількості журналістів із різних ЗМІ.
Безпосередньому процесу лобіювання передує процес збору інформації. Лобіст мусить мати поточну інформацію по колу питань, що лобіюються, точно знати розташування сил в законодавчому органі, бути в курсі існуючих точок зору, знати потенційних прибічників та опонентів організації та їх аргументи. Джерелом інформації можуть виступати відкриті слухання та безпосередні зустрічі з представниками виконавчих органів влади, профспілок і т.п. Наступний етап – процес будівництва коаліції, що полягає в об’єднанні людей, інтереси яких співпадають з метою підтримки схвалення чи відхилення законодавчого акту чи рішення.
Безпосереднє лобіювання здійснюється шляхом прямого захисту інтересів компанії, яку представляє лобіст через тиск на законодавців. Цей метод заключається в представленні їм офіційних даних про компанію-клієнта, її інтереси та наслідки, що виникнуть в тій сфері, де вона здійснює діяльність, у випадку прийняття чи неприйняття певних рішень. Проте, враховуючи сучасну політичну ситуацію в Україні, більш доречним буде опосередковане лобіювання, так зване місцеве, “у коріння трави”. Власне, це лобіювання знизу за допомоги різного роду масових кампаній, мобілізації місцевої громадськості на підтримку певного законодавчого акту чи на противагу йому.