2. ОСНОВНИЙ ЕТАП
Початком основного етапу можна вважати явку експерта до замовника експертизи або збір робочої групи для проведення експертної оцінки (наприклад, дегустації або експертизи нових товарів).
Підготовка до проведення експертизи
При проведенні кількісної та/або якісної експертизи замовник повинен представити експерту такі технічні документи:
- письмову заявку, якщо виклик експерта здійснювався по телефону;
- товарно-супровідні документи: товарно-транспортні накладні, сертифікати, посвідчення про якість, рахунки-фактури та інші документи, які містять інформацію про товар, що піддається товарній експертизі;
- завірену копію виклику постачальника, якщо він викликався;
- приймальні акти, акти розбіжностей між постачальником і отримувачем (вимагається у випадку, коли експерт викликаний у зв'язку з виникненням розбіжностей); акт первинної експертизи (при проведенні повторної
або контрольної експертизи); комерційні акти, акти відбору проб; заключення або протоколи випробувань зразків товарів;
- договір купівлі-продажу або поставки;
- інші необхідні технічні або нормативні документи.
Експерт повинен уважно всі представлені документи, зробити їх аналіз і оцінку на предмет достовірності інформації, яка в них міститься.
Після ознайомлення з представленими документами експерт починає другий етап експертизи - експертному дослідженню, яке починається з перевірки робочого місця.
Після ознайомлення з робочим місцем експерт перевіряє представлені замовником спеціальні прилади, інструменти, інвентар і обладнання.
Потім експерт починає огляд приміщення, де зберігається експертна продукція і товар. При цьому він повинен звернути увагу на такі моменти:
- чи правильно складований товар;
- яка температура і вологість в приміщенні (перевірка температури і вологості проводиться по термометру і психрометру); які товари знаходяться по сусідству з товаром, який буде експортуватися;
- в якому стані тара, чи не порушена і чи правильно проведене пакування, чи є і як нанесене товарне, вантажне і спеціальне маркування і т.і.
У подальшому експерт проводить експертне дослідження самої продукції і товару, по якому замовник бажає отримати його заключення. Експертне дослідження повинно проводитись по тих показниках, по яких виникли суперечки між отримувачем і постачальником. Однак, якщо у процесі експертизи будуть виявлені недоліки (дефекти в продукції або товарі, визначення яких не входило в завдання експерта, але наявність яких має суттєве значення, то експерт повинен відобразити їх в актах.
Експертна оцінка. Загальні положення
Це найважливіша складова частина основного етапу. При проведенні експертизи експерт керується інструкцією про проведення експертизи та іншими нормативними документами.
Експертиза проводиться особисто експертом або групою експертів. При проведенні експертизи всі результати експертної оцінки та інша інформація, необхідна для складання акту експертизи, записується експертом в робочий зошит.
Як правило, при експертній оцінці використовують номенклатуру показників, регламентованих стандартами, або ТУ. Тому після визначення дійсних значень показників якості, експерт встановлює їх відповідність регламентованим значенням або зразкам, еталонам.
Порядок проведення експертизи кількості товарних місць та/або товару
Кількісна експертиза - оцінка кількісних характеристик товару експертами при неможливості використання вимірювальних методів та/або необхідності підтвердження достовірності результатів вимірювань незалежною стороною.
Призначенням кількісної товарознавчої експертизи є визначення кількості товару в товарній партії та/або кількісних характеристик їх одиничних екземплярів або комплексних пакувальних одиниць. Найбільш розповсюджена сфера використання кількісної експертизи - приймання товарів за кількістю у випадках виникнення розбіжностей між постачальником і отримувачем, при значних відхиленнях між кількістю, вказаною в товарно-супровідних документах, і кількістю, встановленою при вимірюванні у отримувача.
3. ЗАКЛЮЧНИЙ ЕТАП
Документальне оформлення результатів експертизи
Це один з найбільш відповідальних етапів, в якому підводяться підсумки раніше проведеної роботи. Метою цього етапу є аналіз і оцінка отриманих результатів, а також їх документальне оформлення.
Недостатність, недостовірність результатів і нечіткість їх аргументації можуть поставити під сумнів правильно проведену експертну оцінку.
Результати експертизи можуть бути оформлені у вигляді акта експертизи, протоколу дегустації, або в іншій формі. Для оформлення результатів експертизи використовують бланки спеціальної форми, які можуть бути затверджені керівником вищої експертної організації. В акті повинні бути відображені всі необхідні дані про асортимент, кількісні і якісні характеристики об'єкта експертизи. Ці дані повинні мати можливість перевірятись, тобто при призначенні повторної експертизи вони повинні бути підтверджені з урахуванням визначеної похибки.
Акт експертизи або заключення повинні складатися з трьох основних частин:
- загальної (протокольної);
- констатуючої;
- заключної.
Результати експертиз кількох партій товару, проведених за одним нарядом в одного замовника, експерт оформляє окремими актами. У пунктах загальної (протокольної) частини акту експерт вказує дані, які відповідають найменуванню пункту. При відсутності необхідних даних по конкретному пункту він не заповнюється, про що в констатуючій частині акту робиться відповідний запис.
У констатуючій частині акта експертизи повинні бути: опис (хід вивчення) пред'явлених документів; аргументовано викладені методи і фактично встановлені результати експертизи (огляд та/або дослідження об'єкта експертизи, проведених розрахунків і т.д.), проставлені дати, а при необхідності і години початку і закінчення експертної оцінки (перевірки товару).
Констатуюча частина підписується експертами і представниками організацій, які беруть участь у проведенні експертизи. При незгоді останніх із змістом цієї частини вони повинні підписати його із посиланням на особисту думку, яка додається до акта експертизи. У випадку відмови представників від підпису і дачі особистої думки експерт має право оформити акт експертизи без їх підписів, зробив про це відповідний запис в акті.
Загальну і констатуючу частини експертизи перевіряють представники зацікавлених сторін, які присутні при експертизі. Якщо при перевірці вони виявляють помилки або щось не зрозуміле, то вони мають право вимагати від експерта їх виправлення. У подальшому експерт не має права вносити зміни без згоди цих осіб в загальну констатуючу частину.
Заключення за результатами експертизи експерт оформляє самостійно. При цьому зацікавлені сторони не повинні бути присутніми, щоб не впливати на об'єктивність експерта. При оформленні заключення пред'являються вимоги: об'єктивність, достовірність і обґрунтованість. Експерт повинен проаналізувати і об'єктивно оцінити результати експертизи, дати аргументацію проведеної оцінки, що обумовлює достовірність заключення. У заключенні експерт повинен відповісти на поставлені завдання, сформулювати висновки.
При оформленні заключення, експерт повинен вказати: найменування документів, дату і номер їх затвердження, якщо в ході експертизи ці документи були використанні. У заключенні враховують як результати проведених експертом досліджень, так і результати, отримані у випробувальній лабораторії. При цьому експерт повинен перевірити достовірність результатів досліджень шляхом встановлення наявності у випробувальній лабораторії акредитації в конкретній сфері, а також проведення лабораторних досліджень арбітражними або іншими прийнятими методами.
Протокол випробувань, якщо вони проводились, є невід'ємною частиною акта експертизи.
Підписується заключення тільки експертом або групою експертів, які проводять експертизу. Зацікавлені сторони акт експертизи не підписують, так як в протилежному випадку оформлений акт буде регламентувати не як акт експертизи, а як акт комісії. Це пояснюється сутністю експертизи як оцінки, яка проводилась незацікавленими суб'єктами.
Типова помилка недосвідчених експертів заключається в тому, що вони складають заключення в присутності і при участі зацікавлених сторін, дають підписувати їм акт. Варто врахувати, що зацікавлені сторони можуть підписувати лише загальну і констатуючу частини акта в підтвердження згоди з вказаними в них даними.
Заключення експерта.
Заключення експертів є документом, який підтверджує об'єктивність достовірність експертної оцінки, яка проведена незацікавленою стороною Ці документи призначені:
- для проведення остаточного приймання товарів за кількістю і якістю;
- для подолання суперечностей між зацікавленими сторонами прі розбіжності даних за кількістю і якістю отриманих фактично і вказаних ї документах;
- для підтвердження встановлених вимог;
- для об'єктивної оцінки нових товарів;
- для встановлення коефіцієнтів вагомості та інших показників, при визначенні яких відсутні об'єктивні методи оцінки.
Заключення повинно бути складено експертом коротко, конкретно обґрунтовано, виходячи з безперечних і об'єктивних даних. Чіткості викладення попереджає в подальшому необхідність додаткових пояснень експерта. Заключення повинно кореспондуватись з констатуючою частиною акта експертизи