Руководство оптовой ярмаркой осуществляет постоянно действующий ярмарочный комитет, в состав которого включаются представители государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий-изготовителей товаров, коммерческих структур-покупателей и других предприятий.
Ярмарочный комитет выполняет следующие функции: определяет сроки и место проведения ярмарки; создает рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу по учету договоров и другие органы; определяет графики встреч поставщиков и покупателей; утверждает смету доходов и расходов ярмарки, размер средств на ее проведение и источники их получения; порядок, режим работы ярмарки; разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров; решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением ярмарки. Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем.
При организации ярмарочной (выставочной) торговли принято выделять три основных этапа ее проведения: предварительный, организационный и заключительный. Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой ярмарки или выставки-продажи. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые разрабатывают положение о проведении ярмарки и рассылают письма потенциальным участникам с информацией об условиях участия в ярмарке.
Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы (объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д.). За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и др.
Основным источником доходов от проведения ярмарки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, транспорта, аренду складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно-коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.
Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап включает также оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведение аукционных торгов, презентаций и других мероприятий. Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрицательных моментов в ее работе. Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмарки, предложения по производству товаров и т.д. представляются заинтересованным организациям и органам управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.
Распад государственной централизованной оптовой торговли, отсутствие новой, соответствующей условиям рыночной экономики системы распределения продовольствия способствовали формированию нецивилизованной рыночной среды. Проблема продовольственного обеспечения страны потребовала нахождения новых подходов к организации оптовой торговли и товародвижения продовольственных товаров и сельскохозяйственного сырья для снабжения населения.
Оптимальной формой такой организации был определен оптовый продовольственный рынок. Оптовые продовольственные рынки - место купли-продажи конкурентоспособного сельскохозяйственного сырья и продовольствия оптовыми и розничными торговыми предприятиями и частными торговцами. Во многих странах с рыночной экономикой (Франция, Япония, Португалия и др.) важную роль играют оптовые рынки, занимающие срединное положение между оптовой ярмаркой и товарно-сырьевой биржей.
Однако в отличие от двух последних оптовый продовольственный рынок располагает собственным складским хозяйством.
Основными функциями оптовых продовольственных рынков являются: обеспечение круглогодичного снабжения населения качественными продуктами питания, сокращение потерь сельскохозяйственной продукции; предоставление всем поставщикам сельскохозяйственной продукции возможности выхода на конкурентный рынок; обеспечение единого обустроенного места для осуществления сделок по купле-продаже сельскохозяйственной продукции и продовольствия; повышение эффективности снабжения и распределения продовольствия в крупных городах, промышленных центрах и отдельных регионах страны; создание новых рабочих мест.
Реализация указанных функций позволяет создать необходимые условия производителям, покупателям и посредникам для совершения оптовых операций на основе конкуренции и сокращения издержек обращения, оптимизировать систему товародвижения сельскохозяйственной продукции и продовольствия, транспортного и информационного обеспечения.
Структура оптовых продовольственных рынков включает: рынки, сформированные по территориальному признаку (региональные, городские, районные, сельские (поселковые); специализированные рынки (плодоовощные, мясные, рынки скота и т.п.); универсальные, реализующие различную продукцию.
Для обеспечения функционирования крупных рынков создаются специальные службы: информационные, расчетно-финансовые, юридические, общепита и гостиничного хозяйства, транспортные, а также государственная служба сертификации и контроля качества продукции. На оптовом рынке предусматривается павильонно-секционная организация торгового процесса. Местом проведения оптовых торгов является торговый зал оптового рынка.
Общие принципы взаимоотношений между продавцом и покупателем на оптовом рынке регулируются гражданским законодательством, основывающимся на признании равенства участников хозяйственных отношений, неприкосновенности их собственности, свободы договора, недопустимости вмешательства администрации рынка в их коммерческую деятельность.
К участникам торгов на оптовом рынке относятся: собственники товаров (производители, оптовые предприятия, посредники) или их полномочные представители, имеющие право ведения торговых операций на рынке (продавцы); розничные торговые и иные предпринимательские структуры, имеющие доступ на оптовый рынок в качестве покупателей; персонал оптового рынка, участвующий в оформлении торговых сделок непосредственно в товарных секциях.
Администрация оптового рынка обеспечивает соблюдение установленного порядка ведения оптовых торгов и идентификацию их участников. Персонал оптового рынка, обслуживающий торговый процесс, не имеет права осуществлять сделки, а также прямо или косвенно вмешиваться в процесс ведения торгов.
По формам участия оптовый рынок должен предоставлять возможность ведения оптовых торгов на основе: долгосрочной аренды продавцом места в торговом зале; краткосрочной аренды необходимых торговых площадей; разового участия в оптовых торгах с подневной оплатой стоимости торгового места или специальной рыночной пошлины, дифференцированной по видам товара и уплачиваемой с оборота. Арендаторами торговых мест на оптовом рынке не обязательно должны быть владельцы (собственники) товаров.
Предусматривается возможность аренды торговых мест агентами собственников, комиссионерами, другими посредниками. Выбор формы торгов на оптовом рынке определяется собственником товара, если иное не предусмотрено законом. Оптовые торги проводятся, как правило, на основе частных соглашений продавца и покупателя. В отдельных случаях оптовые торги могут быть проведены на основе аукциона или конкурса.
Право продажи оптовых партий товаров предоставляется зарегистрированным оптовым продавцам при условии предъявления лицензии на ведение торговой деятельности (в случае ее лицензирования) и документов, подтверждающих качество реализуемых товаров и состояние здоровья оптовых продавцов по установленным для торговли медицинским показаниям.
Оптовый продавец имеет право требовать от администрации оптового рынка: обеспечения санитарных правил и техники пожарной безопасности; компенсации стоимости товара, утраченного в связи с невыполнением ею своих обязанностей по обеспечению торгового процесса; замены весов и весоизмерительных приборов, инвентаря и инструментов, не соответствующих техническим требованиям и санитарным нормам; своевременного вывоза мусора, тары и упаковочных материалов из торгового зала.
Оптовый продавец обязан: соблюдать правила торговли и внутренний распорядок на рынке; соблюдать санитарные, противопожарные требования; по окончании торгов освободить торговое место, сдать арендованное оборудование, инвентарь и инструменты.
Руководитель оптового рынка несет ответственность за его общее санитарное состояние, соблюдение в нем санитарного режима, а также санитарное состояние прилегающей территории.
Контроль за соблюдением санитарных правил на оптовом рынке осуществляют органы и учреждения санитарно-эпидемиологической службы. Обязанностью администрации оптового рынка является создание и поддержание в работоспособном состоянии службы весоизмерительных и других приборов, которые должны иметь ясные клейма и представляться на поверку в установленные сроки органам государственной метрологической службы. Использование мер и весоизмерительных приборов осуществляется путем аренды (лизинга) между администрацией оптового рынка и пользователем. В торговом зале оптового рынка на доступном для покупателей месте должны быть установлены контрольные весы. Администрация оптового рынка несет ответственность за техническое и санитарное состояние выдаваемых гирь, весов и других измерительных приборов.
Общий контроль за соблюдением правил торговли на оптовом продовольственном рынке осуществляется администрацией оптового рынка.