- тип рекламы (статья, модуль, баннер, контекстный показ и т.д.);
- контактные данные (телефон, Ф.И.О.);
- период показа рекламы;
- номер счёта;
- стоимость размещения рекламы;
- комментарий.
Сведения о тематических выставках
- название выставки;
- дата проведения;
- место проведения выставки (название комплекса, адрес, телефон);
- организатор (название организации, адрес, телефон, контактное лицо);
- тип участия (очное, заочное, по приглашению);
- расходы на участие в выставке (услуга, номер счёта, стоимость);
- отчёт.
Сведения о сувенирной и полиграфической продукции
- наименование заказываемой продукции;
- тип продукции (сувенир, полиграфия);
- количество штук;
- номер счёта;
- стоимость заказа;
- изготовитель продукции (название организации, телефон, контактное лицо);
- сроки изготовления;
- заказ для выставки (название выставки, количество штук).
Сведения о визитках
- количество штук;
- изготовитель визиток (название организации, телефон, контактное лицо);
- номер счёта;
- стоимость заказа;
- сроки изготовления;
- для кого заказ (Ф.И.О. сотрудника.).
Данные для информационной рассылки
- название организации;
- ФИО клиента;
- адрес;
- телефон;
- дата отправления информационного письма;
- ответственный сотрудник (Ф.И.О. сотрудника);
- приглашение на выставку (название выставки);
- отчёт.
Сведения о сотруднике компании
- Ф.И.О. (на русском и английском языках);
- Должность (на русском и английском языках);
- номер мобильного телефона;
- номер внутреннего телефона;
- E-mail.
Описание выходных данных
Выходные данные предоставляются в виде отчётов.
Перечень отчётов:
Отчет по рекламе
Отчёт по размещенной рекламе должен содержать следующие данные:
- название носителя рекламы;
- тип носителя;
- тип рекламы;
- период показа рекламы;
- номер счёта;
- стоимость размещения рекламы;
- общая сумма расходов;
- комментарий.
Годовой отчёт о выставках
Отчёт о выставках за определённый год должен отображать следующие данные:
- название выставки;
- дата проведения;
- место проведения;
- организатор;
- тип участия (очное, заочное, посещение, не участвуем);
- расходы (услуга, номер счета, цена, общая стоимость);
- общая сумма расходов;
- отчёт.
Годовой отчёт по заказам сувенирной и полиграфической продукции
Отчёт по заказанной продукции должен содержать:
- наименование продукции;
- тип продукции;
- количество штук;
- номер счёта;
- стоимость заказа;
- название изготовителя продукции;
- заказ для выставки (название выставки, количество штук);
- общая сумма расходов на сувенирную продукцию;
- общая сумма расходов на полиграфическую продукцию.
Макет визитной карточки сотрудника
Макет должен быть представлен в двух вариантах: русская и английская версии. Должен содержать следующую информацию:
- название компании;
- контактные данные компании;
- данные о сотруднике (Ф.И.О., должность, номер мобильного телефона, E-mail).
Информационное письмо
Содержание информационного письма должно быть следующим:
- текст обращения с информацией о компании «УЗО-Электро»;
- кому адресовано (название компании, Ф.И.О. руководителя).
Приглашение на выставку
В приглашении должны быть указаны следующие данные:
- данные получателя (название компании, Ф.И.О. руководителя);
- информация о компании «УЗО-Электро» и текст приглашения;
- информация о выставке (название, дата и место проведения).
Для отчётов: информационное письмо и приглашение на выставку, должна быть предусмотрена возможность экспортирования данных в текстовый редактор MicrosoftWord для дальнейшего редактирования их содержимого.
Требования к разрабатываемой системе
К функциональным характеристикам
Разрабатываемая информационная система должна поддерживать заданную структуру интерфейса, т.е. поддерживать заданные форматы входных и выходных данных.
К надежности
В системе должен быть обеспечен внутренний контроль параметров средствами СУБД MicrosoftAccess 2000, а именно обеспечение целостности данных за счет установки каскадного обновления и удаления записей из подчиненных таблиц.
В целом информационная система должна быть функционально полной и способной отражать адекватную информацию. Обеспечение надежности вычислительного процесса должно выполняться внешними средствами операционной системы Windows (реакция на сбой, отказ и неправильный ход вычислительного процесса).
К составу и параметрам технических средств
Для использования разрабатываемой системы необходим компьютер, конфигурация которого позволит запустить на нем СУБД Access 2000.
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ
Проектирование базы данных является одной из наиболее ответственных и трудных задач, связанных с созданием информационной системы. В результате ее решения должны быть определены и содержание базы данных, и эффективный с точки зрения будущих пользователей способ ее организации. Учитывая требования пользователей системы, необходимо принять во внимание следующие: получаемая информация по структуре и содержанию должна соответствовать решаемым задачам; база данных должна при необходимости легко модифицироваться и расширяться; необходимо обеспечить простоту и удобство обращения пользователей за необходимой информацией.
По логическому представлению модели данных СУБД делятся на несколько типов: реляционные, сетевые и иерархические. Эти три модели различаются в основном способами представления взаимосвязей между объектами. Реляционное представление данных в настоящее время является наиболее распространенным, и фактически стало промышленным стандартом при разработке баз данных, обладает некоторыми преимуществами по отношению к другим моделям.
Вся информация в базе данных представлена в виде таблиц. Она поддерживает три реляционных оператора: выбора, проектирования и объединения, с помощью которых можно получить необходимые данные. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод, независимо от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
На основании вышеизложенного, рассмотрим этапы проектирования системы.
3.1 Диаграмма бизнес-процессов
Для описания предметной области используется диаграмма бизнес-процессов. Диаграмма потока данных (BPM – BusinessProcessModeler) показывает перемещение данных по различным процессам делопроизводства и позволяет лучше понять взаимосвязь между бизнес-операциями и информационными потоками.[4]
Диаграмма позволит увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы зависят от других функций. Все это поможет устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты. Диаграмма потока данных состоит из 4-х видов компонентов: процессов (функций), потоков данных, накопителей (хранилищ) данных и внешних объектов (сущностей).
Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом. В данном случае процессом является «размещение рекламы», «организация участия в выставке» и т.д.
Внешний объект – это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации. Например, в данной работе внешними сущностями (объектами) являются: сотрудник отдела маркетинга, менеджер отдела продаж, носитель рекламы, организатор выставки и т.д.
Накопитель данных – это некоторое место или устройство для хранения информации. В данной работе накопителем данных является база данных.
Поток данных – это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линии со стрелкой от источника к приемнику. Каждый поток данных имеет свое имя, отражающее его содержимое. Например, в данной работе потоком является «запрос на размещение рекламы», «передача рекламного обращения» и т.д.[4]
На диаграммах (рис.3.1.1, 3.1.2, 3.1.3, 3.1.4) представлены процессы, отражающие функционирование отдела маркетинга.
3.1.1 Процесс размещения рекламы
Диаграмма процесса размещения рекламы представлена на рис.3.1.1.
Сотрудник отдела маркетинга выявляет необходимость размещения рекламы в каком-либо носителе, для этого он анализирует информацию о носителе и о прошлых заказах, которые хранятся в базе данных. Выбрав носителя, сотрудник запрашивает у него условия размещения рекламы, по поступившему предложению он определяет тип рекламы и передает рекламное обращение носителю, после чего заносит необходимую информацию о сделанном заказе в базу данных. Иногда инициатором заказа является сам носитель, обратившийся с предложением на размещение рекламы. В этом случае сотруднику отдела маркетинга необходимо проверить наличие информации о данном носителе в базе данных и далее действовать по вышеизложенной схеме.
3.1.2 Процесс организации выставки
Диаграмма процесса организации выставки представлена на рис.3.1.2