Традиційний підхід до управління запасами розглядав запас як локальне явище. Якщо користуватися термінологією логістики, то традиційний підхід замикався на окремій ланці логістичної системи ігнорував взаємодію ланок на всьому шляху руху матеріального потоку.
Традиційний підхід включає наступні кроки:
1. Визначення характеристик споживання дозволяє оцінити характеристики споживання в майбутньому періоді. За відсутності налагодженої аналітичної роботи по споживачах запасу можна використовувати стандартний пакет обробки статистичних рядів в EXCEL.
2. Вибір можливих методичних прийомів і попередній розрахунок характеристик поставок. Значення характеристик споживання дозволяє визначити метод розрахунку запасу. Запас можна розраховувати у відносних або абсолютних одиницях вимірювання. Моделі розрахунку також можуть бути різноманітними.
3. Узгодження з постачальником характеристик поставок. Попередні розрахунки запасу приводять до необхідності узгодження з постачальником умов поставки. Фактично це самостійна частина роботи пов'язана з вибором постачальника і визначенням умов договору з ним.
4. Визначення характеристик поставок. Знання конкретних умов роботи з постачальниками допомагає перейти до остаточного розрахунку параметрів системи управління запасами.
5. Проектування системи управління запасами повинне завершитися розробкою методики і інструкцій, для кожного рівня старанних працівників виходячи з принципу розмежування повноважень.
При логістичному підході до управління запасами інструментарій роботи із запасами може залишитися колишнім, але повинен принципово змінитися погляд на сам запас. Запас як форма існування матеріального потоку не може розглядатися ізольований в рамках окремої ланки (підрозділи). Необхідна ув'язка всіх ланок ланцюга матеріального потоку зв'язаного, крім того, з відповідним інформаційним і фінансовим потоком. [9]
Концепції управління запасами, що сформувалися.
До теперішнього часу сформувалися три концепції управління запасами:
1. Концепція максимізації запасів.
2. Концепція оптимізації запасів.
3. Концепція мінімізації запасів.
1. Концепція максимізації запасів розробляється вже тривалий час і, можна сказати, майже відійшла в минуле. Потреба накопичувати запаси їжі – найстародавніша проблема в управлінні запасами. На протязі тривалої історії людства великі запаси розглядалися як знак благополуччя і процвітання країни. Високий рівень запасів виправданий, якщо невідомий рівень споживання. Розвиток економіки поступово привів до того, що товари стали отримувати тоді, коли вони потрібні, а не коли є можливість їх купити.
Повторення ситуації необґрунтованого накопичення запасів мало місце в епоху застою в Радянському Союзі. Вітчизняна економіка 1970–1980 років XX ст. – яскравий приклад концепції максимізації запасів. Цілі створення запасів (підвищення ефективності виробництва, забезпечення обслуговування споживачів, страхування збоїв поставок, захист від підвищення закупівельних цін, економія на оптових знижках, економія на транспортуванню) були превалюючими, і вони однозначно визначали позитивне відношення до запасів.
2. Концепція оптимізації запасів. Вже в кінці XIX ст. розвиток економіки привело до зростання промислового виробництва, що неминуче спричинило за собою великі об'єми багато номенклатурних запасів. Саме у той час почав розвиватися науковий підхід до управління запасами, який дозволив знаходити оптимальний рівень запасів при мінімальних витратах на його склад. Складність полягала лише в тому, що вважати оптимальним. З 1915 р. розвивається підхід оптимізації рівня запасу виходячи з оптимального розміру замовлення. В цей період відмінність між мінімізацією витрат і мінімізацією рівня запасів не бралося до уваги. На протязі 1920-х років багато компаній знижували запаси – часто до такого рівня, який приводить до зниження ефективності виробництва. В 1931 р. виходить перша спеціалізована книга по управлінню запасами. Цю подію можна вважати початком розвитку концепції оптимізації запасів. Вона полягає у визнанні доцільності змісту запасу в оптимальному (частіше всього по критерію мінімуму сукупних витрат на створення і зміст запасів) розмірі. Дотепер ця концепція є широко визнаною і найбільш часто вживаною.
3. Концепція мінімізації запасів. Відносно недавно підприємства і організації прийшли до висновку, що запаси – прояв марнотратства. Яскраві представники цього напряму – керівники компанії «Тойота». На противагу представникам концепції максимізації запасів вони абсолютизували негативні наслідки високого рівня запасів, а саме:
1) збільшення поточних витрат, пов'язаних із змістом запасів, із-за зростання вартості змісту складів, податкових виплат платежів страховок, оплати обслуговуючого персоналу;
2) зниження часу реакції на вимоги споживача;
3) ускладнення процесу управління запасами;
4) зниження прибутку на інвестований капітал;
5) збільшення складських площ;
6) перевиробництво, яке може визвати застарівання продукції;
7) збільшення собівартості продукції.
Японські менеджери розглядали запаси як ширму, за якою ховаються недоліки виробничої діяльності:
- низька якість;
- нездатність проводити продукцію дрібними партіями;
- невміння правильно планувати;
- невміння правильне придбавати потрібний товар;
- збої у виробництві;
- збої в поставках продукції.
У зв'язку з таким підходом до оцінки запасів з'явилася нова тенденція – зведення запасів на фірмах до мінімуму. Стали розвиватися логістичні системи (технології), що дозволяють значно понизити рівень запасів. Система MRP, наприклад, зв'язує запаси безпосередньо з плановим об'ємом виробництва. Технологія JIT дозволяє працювати майже без запасів. [8]
Всі ці системи (технології) мінімізують запаси, забезпечуючи при цьому необхідний рівень якості логістичного обслуговування споживачів. Задача зниження рівня запасів може розв'язуватися різними способами.
До 1960-х років більшість задач, пов'язаних з управлінням запасами розв'язувалося вручну. З появою комп'ютерів було автоматизовано до 90% робіт по управлінню запасами. Завдяки комп'ютеризації те, що раніше вважалося чистотою теорією, тепер може бути застосовано на практиці.
Комп'ютери викликали до життя нові методи і моделі управління запасами. Зокрема, з'явилася можливість знижувати рівень запасів без втрати якості обслуговування виробництва. Стала значно скорочуватися тривалість виробничого циклу, що сумісне з розвитком систем управління якістю і при постійному характері споживання дозволило розвинути систему JIT, яка майже повністю ліквідовувала страховки запаси.
Таким чином, концепції управління запасами, що склалися на практиці, ґрунтуються на двох протилежних точках зору: перша абсолютизує позитивну роль запасів, друга абсолютизує негативну роль запасів. Концепція оптимізації намагається знайти золоту середину між ними.
Модель управління запасами.
Розширення задач управління запасами досягається логістичним менеджментом фірми в процесах стратегічного і оперативного планування, контролю і регулювання деякого набору параметрів пов'язаних із запасами.
Сукупність правил, по яких ухвалюються ці рішення, називається моделлю управління запасами. В даний час існує множина методів і моделей управління запасами, є предметом вивчення теорії управління запасами. Докладно на цьому обширному питанні ми зупинятися не будемо, але даний розділ логістики на практиці надає великі можливості для вживання знань з області математичного прогнозування, моделювання, аналізу, розрахунків і ін.
Цінність концепції максимізації, оптимізації або мінімізації запасів для сучасного підприємства.
Чи можна однозначно оцінити цінність концепції максимізації оптимізації або мінімізації запасів для сучасного підприємства? Очевидно, відповідь негативна. Вибір рівня запасу – максимальний оптимальний або мінімальний – визначається:
▪ умовами роботи фірми
▪ особливостями її організаційної культури
▪ готовністю керівництва (перш за все вищого рівня управління) до змін, які зажадають введення тієї або іншої концепції управління запасами
▪ відносинами організації з постачальниками і споживачами
▪ станом логістичної інфраструктури регіонів, з якими зв'язана фірма, і т. п.
Підвищенню ефективності управління запасами сприяють наступні чинники:
▪ широке використовування автоматизованих систем управління запасами
▪ розвиток економіко-математичного моделювання
▪ підвищення надійності і оперативності отримання даних з допомогою сучасних інформаційних систем
▪ розвиток методів прогнозування
▪ зростання кваліфікації персоналу, що займається управлінням запасами
▪ інтеграція і автоматизація багатьох логістичних операцій і функцій
▪ розвиток корпоративних інформаційних систем (наприклад, MRP II ERP)
▪ розвиток систем управління якістю, що приводить до зниження потреби в запасах для виправлення бракованої продукції
▪ скорочення тривалості циклу виробництва
▪ широке використовування логістичної технології JIT
▪ посилення конкуренції на ринку транспортний – логістичного сервісу і підвищення якості обслуговування клієнтів.
2.3 Система контролю за станом запасів
Управління запасами, разом з нормуванням, передбачає організацію контролю за їх фактичним станом.