Организация, имеет сложную разветвленную структуру, состоит из ряда самостоятельных подразделений (предприятий), пространственно отделенных друг от друга. Каждое из них имеет собственную сферу деятельности, самостоятельно решает текущие производственные и хозяйственные вопросы. За счет специализации производства удается значительно повысить его качество и эффективность, сориентировать на реальные потребности рынка.
В рамках административных связей руководство организации доводит до подразделений обязательные для исполнения решения, направленные на достижение конкретных результатов, задает цели и основные стандарты их деятельности, контролирует их выполнение.
Организационно-управленческая функции предприятия осуществляет следующие органы:
Общее собрание участников Общества (общее собрание участников, Собрание);
Генеральный директор;
Производственную структуру организации можно представить в виде схемы. (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж) Далее рассмотрим функциональные обязанности некоторых из сегментов схемы.
Бухгалтерия осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием различных ресурсов, сохранностью собственности предприятия; формирует учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
Работники бухгалтерии обеспечивают рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях, формируют и своевременно предоставляют полную и достоверную бухгалтерскую информацию о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
Также в обязанности бухгалтерии входят: обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов, контроль за соблюдением порядка расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия; принятие меры по предупреждению недостач и по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.
Главный бухгалтер должен знать законодательство о бухгалтерском учете; различные руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия; структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития и прочее.
Менеджер осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия он ведет предпринимательскую или коммерческую деятельность осуществляет контроль; за разработкой и реализацией бизнес - планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска; анализирует и решает организационно - технические, экономические, кадровые и социально - психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования различных ресурсов.
Так как менеджер является руководящим лицом в торговом зале, он осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда; организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом; осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей. Он привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
Данная должность обязывает работника знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность; рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга. Менеджер должен знать порядок разработки бизнес - планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; основы социологии, психологии и мотивации труда; этику делового общения; основы технологии производства; структуру управления предприятием; методы оценки деловых качеств работников; основы делопроизводства; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде.
Продавец консультант осуществляет прием товара по соответствующим документам, распаковывает его, проверять маркировку, очищать товар от загрязнения, проверять комплектность, изучать особенности новых товаров. Он подготавливает рабочее место к работе, размещает товары, оформлять витрину (товарную линейку), проверять наличие торговых и рабочих документов, ценников и правильность их заполнения, размещать рекламные материалы на торговой точке. Не мало важно, чтобы консультанты информировали старшего продавца и составляли заявки на заказ необходимых канцелярских товаров, торговых и кассовых документов, рекламных материалов, хозяйственных средств.
В перечень обязанностей консультанта можно также включить: поддержание чистоты и порядка на торговой точке, отслеживание соответствия цен в прайс-листах и ценниках на товар, обслуживание покупателей (выявлять спрос, знакомить с имеющимся ассортиментом товаров, консультировать покупателя об эксплуатационных свойствах товара, о правилах пользования и ухода за товарами)
Также продавцы-консультанты упаковывают и выдают оплаченный товар или принимают заказ на доставку товара покупателю, согласно "Бланку заказа" и соответствующим документам, приказам и распоряжениям руководства. Как при торговле с места, так и при торговле по заказам, продавец должен стараться обновлять товарную линейку. При продаже с места, он должен стараться продавать товары из наиболее ранних поставок. При заказах - убеждать клиента взять товар из торгового павильона, предлагая, при этом, разрешенные руководством скидки и обязательно указывая клиенту на какие-либо изъяны данной единицы (если таковые имеются), после чего, сообщать офисным диспетчерам о том, что товар для доставки клиенту нужно забирать с данной торговой точки.
При поступлении товара с центрального склада продавец должен при возникновении необходимости на тележке (при отсутствии на торговой точке тележки - арендовать ее у администрации) доставить товар на точку, при этом не закрывая помещение торговой точки. После доставки товара на точку, продавец-консультант должен проверить каждую единицу товара: внешний вид и комплектацию упаковки, далее, распаковав товар (только крупногабаритную технику), проверить внешний вид и комплектация самого товара (в соответствии с тех. паспортом), в случае если в упаковке или технике обнаружены какие-либо изъяны (механические. повреждения, комплектность т.д.), продавец подписывает, совместно с экспедитором, Акт о приемке товара, где описывается недостаток не принятого товара (на накладных своей и экспедитора). В случаи обнаружения дефекта при отсутствии экспедитора, этот дефект актируется, в установленной форме, и акт передается в отдел сервиса для дальнейшей уценки или обмена товара.
Кладовщик осуществляет руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. Он обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций; обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности; следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.
Также кладовщики организуют проведение отпуска, приема товарно-материальных ценностей, погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам оборотной тары; участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Он контролирует состояние техники безопасности и принимает меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения рабочими инструкций по охране труда; обеспечивает соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, вносит предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей; организует работу по повышению квалификации рабочих и проводит воспитательную работу в коллективе.
Флористы занимаются составлением, оформление цветочных композиций из живых цветов и сухоцветов; распаковкой запакованных цветов; созданием условий для цветов и поливом растений; оценкой товаров и привлекательным их оформлением; проявлением внимания к клиентам; оформлением заказов и разработкой дизайна для магазина. Флорист оформляет территорию магазина в зависимости от времени года, какого-либо праздника, содержание рабочее место в чистоте; обладает знаниями принципов ухода за срезанными цветами и навыками составления стильных букетов из необычных, редких и экзотических растений и цветов.