Прежде всего, следует оценить публику на выставке.
Большое количество детей, подростков без присмотра родителей, пенсионеров с набитыми газетами и листовками сумками должно настораживать. Принимайте во внимание и специализацию выставки, если это продовольственный салон, компьютерная или автомобильная выставка – ждите в «гости» большое количество совершенно ненужного и мешающего Вам люда. Никогда не выставляйте все рекламные проспекты в первый же день, старайтесь рассчитать средний расход рекламных материалов в день. Многие компании, особенно работающие в пищевой отрасли, часто выставляют в качестве образцов свою продукцию в неограниченных количествах: в виде конфет, сухариков, печенья, тем самым допуская ошибку. Солидные, крупные клиенты – оптовики вряд ли будут набивать карманы подобным рода материалом, зато это с превеликим удовольствием делают дети. Приходилось быть свидетелем, когда старушка пыталась унести коробку с зефиром, весом в несколько килограмм, открытую для раздачи из-под носа у зазевавшихся экспонентов. Когда её все же остановили, на лице читалось неподдельное удивление, она не понимала, что ей запрещалось, ведь если это всё равно идет на раздачу, почему она не может забрать всю коробку? Те, кто думает, что после таких рекламных акций потребитель запомнит, полюбит, и будет покупать продукцию – возможно, заблуждается. То, что хоть раз было получено бесплатно, вряд ли будет покупаться этим особым выставочным контингентом. Некоторые организаторы, как, например «Санкт-Петербург Экспресс» поступают весьма грамотно, не продавая в первые дни выставки билеты на вход и пропуская гостей только по приглашениям. Тем самым дается возможность найти общий язык между экспонентами и реальными клиентами в спокойной и деловой обстановке. В остальные же дни вход открывается для всех посетителей.
Особое внимание следует уделить и самой охране стенда.
Зачастую в выставочной суете, неразберихе у экспонентов могут пропасть не только прайсы со стойки или демонстрационные образцы со стеллажей, но и сумки с документами или мобильные телефоны. Поэтому старайтесь соблюдать элементарную осторожность, ведь она никогда не помешает, и не только на выставке…
Организаторам рекомендуется отследить процесс рассылки и раздачи приглашений, довольно часто они попадают в ненужные руки. Наверняка Вам встречались на подступах к выставке люди, от стара до мала, которые занимаются продажей приглашений по бросовым (обычно вполовину реальной стоимости) ценам. Этим они наносят довольно ощутимый ущерб уже выставочной площадке. Стоит подумать и о людях, которые «безбилетно» проникают на выставку. Молодежь – обычно через заборы и прочие лазы, пенсионеры – через контролеров на входах, которые также в основном преклонного возраста. Постарайтесь провести разъяснительные беседы с охраной и билетерами.