Основные понятия информационного обеспечения логистики
Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.
Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.
Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.
Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.
Виды документов:
· первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);
· вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).
Документооборот:
· движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
· перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.
Информационная готовность определяется способностьюпредприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.[14. Технология, организация и управление грузовыми автомобильными перевозками. c. 121]
Основные задачи информационной системы:
· непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);
· непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
· реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
· обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
· предоставление информации для стратегического планирования
· предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
· обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
· обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред приятия;
· обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
· обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.
При разработке информационных систем:
· особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;
· разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;
· устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;
· создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;
· системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.
Рекомендации при внедрении информационной системы:
· определиться с организационной структурой предприятия т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и
· разработать положение об организационной структуре предприятия;
· разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;
· выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой);
· направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;
· разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;
· сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.
Торговая и складская документация.
Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции представлены в приложении А.
Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.
Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:
· заборный лист;
· расходная накладная и др. – приложение Е.
Транспортная документация представлена в приложении Ж.
Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок представлены в приложении М.
1.4 Принятие решения по построению системы распределения
В соответствии с методом системного подхода, при формировании системы распределения применяется следующая последовательность действий.
1. Изучается конъюнктура рынка и определяются стратегические цели системы распределения.
2. Разрабатывается прогноз величины материального потока, проходящего через систему распределения.
3. Составляется прогноз необходимой величины запасов по всей системе, а также на отдельных участках материалопроводящей цепи.
4. Изучается транспортная сеть региона обслуживания, составляется схема материальных потоков в пределах системы распределения.
5. Разрабатываются различные варианты построения систем распределения: с одним или несколькими распределительными центрами, расположенными на тех или иных участках обслуживаемой территории и т.д. Оцениваются транспортные и иные расходы для каждого из вариантов.
6. Выбор для реализации одного из разработанных вариантов – наиболее сложный этап построения системы распределения.
Для того чтобы из множества вариантов выбрать один, необходимо установить критерий выбора, а затем оценить по нему каждый из вариантов. Таким критерием, как правило, является критерий минимума приведенных затрат, то есть затрат, приведенных к единому годовому измерению. Для реализации принимается тот вариант системы распределения, который обеспечивает минимальное значение приведенных (годовых) затрат.
1.5 Учет транспортных расходов
Учет транспортных расходов по приобретению товаров.
К транспортным расходам относятся оплата услуг сторонних организаций за перевозки товаров, оплата услуг организация по погрузке и выгрузке товаров, плата за экспедиционные услуги, стоимость материалов, использованных на оборудование транспортных средств.
Одним из условий договора купли-продажи (поставки) товаров является порядок распределения транспортных расходов между сторонами этого договора. Иными словами, в зависимости от условий заключенного договора затраты по транспортировке товаров может нести как продавец (поставщик), так и покупатель.
Если условиями договора предусмотрено, что транспортные расходы осуществляются за счет предприятия-покупателя, то такие расходы относятся к затратам по заготовке и доставке товаров. [16. Экономика предприятий автомобильного транспорта. c. 81]
В соответствии с Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения на предприятиях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 20 апреля 1995 г. № 1-550/32-2, организации торговли могут по собственному выбору (в зависимости от принятой учетной политики) отражать указанные затраты в учете одним из следующих способов:
- затраты по заготовке и доставке товаров включаются в фактическую себестоимость приобретаемых товаров и учитываются в составе стоимости товарных запасов
- затраты по заготовке и доставке товаров отражаются в составе издержек обращения.
В зависимости от того, какой метод отражения в учете затрат по заготовке и доставке товаров выбрало торговое предприятие, будет различаться и порядок учета транспортных расходов. Различают расходы:
· переменные расходы, которые рассчитываются на 1 км пробега и включают затраты на топливо для автомобилей, смазочные и другие эксплуатационные материалы, затраты на восстановление износа и ремонт шин, затраты на ТО и ТР подвижного состава, амортизационные отчисления по подвижному составу.
· постоянные расходы, которые рассчитываются в рублях на 1 авт.-ч работы и включают – расходы на амортизацию подвижного состава в части, идущей на восстановление подвижного состава.
После того как рассчитаны расходы каждой статье, определяют себестоимость автомобильных перевозок делением суммы расходов ∑ Р по содержанию автомобильного парка за определенный период времени на выполненную транспортную работу за то же время по формуле: для грузовых ПАТ (руб./ткм)
С = ∑S / ∑Рткм , (1)
Приняв за расчетный период времени 1 ч, можно определить общую сумму расходов (руб.) на выполнение транспортной работы:
∑S = SПЕР + SПОСТ , (2)
где Sпер ,Sпост – сумма постоянных и переменных расходов на 1 ч работы, руб.