Ком. директор осуществляет общее руководство фирмой, руководит финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельностью, занимается подбором кадров, организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности, контролирует соблюдение законности деятельности сотрудников, обеспечивает выполнение всех принимаемых организацией обязательств.
Бухгалтер руководит осуществлением бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, формирует учетную политику организации и разрабатывает меры по ее реализации, обеспечивает составление экономически обоснованных расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов, осуществляет контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.
Администратор руководит коммерческой деятельностью ТД "Центр упаковки", заключает договора с поставщиками и контролирует их выполнение, занимается вопросами организации технологических операций и хозяйственного обслуживания, подготавливает претензионные материалы, следит за соблюдением условий договоров и правил торговли.
Менеджер по продажам занимается поиском новых клиентов, ищет новые каналы сбыта, также в его обязанности входит нахождение более выгодных поставщиков необходимой продукции. Менеджер лично участвует в ярмарках - выставках, распространению листовок, рекламы, привлекает клиентов, склоняет их к покупке нашей продукции, убеждает в качестве и договаривается о ценах, выписывает накладные на отгрузку товара.
Кладовщик в соответствии выданной ему менеджером товарной накладной должен отпустить нужный товар покупателю, также в его обязанности входит приемка товара по количеству и качеству.
Грузчики осуществляют процесс отгрузки товара.
Продавец в розничном зале осуществляет продажу товаров в розницу.
Основные функции продавца:
· Консультация покупателей относительно товара;
· Упаковка товара;
· Расстановка товара на прилавках;
· Составление ассортимента товаров, которые пользуются высоким спросом;
· Убедить покупателя купить товар;
Таким образом, ТД "Центр упаковки"-малое предприятие торговли с линейной структурой управления, что является оптимальным для организации такого масштаба, поэтому вряд ли следует здесь что-либо менять, ведь в данных условиях добиться лучшего невозможно.
В ИП Веретенникова всю информацию (в основном документальную) можно разделить на входящую и исходящую.
Если рассматривать информацию в зависимости от сроков хранения, то можно определить ее как постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся).
По характеру деятельности информация подразделяется на: производственно-технологическую, бухгалтерскую, учётно-отчётную, плановую, маркетинговую и т.д.
Так маркетинговая информация содержит данные о клиентах и о поставщиках, сведения о продукции и об её движении, сроки и размер поставок и закупок, запросы клиентов, условия продавцов, а также другие сведения о товаре, ходе продаж и закупок. Именно эта составляющая информационного потока наиболее значительна по своему объёму и является основной при осуществлении деятельности данного предприятия.
Финансовую информацию составляют: сведения о финансовом состоянии предприятия, оплате счетов поставщиков, поступлении денег от покупателей, баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы.
Информация, получаемая фирмой от органов власти, позволяет всегда находится в курсе дела и соблюдать законодательство.
Относительно внешней информации следует сказать, что объемы ее велики и руководству предприятия достаточно сложно ориентироваться во всем ее многообразии.
К внутренней информации следует отнести внутренние документы фирмы, такие как: распоряжения, указания, директивы и др. В связи с малыми размерами предприятия объём данной информации незначителен и, в принципе, им можно было бы пренебречь.
Коммуникации - важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникации в ТД "Центр упаковки" осуществляются в первую очередь между уровнями управления (вертикальные). Здесь, так как организация небольшая с линейной структурой, взаимодействуют руководители и их подчиненные. Сверху отдаются распоряжения, указания по поводу работы, от подчиненных принимаются как отчеты о проделанной работе, так различного рода предложения, идеи и т.д. горизонтальные коммуникации также имеют место в фирме, так директор и администратор обсуждают между собой всевозможные вопросы относительно деятельности организации, ведь они не просто руководители, а еще и собственники предприятия. Таким образом, управленческая структура в их лице призвана обеспечивать организацию коммуникативных связей, повышать качество информации, обеспечивающей управление и деятельность персонала, а также стараться полноценно использовать информацию для решения задач управления.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В ТД "Центр упаковки" он складывается из трех основных потоков документации: документов, поступающие из других организаций (входящих); документов, отправляемых в другие организации (исходящих); документов, создаваемых в организации и используемых работниками организации в управленческом процессе (внутренних).
Работу с документами предприятия осуществляет администратор магазина, значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте.
Документы, поступающие в организацию предварительно рассматриваются администратором с целью распределения поступивших документов на рассмотрение руководителю организации или конкретным исполнителям.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением.
Рассмотренные руководителем документы возвращаются администратору, им в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с директорами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. В качестве регистрационной формы в компании используется регистрационный журнал.
Таким образом, в ИП Веретенникова отслеживание и вылавливание значимой для себя информации, является сложным делом, с которым сотрудники компании успешно справляются.
Общая численность персонала ТД "Центр упаковки" составляет 8 человек. Весь персонал работает постоянно и не изменяется в течение всего существования ИП. Правда несколько месяцев назад уволилась продавец из торгового зала по уходу на пенсию, но администратор быстро нашел нового работника, который также добросовестно исполняет свои обязанности.
Итак, весь персонал данного торгового предприятия подразделяется на три категории: управленческий (ген. директор, администратор), специалисты (менеджер по продажам, бухгалтер) и технический исполнители - это продавец, кладовщик и два грузчика.
Все сотрудники ИП Веретенникова О.Г. имеют высшее образование, кроме продавца, двух грузчиков и кладовщика, который сейчас заканчивает ВУЗ. Все работники имеют стаж работы в области торговли от 1,5 до 7 лет. Сотрудники работают на основании трудового договора, в котором для новичков предусмотрен испытательный срок - 3 месяца.
В рамках рассматриваемого предприятия карьерный рост сотрудников не представляется возможным, так как организация маленькая, должностей не много и каждый занят своим делом.
Заработная плата выплачивается два раза в месяц. Она состоит из оклада и премии, равной определенному % должностного оклада, который зависит от прибыли фирмы за месяц. Размер оплаты труда равен среднему по данной сфере. Больничный лист не оплачивается. Раз в году работникам предоставляется оплачиваемый отпуск в установленном законом порядке в количестве 28 календарных дней.
Коллектив организации дружный и сплоченный, возраст сотрудников от 21 до 50 лет. В основе управления фирмой - работа на взаимном доверии и взаимопонимании. Внутренние отношения в организации очень важны и то, каким образом они складываются, во многом зависит от руководителя. Именно он создает благоприятный климат в своей организации, учит сотрудников любить ее и постоянно повышать качество работы.
Наш генеральный директор Веретенникова О.Г. знает все о своих работниках, у кого сколько детей, родственников, как их всех зовут, всегда интересуется как дела. Устраивает корпоративные вечеринки: 8 марта, 23 февраля, новый год, день рождение фирмы и конечно же отмечается день рождения каждого работника, дарятся подарки.