Среди фирм-партнеров агентства есть также транспортные компании. Компания "Едем.ру" организовывает регулярные автобусные рейсы на Черноморское побережье в летний сезон. Компания "Евротранс" осуществляет ежедневные рейсы в Москву. "Лето-тур" имеет договора с этими организациями и может бронировать билеты по маршрутам. Билеты приобретаются вместе с туром или без него по желанию клиента. Взаимодействие с этими фирмами осуществляется, в основном, по телефону.
Деятельность туристской организации зависит от условий внешней и внутренней среды. Организационная структура управления должна адекватно реагировать на все изменения и быть оптимальной с точки зрения выбора соответствующих возможностей и ресурсов. Под организационной структурой управления предприятием и формы взаимосвязей единиц и звеньев, выполняющих функции управления предприятием. Различают несколько видов организационных структур управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, матричная.
В турагенстве "Лето-тур" наиболее простая - линейная организационная структура управления предприятием. Во главе фирмы стоит директор, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Все его решения передаются "сверху вниз" и касаются всех сотрудников фирмы. Достоинством такой системы является простота организационной системы и полная ответственность руководителя за результаты работы. Недостатком такой структуры является предъявление жестких требований к руководителю, который должен обладать компетентностью во всех сферах деятельности фирмы. Но поскольку состав фирмы не многочислен, такая организационная структура на данном предприятии функционирует достаточно успешно.
Как уже говорилось выше, состав фирмы включает в себя 4 человека - директор, бухгалтер, два менеджера. За недолгое существование агентства наблюдается некое движение кадров. При приеме сотрудника на работу ему устанавливается испытательный срок длительностью в три месяца. За это время менеджер должен доказать свою компетентность в работе. Но поскольку фирма позиционирует себя как агентство для VIP туристов, то соответственно и требования к персоналу достаточно высокие. И часто бывает так, что менеджер не справляется со своими обязанностями. Это связано с плохим владением информацией о ситуации на рынке, не знанием делового этикета и психологии продаж, что в свою очередь приводит к потере клиентов. В таких случаях фирма предпочитает не сотрудничать с такими менеджерами. Таким образом, из 8 кандидатов на должность менеджера было отобрано всего двое.
Для успешного функционирования агентства на рынке туристских услуг квалификация менеджеров должна быть, несомненно, высокой. Помимо хорошего знания компьютера, офисных программ, Интернет и оргтехники, менеджеры должны владеть всей необходимой информацией о продаваемых услугах, знать психологию продаж и соответствовать имиджу фирмы в целом. Периодически, где-то один раз в месяц в агентстве проводят внутрифирменные семинары, на которых каждый менеджер выступает с докладом по тому или иному туристскому направлению. В своем докладе он охарактеризовывает особенности данного направления, его плюсы и минусы, таможенные и визовые формальности. Также необходимо рассказать об отельной базе данного региона от эконом до VIP вариантов.
Для повышения квалификации сотрудников ежегодно руководство фирмы отправляет их в командировки, рекламные туры. Такие туры организовываются ведущими туроператорами специально для сотрудников туристических агентств. Как правило, он длится от 7 до 12 дней. В течение рекламного тура менеджеры напрямую, своими глазами знакомятся с отельной базой туроператора, курортной местностью, обычаями и порядками, выявляют достоинства и недостатки тех или иных средств размещения. Безусловно, такие туры дают наибольшее представление менеджеру о продаваемых услугах и помогают повысить эффективность работы персонала. В "Лето-тур" в рекламные туры отправляли менеджеров дважды, весной в Турцию на Анталийское побережье, осенью в Египет - Шарм-эль-Шейх - Каир - Хургада.
Помимо вышеперечисленных методов повышения квалификации персонала турагентства существуют еще различные семинары и рабочие встречи. Перед началом нового сезона зимнего либо летнего, туроператоры проводят семинары по своим ведущим направлениям, где рассказывают и показывают свою отельную базу на курортах, описывают достоинства и недостатки, раздают каталоги и т.д. Например, в сентябре 2008 г. в гостинице "Евроотель" состоялась презентация направления "Египет-2008" туроператора Pegas Tooristik. Помимо таких семинаров существуют еще рабочие встречи Work Shop, которые проходят в разных городах. Такие встречи обычно длятся от 1 до 3 дней. На них представляют свои услуги по разным направлениям различные туроператоры, а также наиболее популярные средства размещения или цепочки отелей. На эти встречи приглашаются все желающие туристические агентства. На них можно получить полную информацию о туристическом рынке на предстоящий сезон, как наглядную в виде каталогов, брошюр, ценовых каталогов, электронных презентаций, так и посетив семинары в рамках данной рабочей встречи.
Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизации человеческого фактора. Решающим причинным фактором результативности деятельности людей является их мотивация. Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.
В туристическом агентстве оклад менеджеров, как правило, не большой. Основной доход складывается из премиальных, которые выплачиваются процентами от каждого проданного тура. Такая система изначально является мотивационной для сотрудников - чем больше забронируешь туров, тем больше заработаешь. Помимо этого стимулирование труда менеджеров постоянно происходит от туроператоров. Фактически у всех туроператоров существуют сезонные поощрительные программы, в течение которых менеджер зарабатывает баллы, в соответствии с количеством проданных туров. В конце сезона их можно будет обменять на значительную скидку на путешествие, либо полностью покрыть ими стоимость путевки.
Учредительными документами туристического агентства "Лето-тур" являются:
- Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя от 20.04.2007 г. № 307263511000171, выдано ИФНС по Промышленному району г. Ставрополя;
- Свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации от 20.09.2001 г. с присвоением ИНН 263603219345, выдано ИФНС РФ по Октябрьскому району г. Ставрополя;
- Сертификат соответствия № РОСС RU.АЯ21. М08050 от 26.09.2007 г. на услуги турагента. Выдан органом по сертификации продукции и услуг ООО "Ставропольский краевой центр сертификации".
Базируясь на многообразии форм собственности, рыночная экономика предполагает функционирование туристских предприятий различных организационно-правовых форм. Правовой основой туристского предприятия является предпринимательство. Организационно-правовая форма предприятия определяется порядком формирования уставного фонда, степенью ответственности по обязательствам предприятия, формой собственности. Различают несколько видов организационно-правовых форм: различные товарищества, общества с ограниченной ответственностью, общество с дополнительной ответственностью, различные акционерные общества, кооперативы и т.д.
Организационно-правовая форма туристического агентства "Лето-тур" - индивидуальный предприниматель. Агентство предоставляет услуги по подбору и реализации туристских услуг.
В условиях рыночной экономики, когда развитие любого предприятия осуществляется за счет собственных средств, важное значение имеет устойчивое финансовое состояние, которое характеризуется системой показателей.
Важнейшим финансовым показателем является выручка от реализации - сумма денежных средств, полученная туристским предприятием за проданный туристский продукт и оказанные услуги.
Поскольку фирма "Лето-тур" начала существовать только в мае 2008 г. попробуем рассчитать выручку от реализации услуг за 2008 год, т.е. за 7 месяцев.
За этот промежуток времени в агентстве было заключено 54 договора о реализации туристского продукта. Выручка агентства - это комиссия туроператора и, как правило, она составляет 10-14% от стоимости туристского пакета.
Таким образом, на основании предоставленных данных, мы рассчитали примерную выручку от реализации агентством туристских услуг. (Приложение В)
Выручка турагентства за 2008 г. (май-декабрь) составила 328 553,45 тыс. руб.
Себестоимость оказанных услуг для агентства рассчитывается следующим образом: от полной стоимости тура отнимается агентская комиссия и полученная сумма и является себестоимостью услуги, то есть те средства, которые агентство переводит на счет туроператора. Таким образом, себестоимость оказанных агентством услуг за 2008 год составляет - 2 716186, 55 руб.
Другим финансовым показателем оценки хозяйственной деятельности является прибыль.
Прибыль - это финансовые результаты от реализации услуг, основных средств и другого имущества хозяйствующих субъектов, а также доходов от внереализационных операций за вычетом убытков от различных хозяйственных операций.
Попробуем рассчитать прибыль агентства "Лето-тур".
Офис агентства находится в частной собственности, поэтому расходов на арендную плату нет. Расходы агентства составляют:
- Оплата коммунальных услуг (электричество, отопление, Интернет, телефон);
- Заработная плата персоналу;
- Расходные офисные материалы (канцелярские товары, бумага для печати и т.п.);