Учет товарных запасов, находящихся на хранении на складе организации, ведется журнале поступления товаров, данные которого находятся в компьютере. Складской учет организован в программе «1С: Торговля и склад». Учетные цены (цена поступления, оптовая цена, розничная цена) товарных запасов, хранящихся на складе организации, проставляются в журнале поступления товаров. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально-ответственным лицом – заведующим складом. Раз в месяц заведующий складом сдает в бухгалтерию товарный отчет с приложенными к нему первичными документами, исполненными по складу за соответствующий период.
На складе осуществляется раздельный учет товаров по ставке10% и 18%, а также товаров, освобождаемых от обложения НДС.
В товарном отчете склада приход осуществляется по цене поступления (цена поставщика), в том числе НДС. Расход осуществляется по оптовым (розничным) ценам в зависимости от того, кому отпущен товар. В документах на отпуск товаров, которые сдаются в бухгалтерию, по каждому наименованию указывается цена поступления и цена отпуска (оптовая или розничная).
Учет товаров в розничных точках ведется по продажным ценам. По окончании месяца материально-ответственные лица составляют товарный отчет унифицированной формы ТОРГ-29 для подтверждения товарного остатка. Общая сумма реализации медицинских товаров указывается в расходной части товарного отчета на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов. Первый экземпляр отчета сдается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами. Второй остается у материально-ответственного лица.
Для проверки фактического наличия товаров на складе и в розничной торговой сети проводятся инвентаризации. Инвентаризации проводятся в следующих случаях:
- при смене материально-ответственного лица (заведующего складом или заведующего аптекой);
- при установлении фактов краж, хищений, порчи ценностей.
Плановые инвентаризации проводятся перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (после 1 октября).
В соответствии с Методическими указаниями имущества и обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995. № 49, в ходе инвентаризации осуществляются мероприятия, направленные на выявление фактического наличия товаров, сопоставление фактического товарного остатка с данными бухгалтерского учета.
Выявленные излишки приходуются. Недостачи в полной сумме удерживаются с материально-ответственного лица. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Получение прибыли и повышение качества работы ООО «РФК» тесно связано с уровнем квалификации персонала. Кадровая политика направлена на то, чтобы дать возможность квалифицированным специалистам работать и зарабатывать при неукоснительном выполнении лицензионных условий и требований нормативных документов, регламентирующих фармацевтическую деятельность. Все фармспециалисты раз в пять лет обучаются на курсах повышения квалификации. Из 61 специалиста квалификационные категории имеют 7 человек.
На сегодняшний день заочно в высших фармацевтических заведениях обучаются 10 специалистов, что считаю немаловажным условием успешного развития компании в долгосрочной перспективе.
Движение кадров (см. Таблица 5) и движение численности персонала (см. Диаграмма 2) компании отражает стабильность его работы.
Таблица 5. Динамика движения кадров ООО «РФК» за 2001-2003гг
| Год | Принято | Уволено | ||||
| Специалисты | Неспециалисты | Итого | Специалисты | Неспециалисты | Итого | |
| 2001 | 22 | 17 | 39 | - | - | - |
| 2002 | 23 | 14 | 76 | 7 | 7 | 14 |
| 2003 | 16 | 30 | 122 | 12 | 13 | 39 |
| Итого: | 61 | 61 | 122 | 19 | 20 | 39 |
Из таблицы 5 видно, что за период 2001-2003гг было принято 122 работника, уволились 19 человек, что составляет 9,8%, текучесть кадров небольшая.
В компании между розничными точками проводится конкурс «Лучшая аптека», «Лучший аптечный пункт». Итоги подводятся ежеквартально с вручением переходящего вымпела и премии, которой коллектив распоряжается по своему усмотрению.
Приказом МЗ России № 137 от 04.04.2003г утвержден порядок осуществления государственного контроля качества лекарственных средств на территории Российской Федерации, который описывает механизм осуществления государственного контроля за качеством лекарственных средств, производимых отечественными предприятиями. В соответствие с ФЗ «О лекарственных средствах» МЗ России от 03.12.1999г введен в действие ОСТ 42-510-98 «Правила организации производства и контроля качества лекарственных средств (GMP)», предусматривающий поэтапный переход до 31.03.2005г российских предприятий на GPP в полном объеме.
В связи с принятием ФЗ «О техническом регулировании» и предстоящим вступлением России в ВТО в настоящее время МЗ России проводится работа по приведению нормативной базы в сфере организации производства и контроля качества лекарственных средств в соответствие с международными требованиями и требованиями ВТО.
Министерством здравоохранения России был разработан комплекс мероприятий по введению в действие 15.12.2002г «Правил проведения сертификации в Системе сертификации лекарственных средств Системы сертификации ГОСТ Р», утвержденных постановлением Госстандарта России №36 от 24.05.2002г.
Центральным органом системы сертификации лекарственных средств является Министерство здравоохранения РФ, которое в рамках данной системы совместно с Госстандартом России провели аккредитацию 8 окружных органов по сертификации: Москва, Санкт-Петербург, Н. Новгород, Новосибирск, Екатеринбург, Ростов-на-Дону, Хабаровск. Эти центры снабжены оборудованием и программным обеспечением, которое позволяет обеспечить ведение единой информационно-учетной базы выданных сертификатов соответствия и количественный учет движения лекарственных средств по всей территории Российской Федерации. На уровне республики задачи по контролю качества поступающей продукции возложены на Государственное Учреждение Центр контроля качества Республики Коми.
Одной из важнейших задач контрольно-разрешительной системы Министерства Здравоохранения России является обеспечение качества и безопасности медицинских изделий. В соответствие с Постановлением Правительства Российской Федерации №284 от 29.04.2002г Министерство Здравоохранения России проводит государственную регистрацию отечественных и импортных медицинских изделий. Но, несмотря на проводимые государством меры, отмечаются факты выявления недоброкачественной продукции. Хотя за последние три года наблюдается тенденция сокращения некачественной продукции (см. Диаграмма 2).
Одной из насущных проблем в системе качества лекарственных средств по-прежнему остается проблема распространения фальсифицированных лекарственных средств. Всего за 2001-2003гг по данным Департамента выявлено 407 серий фальсифицированных лекарственных средств по 47 наименованиям.
Компанией ООО «РФК» постоянно проводится кропотливая работа при приемке товара: контроль за поступающей продукцией и соответствием сопровождающей документации. Хранение всех документов в области качества осуществляется на складе организации и предоставляются по мере необходимости. На аптечном складе проводится входной контроль, касающийся описания, упаковки и маркировки; с помощью базы данных и автоматизации поступления оперативной информации от Департамента государственного контроля по выявлению забракованной, фальсифицированной и похищенной продукции осуществляется анализ и сверка поступающей продукции.
Кроме того, проводится контроль лекарственных средств и экспертиза документов в Центре контроля качества и сертификации лекарственных средств (см. Таблица 6 и 7).
Таблица 6. Количество сданных в Центр контроля качества лекарственных средств
| Наименование | 2002г | 2003г |
| Сдано всего:в т.ч.: | 1138 | 3727 |
| 1. забраковано Центром контроля качества: | 13 | 15 |
| - отечественных л.с. | 11 | 12 |
| - импортных л.с. | 2 | 3 |
| 2. выявлено ООО «РФК» по письмам Департамента: | 15 | 65 |
| - отечественных л.с. | 14 | 46 |
| - импортных л.с. | 1 | 19 |
| Итого забраковано: | 28 | 80 |
Таблица 7. Структура изъятых из реализации и забракованных лекарственных средств по фармацевтическим группам
| Фармацевтическая группа | 2002г | 2003г |
| Антисептические препараты | 2 | - |
| Противогрибковые | 7 | - |
| Для лечения ЖКТ | 5 | 20 |
| Спазмолитические | 2 | 20 |
| Антибиотики | 4 | - |
| Антигистаминные | 2 | 20 |
| Сердечно-сосудистые | 2 | 11 |
| Антимикробные | 1 | - |
| Прочие | 3 | 9 |
| Итого: | 28 | 80 |
На территории Республики Коми остается острой проблема изъятия и уничтожения фальсифицированных лекарственных средств, поэтому вся фальсифицированная продукция, выявленная компанией ООО «РФК», возвращается поставщику. В соответствие с приказом МЗ РФ от 15.12.2002г № 382 «Об утверждении инструкции о порядке уничтожения лекарственных средств» на предприятии создана комиссия по уничтожению лекарственных средств, пришедших в негодность и лекарственных средств с истекшим сроком годности, по результатам которого составляется акт.