Основні концепції письмових презентацій Лені Арредонто Мистецтво ділової презентації:
1. Є три типи письмових матеріалів, що мають відношення до ділових презентацій: листи-підтвердження, «роздавальний» матеріал і пропозиції.
2. Багато принципів і прийоми, що відносяться до усних презентацій, в рівній мірі застосовні і до письмових презентацій.
3. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його оформлення.
4. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його структура.
5. Процес написання тексту спрощується за допомогою підходу, що складається з трьох стадій. Мета - створення документа у відповідному стилі, написане яскравою мовою, правильно з точки зору граматики, пунктуації і орфографії.
Письмові презентації організовуються як самостійно, так і як доповнення до усних. У увлекательной і короткій формі підноситься та нова інформація, яка є основою презентації. Схеми, діаграми, фотоілюстрації виразно доповнюють текст. Така підбірка може бути розміщена в пресі або видана окремим буклетом. На усній презентації вони може служити роздавальним матеріалом.
Перфоманс.
Перфоманс від англ. Performance - виконання, вистави. Це найбільш складна, але така, що особливо запам'ятовується форма презентації. Це оригінальне «дійство», свого роду спектакль. На відміну від біліше традиційної презентації перфомансы відрізняються інтригуючою режисурою, алегоричними прийомами, тому використовуються рідко і в певному середовищі. Вони характерніші для художнього і артистичного середовища.
Розглядаючи всіх типів презентацій, потрібно мати на увазі, що кінцева мета подібних заходів - переконання. Видатні професіонали мають в розпорядженні повний набір засобів для досягнення мети презентації. Буде легко досягти мети, якщо навчитися відбирати і підкреслювати матеріал, використовувати методи і напрацювання, найбільш відповідні для даної ситуації. Уміння пристосовуватися відрізняє видатного презентатора від звичайного. А презентатор не може пристосуватися до різних ситуацій, не визначивши спочатку типів ділових презентацій.
Основи підготовки та проведення презентацій. Перш за все необхідно визначитися з цілями проведення і типом презентації. Етап планерування починається з осмислення творчого задуму. Поважно знайти режисерський хід, який забезпечить успіх презентації. Треба задуматися і над низкою інших запитань. Наприклад, наскільки часто проводилися презентації по схожій темі в даній цільовій аудиторії, наскільки очікувана і потрібна інформація, що надається, який суспільний резонанс ми розраховуємо дістати.
От ведучих презентацію залежить велика частина успіху. Ведучий може бути один, але краще використовувати «дует» ведучих - чоловіка і жінку. Це мають бути хороші коммуникаторы, що володіють вмістом матеріалу, ведучі себе природно і органічно. Вони можуть користуватися допоміжним текстом, але не повинно бути відчуття, що йде мова «по папірцю».
Кого запрошувати на презентацію? Якщо йдеться про зовнішній ПР-презентації, то необхідно запросити представників ЗМІ. Адже такий захід є інформаційним приводом. Потім залежно від цілей презентації формується список запрошених. Запрошувати можна потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, але враховувати при цьому, що 80-90% з числа нежурналістів швидше за все проігнорують інформаційно-змістовну частину. А ось на презентаційну частину підтягнуться запрошені з числа VIP. Поважно пам'ятати, що презентація - не конференція, не форум. Оптимальна межа по кількості тих, що слухають - 60 чоловік. Лише тоді можна забезпечити ефект переконання, настільки важливий для даної форми роботи.
Місце проведення презентації вибирається перш за все з розрахунку комфортності для запрошених. Бажано аби до приміщення було зручно під'їхати, важлива наявність автостоянки. Конференц-зал не має бути надмірно просторим, аби не створювалося відчуття незначності події (мало людей у великому залі). Але тісною кімната спілкування не має бути. У одному приміщенні або в різних проводити інформаційно-змістовну і презентаційну частини? Краще в різних, оскільки інакше органічно перейти від однієї частини до іншої буде важко, а само розділення може виглядати штучним. Необхідне хороше освітлення, кондиціонери. Поруч передбачається приміщення для фуршета або іншого вигляду пригощання.
Правда, існує небезпека того, що в ЗМІ з'являться докори з приводу розділення на «чорних» і «білих». Але пік популярності ігор в «спілкування з народом» прошел, і жертвувати ради них конфіденційним і спокійним спілкуванням з «потрібними людьми» навряд чи стоїть.
Існують різні схеми розсадження гостей презентації: «театральний» стиль, «класна кімната», у вигляді букви «Т» або букви «U».
Скільки триває презентація? Це питання пов'язане із структурою презентації. Необхідно також враховувати психологічні аспекти сприйняття усних комунікацій. Психологи проаналізували, як змінюється рівень уваги слухачів залежно від різних чинників. Так, наприклад, поважно підказувати аудиторії - що її чекає попереду або коли закінчиться мова спікера. Це підвищує її увагу. Демонстрації на екрані або в іншій формі також збуджують інтерес. За часом презентація може тривати від 40 хвилин до 2-го годинника. Вся справа в збалансованості того, що відбувається, здатності організаторів утримати увагу запрошених і забезпечити передачу необхідної інформації. Оптимальним варіантом вечірньої презентації, перехідної в прийом на пригощання зважає: 1 - 1,5 години - змістовна частина, потім 1 - 1,5 години - розважальна. Денні презентації зазвичай укладаються в коротший період часу: по 40 хвилин кожна частина.
Структура презентації. Традиційний варіант презентації передбачає наявність двох основних частин: інформаційно-змістовною і розважальною. Виключенням є презентації, побудовані за принципом спектаклю або перфоманса. Вони вимагають окремої творчої розробки. Зупинимося детально на структурі інформаційно-змістовної частини традиційної презентації. Вона може бути побудована за наступною схемою.
1. Відкриваюча частина, або вступ;
2. Розділ 1;
3. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);
4. Розділ 2;
5. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);
6. Розділ 3;
7. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);
8. Висновок.
Як видимий, вміст матеріалу розбивається на декілька розділів, дробиться на декілька проблем. Кожна має бути представлена максимально переконливо і зрозуміло, підношення вмісту не повинне стомлювати.
Після інформаційно-змістовної частини оголошується невелика перерва, а потім пропонується розважальна частина. Це може бути невеликий концерт, що супроводиться фуршетом. Пригощання у вигляді вечері за столиками може бути перенесене на пізніший час. Важливе те, що інформаційно-змістовна частина не повинна поєднуватися з фуршетом.
З великим смаком слід підбирати концертну програму. Добре, якщо гості зустрінуться з виконавцями, які їх дійсно порадують або здивують.
Сформулюємо декілька ключових моментів, про які завжди слід пам'ятати, проводячи презентацію.
1. Зазвичай люди запам'ятовують не більше 10% вмісту, що викладається на презентації. Максимально удається добитися 50% запам'ятовувань. Тому треба прагнути використовувати максимум виразних засобів для закріплення пропонованої інформації.
2. Загальна атмосфера презентації - найголовніша умова успіху. Особливо ретельно потрібно підібрати весь обслуговуючий персонал, продумати найдрібніші деталі сервісу. Найталановитіші зусилля ведучих можуть бути зведені нанівець хамством або неправильною поведінкою другорядних учасників події.
3. Презентація - це перш за все комунікація. Піклуватися про її ефективність, різноманітті - означає забезпечити успіх.
4. Гості презентації - не просто слухачі, а активні учасники спілкування. Вони повинні відчути себе партнерами організації. Необхідно створити перспективу взаємної співпраці довкола ідей, що презентуються!
5. Після презентації у кожного гостя повинна залишитися в руках деяка пам'ятна дрібничка, сувенір, який довгий час викликатиме приємні асоціації, пов'язані з організацією, що проводила презентацію.
6. Завершенням презентації не закінчується робота ПР-специалиста. Поважно зібрати інформацію про справлене враження (ненав'язливі опити, анкети, дзвінки в наступні дні), проаналізувати публікації, що з'явилися, або сюжети по ТБ і радіо.
7. Поважно зробити виводи на майбутнє: які недоліки врахувати, як уникнути організаційних прорахунків.
2. Критерії оцінки презентації
1. Захопливість.
Презентація - це подія, яка повинна захоплювати. Це не урок, не нотація, і не лекція. Це ненудне і корисне одночасне спілкування. Запрошені не повинні нудьгувати, вони повинні отримувати інформацію із задоволенням. Існують нехитрі прийоми досягнення захопливості, одним з яких є діалог між ведучими (ефект спектаклю). До речі, цікавіше якщо дві люди ведучі і бажано обох полови! Мабуть, воно ближче до поняття «спектаклю», оскільки є сторона запрошуюча, презентуюча і така, що бере відповідальність за те, що те, що відбувається буде цікаво запрошеним.