Передача машины оформляется механиком путем заполнения всех необходимых данных в заводском паспорте. Он же обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла. В электронных контрольно-регистрирующих машинах его вводят в программу машины.
До включения кассовых машин замки должны быть закрыты, а ключи должны храниться у директора магазина (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули). Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором магазина контролирующей организации (налоговой инспекции), где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному проводить проверку магазина.
Администрация магазина заводит на каждую ККМ книгу кассира-операциониста по установленной форме. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера магазина и печатью.
Действующими Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением допускается ведение в магазине общей книги кассира-операциониста на все имеющиеся в нем ККМ.
Паспорта кассовой машины, акты, книга кассира-операциониста и другие документы хранятся у директора магазина, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.
Перед началом работы кассир получает под роспись все необходимое для работы на ККМ (ключи от кассовой кабины, от привода кассовой машины и от денежного ящика, сумму наличных денег для начала работы, разменную монету, запасные рулоны чековой контрольной ленты).
Директор магазина либо его заместитель, дежурный администратор при подготовке кассовых машин к работе обязан:
• открыть замок привода и счетчиков машины, снять (вместе с кассиром) показания секционных и контрольных счетчиков, сверить их с показаниями за предыдущий день и внести в книгу кассира-операциониста;
• оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (данные на контрольной ленте заверяются подписями);
• закрыть замок показаний денежных счетчиков и выдать кассиру (контролеру-кассиру, продавцу) ключи от замка привода машины;
• выдать указания кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чека, предельная сумма чека и т. д.);
• обеспечить кассира разменной монетой и необходимыми купюрами.
При этом кассир (контролер-кассир, продавец) перед началом работы на ККМ должен:
• проверить исправность блокирующего устройства, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
• включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
• установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;
• разместить на рабочем месте необходимый инвентарь.
В процессе обслуживания покупателя кассир (контролер-кассир, продавец) обязан определить общую сумму покупки и назвать ее, получить от покупателя деньги за товары и выполнить следующее:
• четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя;
• напечатать чек;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).
Чеки ККМ действительны только в течение дня выдачи их покупателю. Выдача денег по возвращенным покупателем чекам осуществляется только при наличии на них подписи директора или заместителя директора магазина и только по чекам, выданным в кассе. Неиспользованные чеки актируются в конце смены.
В течение смены по указанию директора или заместителя директора магазина кассир может изменять шифр, применять штампы и оттиски «погашено», «контроль» и т. п., а также получать распечатки по кассовой машине и изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.
В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода или обрыва контрольной ленты кассир обязан совместно с представителем администрации магазина проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указать на обороте правильную сумму (рубли указываются прописью) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты.
При обнаружении неисправности ККМ кассир вместе с представителем администрации магазина оформляет окончание работы на данной машине так же, как при окончании работы смены, с отметкой в книге кассира-операциониста времени и причины окончания работы.
Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ленту в местах обрыва. Нельзя допускать к кассовой машине посторонних лиц. Не разрешается покидать кассовую кабину без уведомления администрации магазина, отключения кассовой машины и запирания на ключ кабины машины. Запрещается иметь в кассе личные деньги кассира и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).
При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир проверяет подлинность чека, срок его действия, удостоверяется в личности предъявителя чека по паспорту или заменяющему его документу и ставит на обороте штамп с текстом «Чек принят в уплату за товар» с указанием номера и наименования магазина и даты приема чека, расписывается на штампе, а также делает отметки в специальной ведомости. Затем пробивается сумма, указанная в чеке, и выдается кассовый чек. Сумма проводится только через вторую секцию, по которой пробиваются только безналичные расчеты.
Расчет за купленный в магазине товар может осуществляться посредством чековых книжек и пластиковых карт.
Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением установлен также порядок окончания работы на кассовой машине. При закрытии магазина или прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, а также составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а в небольшом магазине с одной-двумя кассами – непосредственно инкассатору банка.
Представитель администрации магазина в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает контрольную ленту и подписывает их концы, указав тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные данные на конец рабочего дня вписываются в книгу кассира-операциониста.
Сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец рабочего дня. Она должна совпадать с суммой, сданной старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку, с итоговым чеком ККМ. После этого делается соответствующая запись в книге кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Данные о выявленных недостатках или излишках также заносятся в соответствующие графы книги кассира-операциониста. После окончания работы на ККМ кассир проводит ее межремонтное обслуживание.
В основу выбора ККМ должны быть положены следующие сведения о предприятии: его тип, площадь торгового зала, количество инаименование отделов, объем товарооборота и его ассортиментная структура, характер торгово-технологического процесса, интенсивность покупательских потоков.
Площадь торгового зала и количество размещенных в нем отделов или секций являются определяющими факторами при выборе машины. [5, с.83]
Таким образом, на предприятиях торговли могут использоваться автономные (портативные), пассивные системные, активные системные кассовые суммирующие аппараты. Наиболее перспективным считается эксплуатация разновидности активных системных кассовых суммирующих аппаратов – POS-систем. Все кассовые суммирующие аппараты, используемые торговыми предприятиями, должны быть внесены в Государственный реестр кассовых машин. Организация работы и обязанности контролера-кассира диктуются Типовыми правилами эксплуатации ККМ.
Название: ЗАО «Универсам «Юбилейный-92». Универсам занимает отдельно-стоящее здание, находящееся по улице Заславской, 23, корпус 1.
Число занятых: (на 01.01.09) 324 чел. [Приложение А]
Основная сфера деятельности: розничная торговля продуктами питания и товарами народного потребления, как отечественных производителей, так и зарубежных.
Часы работы: с 08.00 до 23.00 часов, без выходных и праздничных дней. Санитарный день в магазине – третье воскресенье месяца.
ЗАО «Универсам «Юбилейный-92» является предприятием, деятельность которого ориентирована на торгово-закупочные операции. Форма продажи товара – самообслуживание с открытой выкладкой товара. Ассортимент в универсаме «Юбилейный-92» представлен 40 000 наименований, в том числе продукция собственного производства.
Доходы магазина значительно увеличились после проведения переоборудования торгового зала в 2005 году. Структура чеков в магазине также изменилась в лучшую сторону: после перепланировки количество наименований в чеке увеличилось в среднем на 1,5 единицы. Это свидетельствует о том, что люди стали приобретать в магазине больше. К тому же, меньшее количество покупателей стало выходить из магазина без покупок.
На качество обслуживания покупателей существенное влияние оказывают квалификационный и общеобразовательный уровень работников магазина. Ежегодно показатель работников, получающих высшее образование, увеличивается. Данное явление показано на диаграмме 1.