Комерційні зв’язки по постачанню продукції включають економічні організаційно-правові, фінансові відносини між виробниками і споживачами.
Раціональні комерційні зв’язки є умовою динамічного розвитку економіки і збалансованості попиту та пропозиції. Комерційні зв’язки між партнерами вважаються встановленими при укладанні договору (контракту).
Коло основних постачальників підприємства є досить стабільним, особливо за умови масового та серійного виробництва, коли існує постійна потреба у великій кількості тих самих матеріалів. Але періодично виникають нові завдання, які потребують нових матеріально - технічних ресурсів і відповідно нових постачальників (освоєння нової продукції, заміна та удосконалення технологічних систем, нове будівництво тощо). Про те і без цього може з’явитися потреба замінити окремих постачальників і розширити їх коло. Тому важливою є важливою є проблема вибору постачальників. Вибирати постачальників матеріально-технічних ресурсів потрібно за такими критеріями: відповідність виробничої потужності постачальників потребам підприємства в матеріалах, якість і ціна останніх, репутація постачальника, його територіальна віддаленість та оперативність поставок, швидкість реакції на потреби покупця, умови розрахунків, можливість надання кредиту тощо. Ці характеристики постачальників ретельно аналізуються та вибирається той партнер, який забезпечує найкращі умови постачання за мінімальних витрат.
Джерелом інформації для складання списку постачальників є вивчення ринку сировини і матеріалів. Коли постачальників небагато (2 або 3), критеріями вибору є порівняльні виробничі потужності, ціни на закуповувані матеріали, надійність постачання. Вибирається постачальник, який найбільше відповідає названим критеріям.
Коли рівень конкуренції серед постачальників сировини низький, то визначальними факторами вибору постачальника є вартість сировини й обсяг закупівель. При збільшенні конкуренції серед постачальників сировини варто брати до уваги кон'юнктуру сировинних ринків (попит, пропозиція, ціни), а також тарифи на перевезення сировини, митне і податкове законодавство, що визначає вартість закупівлі сировини у виробників за межами України й всередині неї, якість сировини.
Коли постачальників багато, вибір найкращого доцільно проводити в два етапи. На першому етапі проводиться попередній відбір постачальників. Критеріями відбору можуть бути:
1) виробнича потужність;
2) віддаленість постачальника;
3) форми розрахунків;
4) якість продукції (по специфікації);
5) ціна одиниці продукції;
6) можливість переналагодження устаткування;
7) комплектність постачання;
8) упаковка;
9) розмір партії.
Перелічений перелік критеріїв не є вичерпним, оскільки такі критерії залежать від конкретних умов.
З попереднього списку потенційних постачальників відбираються 2-3 постачальники. Остаточний вибір постачальника здійснюється за допомогою системи бальної оцінки за такими критеріями:
> фінансові умови;
> час постачання;
> періодичність постачання;
> наявність сервісного обслуговування;
> комунікаційні умови;
> складські умови;
> інші критерії.
Усі перелічені критерії можна оцінювати одною системою балів: наприклад, бал 4 означає, що за даним критерієм постачальник цілком відповідає вимогам покупця, бал 3 свідчить про те, що за даним критерієм постачальник в основному відповідає вимогам підприємства-покупця, бал 2 характеризує часткове задоволення вимог покупця за даним критерієм, бал 1 показує повну неприйнятність постачальника для підприємства-покупця.
При постачаннях продукції на внутрішньому ринку існує система варіантів включення транспортних витрат у ціну підприємства, тобто система франкування. Термін "франко" означає, до якого пункту на шляху просування товару від постачальника (виробника) до споживача транспортні витрати включаються до складу ціни.
У міжнародній комерційній діяльності обов'язки контрагентів при навантаженні, розвантаженні, транспортуванні і страхуванні товарів під час перевезення, а також розподіл ризиків між постачальником і покупцем передбачені в міжнародних торговельних правилах "Інкотермс". Ці правила можуть стати складовою частиною договору тільки при згоді обох партнерів комерційних відносин.
Велике значення в комерційній діяльності має приймання продукції за критеріями якості і кількості. Приймання імпортних товарів за кількістю, якістю і комплектністю варто здійснювати за участю експерта торгово-промислової палати.
Важливою складовою частиною комерційних взаємин постачальників зі споживачами є розрахунки за продукцію. Форми і порядок розрахунків партнерів за поставлену продукцію визначаються законодавством України. Форми розрахунків відрізняються одна від одної порядком документообігу і видом платіжного механізму. Вибір форми розрахунків (перекази через банк платіжними дорученнями, за допомогою векселів, чеками, акредитивна форма та ін.) визначається видом товару, його попитом та пропозицією, характером комерційних зв'язків між контрагентами угоди, трудомісткістю розрахункових операцій, швидкістю обороту коштів і фінансовим становищем контрагентів.
Після визначення потреби в матеріальних ресурсах та вибору постачальників розробляється план закупівель. Цей план потрібний для раціональної закупівлі матеріальних ресурсів. Скласти план закупівель — означає визначити обсяг закупівель на визначений період, а також вид закупівель. Цей план побудований на теорії логістики, відображає процес руху сировини, матеріалів, комплектуючих, запасних частин та іншої продукції з ринку закупівель до складських приміщень підприємства. Логістика являє собою сферу управління матеріальними потоками та пов'язаною із ними інформацією у виробництві та сфері обігу. Мета застосування логістики полягає в тому, що потрібний вантаж у потрібній кількості повинен бути в потрібному місці та у визначений час.
План закупівель повинен вирішувати наступні задачі:
> визначення потреби в сировині, в тому числі за номенклатурою;
> вибір постачальників;
> визначення методу закупівлі;
> узгодження цін на матеріально-технічні ресурси;
> визначення термінів постачання;
> визначення бюджету закупівель.
Обґрунтування плану закупівель з однієї сторони пов'язано із виявленням витрат, необхідних для безперебійного забезпечення потреб підприємства в матеріалах, а з іншої — мінімізацією запасів. Тому при плануванні закупівель дотримуються наступних принципів:
> оптимізації (транспортних потоків, витрат на зберігання та
транспортування);
> економічності (облік мінімальних витрат обігу, економія часу);
> планомірності (діяльність на основі укладених договорів та погоджених графіків);
> ритмічності (організація постачань, які забезпечують ритмічність виробничо-комерційної діяльності відповідно до попиту);
> оперативності (можливість зміни плану закупівель залежно від
змін попиту);
> технологічність (використання сучасної індустріальної системи);
> наявність резерву (на випадок форс-мажорних обставин).
Для вітчизняних підприємств характерне матеріальне забезпечення, орієнтоване на створення запасів, то при визначенні обсягу закупівель враховується рівень виробничих запасів на складі.
Створення необхідних запасів повинно забезпечувати безперервну роботу підприємства і прискорення оборотності обігових засобів.
Запаси — це матеріальні активи, які:
> утримуються для подальшого продажу;
> перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
>утримуються для споживання під час виробництва продукції. У господарській діяльності запаси поділяють на:
> сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби
та інші матеріальні цінності, що призначені для виробництва
продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;
> незавершене виробництво у вигляді незакінчених обробкою і
складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів. Незавершене виробництво на підприємствах, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприємством ще не визнано доходу;
> готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена
для продажу і відповідає технічним та якісним характеристикам,
передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;
> товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані)
та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;
> малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються
протягом не більше одного року або нормального операційного
циклу, якщо він більше одного року.
Склад запасів визначається їх найменуваннями або однорідними групами (видами).
Запаси створюються з метою сприяння:
1. Обслуговуванню споживачів (наявність запасів — важливий чинник утримування споживачів, пов'язаний з можливістю поставки продукції в будь-який час).
2. Гнучкості виробництва (здатність швидко переходити на виробництво іншої продукції завдяки запасам, можливість задовольнити попит на продукцію, яка в даний час не виробляється).
3. Визначеності виробництва (чим більш невизначена ситуація на ринку, тим більша необхідність страхування створенням резервних запасів).
4. Згладжування виробництва (здатність задовольняти попит у періоди максимального збуту без збільшення обсягу виробництва).
5. Отриманню прибутку шляхом цінової спекуляції (в період інфляції можна отримати прибуток купівлею запасів за нижчою ціною і продажем їх у майбутньому).