С точки зрения процедуры, проверка машинописного текста ничем не отличается от рукописного варианта. Вероятность появления ошибки в машинописном тексте даже еще больше: это обусловлено невнимательностью машинистки и всякого рода описками.
Если технология, принятая в редакции периодического издания, позволяет, то текст рекламного объявления может быть представлен в виде готового оригинал-макета, отпечатанного непременно на лазерном принтере. Все равно следует проверять все, вплоть до последней буковки. Кроме того, рекламный агент должен проверять качество оригинал-макета- все ли четко напечатано, нет ли пятен, соответствуют ли размеры оригинал-макета размерам стандартного формата в газете. Если есть хотя бы один из этих недостатков, то к оригинал-макету следует относиться просто как к тексту. Все равно его не удастся ввести в компьютер с помощью сканера и придется делать заново. Коли периодическое издание цветное, то оригинал-макеты принимаются в редакции только в электронной форме (в виде записи на дискете).
Клиент (рекламодатель) может приложить к тексту оригинал-макет своего логотипа или какого-нибудь рисунка. Тогда рекламному агенту необходимо проверить качество изображения.
Важным моментом приема заказа рекламным агентом от клиента (рекламодателя) является решение вопроса о графическом решении рекламного объявления. Заказчик имеет право пожелать, какие слова следует написать покрупнее, какие помельче, что справа, что слева, что черным по белому, что белым по черному (так называемая «выворотка»). Если периодическое издание цветное, клиент имеет право указать цвет всех частей объявления. Все пожелания заказчика рекламный агент должен записать на полях, стрелочками соединяя их с соответствующими элементами рекламного объявления.
Рекламный агент должен правильно заполнить бланк заказа и выписать счет. Свои вычисления нужно проверить дважды и дать проверить ответственному за рекламную деятельность сотруднику предприятия-рекламодателя.
Рекламный агент в заключение должен сообщить клиенту (рекламодателю), что принятый заказ будет выполнен редакцией по факту получения копки платежного поручения. Нужно также указать клиенту крайний срок подачи изменений в рекламном объявлении. Следует договориться с сотрудником, ответственным за рекламу, о способе связи. Рекламный агент должен поблагодарить сотрудника предприятия-рекламодателя за заказ и попрощаться с ним.
Сдавая заказ в редакцию, рекламный агент должен попросить референта все проверить, поскольку теперь его будут выполнять редакционные работники. Рекламному агенту следует проследить, все ли правильно делается и со стороны клиента (рекламодателя), и со стороны редакции.
Рекламный агент должен побеспокоиться о том, чтобы клиент (рекламодатель) вовремя перечислил деньги на счет периодического издания. Поэтому, за день-два до крайнего срока рекламный агент должен позвонить ответственному за рекламную деятельность сотруднику предприятия-рекламодателя и узнать, перечислены ли деньги. Если нет, следует напомнить ему о крайнем сроке. Если в последний день деньги все еще не перечислены, рекламный агент должен предложить клиенту (рекламодателю) на выбор: либо перенести публикацию рекламы на более поздний срок» либо аннулировать заказ. Ни на какие уговоры рекламный агент не должен поддаваться, ссылаясь на то, что таков порядок, и вы не в праве его изменять.
Рекламный агент должен проверить, опубликовано ли рекламное объявление клиента (рекламодателя) в срок, нет ли в нем ошибок или какого-нибудь брака (что-то смазано или не читается и т.п.).
Когда рекламный агент обнаружит, что рекламное объявление его клиента (рекламодателя) отсутствует в том номере периодического издания, который был указан в заказе, или обнаружит серьезные изъяны в рекламном объявлении, он немедленно должен связаться с редакцией и требовать возместить ущерб клиенту (рекламодателю) дополнительной публикацией объявлении. Или даже двумя публикациями, что вполне справедливо в случае не выхода рекламного объявления или грубых ошибок (например, ошибок в телефонах). Хорошим аргументом в этом случае служит довод об упущенной выгоде вашего клиента (рекламодателя).
Договорившись с редакцией о компенсации ущерба клиенту, рекламному агенту следует позвонить ответственному за рекламную деятельность сотруднику и сообщить ему о самом факте ошибки и о принятых мерах. Будет хуже, если этот сотрудник предприятия-рекламодателя опередит рекламного агента и первым сообщит ему о неприятности. Если это все же произошло, агент должен твердо пообещать ему выяснить вес в кратчайшие сроки и о результатах сообщить. И, конечно, рекламный агент обязан неукоснительно выполнить свое обещание.
Только прежде, чем выяснять отношения с редакцией, агенту нужно заглянуть в периодическое издание и убедиться в том, что все именно так, как утверждает клиент (рекламодатель). Очень даже может быть, что клиент просто не заметил свое рекламное объявление.
Кроме того, отстаивая интересы своего клиента (рекламодателя) в редакции, рекламный агент не должен терять чувство меры и справедливости. Нужно дорожить хорошими отношениями с редакционными работниками. От их расположения к агенту многое зависит. Они могут, например, простить ему промах в работе, поместить объявление клиента (рекламодателя) на лучшее место, в последний момент внести изменения в текст рекламного объявления и многое другое.
Если рекламное объявление вышло в срок и все в порядке, рекламный агент должен позвонить ответственному за рекламную деятельность предприятия-рекламодателя сотруднику через неделю и поинтересоваться его мнением относительно эффективности данной публикации. Этим рекламный агент может укрепить свои партнерские отношения с клиентом (рекламодателем), а не только получить ценную информацию. Если клиент доволен, агенту нужно порадоваться вместе с ним. Если нет, то постараться понять причину низкой эффективности рекламного объявления. Поэтому рекламный агент должен задать ответственному за рекламную деятельность сотруднику ряд вопросов, чтобы лучше понять ситуацию со стороны клиента (рекламодателя). После этого рекламному агенту можно позвонить конкурентам клиента (рекламодателя), опубликовавшим свою рекламу в том же номере периодического издания, и поинтересоваться, насколько они ею довольны. Бывает, что при выполнении этой чисто технической (но профессионально исполненной) операции рекламному агенту предложат сотрудничать.
Наконец, рекламный агент должен не забыть вовремя напомнить ответственному за рекламную деятельность предприятия-рекламодателя сотруднику об окончании срока действия заказа и договориться с ним о новом заказе.
По мнению психологов, существует 5 типов рекламных агентов:
«Бормотун»
Очень распространенный тип. Говорит так быстро или так невнятно, что его все время переспрашивают или всячески стараются поскорее закончить тяжкий разговор. То ли человек очень волнуется, общаясь с кем-то по телефону в первый раз, то ли в нем копится столько энергии и мыслей, что он пулеметной очередью начинает выдавать весь запас информации. Есть и третий вариант — менеджер опасается, что его перебьют, не выслушают и откажут. Только, как свидетельствует статистика, такого менеджера все равно останавливают, чтобы сказать «нет» и «до свидания».
«Профи»
Такой менеджер уверен, что знает все о PR, маркетинге, мерчандайзинге и т. д. Он более чем убежден, что рекламодатели полные дилетанты в области рекламы. Столь «лестное» мнение «Профи» даже не пытается скрыть от клиента, к которому пришел на встречу. При этом блистает собственной эрудицией, английскими терминами, чем одних клиентов очень раздражает, других ставит в неудобное положение, а третьих все же заставляет прислушаться к себе. С одной стороны, менеджер, знающий свою область, — находка. Чаще встречаются обладатели хорошей памяти, которые только заучивают слова, а уж что они значат — не так важно. Между тем, общение клиента и менеджера должно проходить без напряженности, без взаимной неприязни и уж конечным итогом должна стать заказанная реклама, а не виртуозно прочитанная лекция.
«Мамина дочка»
Она часто бывает единственным ребенком в семье или самой младшенькой, самой любимой и, соответственно, избалованной. Кокетство, жеманство, капризы, огромный запас обаяния и лукавства — вот ее краткая характеристика. Это сложный тип сотрудника. Ее надо хвалить и аккуратно ставить на место. А то может уйти к конкурентам. Часто ей многое прощают и клиенты, и работодатель. У нее отличная самооценка — в детстве ее все любили. Эгоцентризм непомерный. «Мамина Дочка» уверена в себе. И многие клиенты, среди них немало солидных, крупных организаций, сдаются при виде «Маминой Дочки». Она обаятельна, не сомневается ни в своих словах, ни в действиях. Конечно, проблем с ней тоже хватает. Она запросто променяет плановое собрание с директором на сеанс маникюра, педикюра или посещение салона. Может заняться своей прической прямо в офисе.
«Телефонист»
Эта девушка или молодой человек всегда начинают свой контакт с клиентом только по телефону. Рабочий день проходит у них однообразно: телефонные звонки до обеда и после обеда, и до окончания дня. Встреч всегда очень мало, 3-4 на неделе максимум. При этом список фирм, которые отказали или попросили перезвонить, растет в рекордные сроки. С одной стороны, такое усердие похвально. Человек трудится, презентует услуги компании по телефону. Но может быть, что все эти многочасовые переговоры — это заранее обреченные на неудачу «холодные звонки». Ведь не количество важно, а качество. Если, конечно, нельзя совмещать и то и другое. Возможно, менеджер уже давно потерял надежду на достойную оплату своего труда и просто не верит, что может получать солидные заказы на рекламу. Он звонит «на авось», уже по инерции, только чтоб его не уволили... А фразы, интонация и другие важные моменты давно уже не принимает во внимание.