Смета проекта – документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.
Управление стоимостью осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта (рис.).
Распределение стоимости проекта в течение его жизненного цикла неравномерно и обычно имеет структуру (рис.).
2. Оценка стоимости проекта
В зависимости от этапа жизненного цикла проекта и целей оценки применяют различные виды и методы оценки стоимости проекта (табл.).
Оценка стоимости начинается с определения структуры ресурсов и работ проекта.
Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для выполнения работ, в т.ч.:
- оборудование (покупка, взятие в аренду, лизинг);
- приспособления, устройства и производственные мощности;
- рабочий труд (штатные сотрудники, нанятые по контракту);
- расходные товары (канцелярские принадлежности и т.д.);
- материалы;
- обучение, семинары, конференции;
- субконтракты;
- перевозки и т.д.
Все затраты можно классифицировать как:
-прямые и накладные расходы;
-повторяющиеся и единовременные (например, ежемесячные платежи за использование производственных мощностей – повторяющиеся затраты, закупка комплекта оборудования – единовременные затраты);
-постоянные и переменные по признаку зависимости от объема работ;
-плата за сверхурочное рабочее время.
Техника оценки затрат проекта может включать 13 шагов:
1) определение потребностей работы в ресурсах;
2) разработка сетевой модели;
3) разработка структуры разбиения работ (СРР);
4) оценка затрат в разрезе СРР;
5) обсуждение СРР с каждым из функциональных управляющих;
6) выработка основного направления действий;
7) оценка затрат для каждого элемента СРР;
8) согласование базовых затрат с высшим уровнем управления;
9) обсуждение с функциональными управляющими потребности в персонале;
10) разработка схемы линейной ответственности;
11) разработка детальных графиков;
12) формирование суммарного отчета по затратам;
13) включение результатов оценки затрат в документы проекта.
Оценка стоимости проекта по сути является оценкой всех затрат, необходимых для успешной и полной реализации проекта. Эти затраты могут иметь различные представления (рис.):
- обязательства возникают, например, при заказе каких-либо товаров или услуг заблаговременно до момента их использования в проекте. В результате выставляются счета, оплата по которым может производиться либо в момент готовности товаров к поставке, либо в момент их получения, либо согласно принятой в организации политике оплат. В любом случае при заказе бюджет уменьшается на сумму этого заказа;
- бюджетные затраты характеризуют расходы, планируемые при производстве работ;
- фактические затраты отражают расходы, возникающие при выполнении работ проекта, либо в момент выплаты денежных средств.
3. Бюджетирование проекта
Под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счетов, так и с использованием специально разработанного плана счетов управленческого учета.
На разных стадиях проекта разрабатываются различные виды бюджетов (табл.).
Бюджет может составляться в виде:
- календарных план-графиков затрат (рис.);
- матрицы распределения расходов;
- столбчатых диаграмм затрат;
- столбчатых диаграмм кумулятивных (нарастающим итогом) затрат (рис.);
- линейных диаграмм распределенных во времени кумулятивных затрат (рис.);
- круговых диаграмм структуры расходов (рис.).
4. Методы контроля стоимости проекта
Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обуславливающих отклонения от ранее запланированного бюджета и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта.
Контроль стоимости проекта включает:
¨ мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;
¨ управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;
¨ предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;
¨ информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.
Организация финансирования проекта, торги и контракты
1. Организация финансирования проектов
Проектное финансирование характеризуется высоким риском, поэтому выработана особая система взаимоотношений участников проекта в связи с управлением движением финансовых потоков.
Так, (по западной терминологии) в зависимости от того, какую долю риска принимает на себя кредитор, выделяют 3 формы проектного финансирования:
а) с полным регрессом на заемщика (возложение всего риска на заемщика).
При этих условиях можно легко и быстро получить деньги, причем значительно дешевле, чем при других формах финансирования: кредитор ничем не рискует. Естественно, эта форма чрезвычайно опасна для заемщика;
б) без регресса на заемщика. Кредитор в этом случае принимает на себя почти все риски, связанные с реализацией проекта. Такой кредит дорог: кредитор вынужден страховать себя другими путями. Заемщик не рискует, но и само осуществление проекта может стать для него бессмысленным в финансовом плане: возможная прибыль уйдет на оплату долга;
в) с ограниченным регрессом на заемщика. При этой форме финансирования оцениваются все риски и распределяются между участниками проекта таким образом, чтобы они брали на себя зависящие от них риски.
Например:
- заказчик берет на себя риск, связанный с эксплуатацией объекта;
- подрядчик оплачивает риск, связанный с обеспечением ввода объекта в срок;
- поставщик отвечает за риск, зависящий от сроков поставки и качество оборудования;
и т.д.
В России ряд банков начали специализироваться по проектному финансированию: Российский банк проектного финансирования, Инкомбанк. В Самаре создан филиал «Инвестиционный» Газбанка, ведущий подобное финансирование.
2. Организация контроля за расходами на проект
Контроль за финансовым состоянием проекта осуществляется проект-менеджером.
Инструментом управления расходами является «План управления затратами».
В этом плане определены:
- ответственность всех сторон за все виды расходов;
- система учета расходов;
- система контроля.
Проект-менеджер, располагая этим планом:
- оценивает целесообразность и уровень осуществляемых затрат;
- распределяет расходы во времени;
- анализирует финансовое состояние проекта;
- отчитывается по затратам;
- использует финансовые рычаги управления.
3. Порядок проведения подрядных торгов
Подрядные торги – форма размещения заказов на строительство, предусматривающая выбор подрядчика для выполнения работ и оказания услуг на основе конкурса.
Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.
Предмет торгов – конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги.
Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении, утверждении результатов торгов.
Заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов.
Организатор торгов – лицо, которому заказчиком поручено проведение торгов.
Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.
Тендерный комитет – постоянный или временный орган, создаваемый заказчиком или организатором для организации и проведения торгов.
Претендент – лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.
Оферта – предложение заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.
Оферент – претендент, от имени которого представлена оферта.
Альтернативное предложение – предложение, представляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.
Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:
· строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в т.ч. на условиях «под ключ»;
· выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;
· поставку комплектного технологического оборудования, в т.ч. на условиях «под ключ»;
· управление проектом, консультирование, надзор;
· любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.
Основными видами подрядных торгов являются:
а) в зависимости от проведения организатором торгов предварительного отбора претендента – с предварительной квалификацией и без предварительной квалификации;
б) в зависимости от участия иностранных оферентов – с участием иностранного оферента и без участия иностранного оферента;