- силовые, правоохранительные фискальные органы, т. е. воинские части, военкоматы, суды, органы прокуратуры, МВД, ФСБ, МЧС, исправительно-трудовые учреждения, налоговые, казначейские, таможенные и другие органы, действующие в соответствии с поставленными перед ними задачами. Однако они обязаны согласовывать с местной администрацией, проводимые ими акции, способные повлиять на жизнедеятельность населения. Глава администрации в пределах своих полномочий может давать этим органам отдельные поручения. Силовые органы информируют главу муниципального образования — при соблюдении необходимой служебной тайны — о состоянии безопасности и правопорядка на территории и о своих мероприятиях. Муниципальное образование оказывает содействие в их работе.
- инфраструктурные ведомства, включая естественные монополии (электроэнергетика, газоснабжение, железная дорога, почта, телеграф, средства телекоммуникации и т. п.). Деятельность инфраструктурных ведомств оказывает огромное воздействие на жизнеобеспечение местных сообществ. Они могут выполнять отдельные поручения главы муниципального образования в пределах его компетенции. Но в целом органы местного самоуправления практически не могут оказывать существенное влияние на деятельность естественных монополий и их ценовую политику;
- федеральные службы, осуществляющие государственный контроль и надзор в отдельных сферах деятельности (в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, экологии и природопользования транспорта, по тарифам, служба финансово-бюджетного надзора и др.). Их задача — проверять соблюдение законодательства и норм в соответствующих сферах всеми субъектами деятельности на территории Козловки, в том числе и самими органами местного самоуправления; федеральные службы обязаны информировать органы местного самоуправления о выявленных нарушениях, выдавать нарушителям предписания об устранении нарушений. Администрация содействует устранению нарушений и обязана рассматривать адресованную ей, а также муниципальным предприятиям и учреждениям предписания, а также принимать соответствующие меры;
- территориальные подразделения федеральной службы по труду и занятости. Совместно с местной администрацией они проводят большую работу по созданию и регулированию рынка рабочих мест, переподготовке кадров, учету граждан, нуждающихся в трудоустройстве, выплате пособий по безработице, снижая тем самым уровень социальной напряженности на местах.
- территориальные органы Государственного Пенсионного фонда, работающие в тесном взаимодействии с муниципальными органами социальной защиты населения.
- территориальные органы Федеральной службы государственной статистики. Администрация обязана безвозмездно предоставлять им всю необходимую информацию в установленном порядке. Со своей стороны, администрация заинтересована в получении от статистических органов сводной, обзорной и аналитической информации и могут устанавливать с ними договорные отношения.
- по ряду сфер деятельности, где имеются общие интересы государства и местного самоуправления, существуют органы двойного подчинения. Примером является милиция. На нее возложена как задача борьбы с преступностью, которая является государственным делом, так и охрана общественного порядка, относящаяся по законодательству к вопросам местного значения. По российскому законодательству милиция является государственным органом, но местное управление (отдел) внутренних дел находится в двойном подчинении, считаясь подразделением местной администрации. Оно оперативно подчиняется главе местной администрации, в то время как финансирует местное управление внутренних дел, назначает и снимает его начальника руководитель органа внутренних дел ЧР.
Основным документом, определяющим организацию деятельности администрации г. Козловки является ее регламент, утверждаемый главой администрации. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям. Регламент администрации устанавливает: порядок планирования работы администрации, порядок взаимодействия администрации с представительным органом, порядок организации работы с документами, поступающими от органов государственной власти и других организаций, распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата, порядок организации контроля и проверки исполнения документов в администрации, порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан, порядок работы работников администрации с компьютерной информацией, порядок проведения аппаратных и других совещаний, порядок взаимодействия администрации с общественными организациями и СМИ, порядок подготовки, оформления, принятия и публикации распорядительных документов различного типа и назначения, порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы, порядок проведения массовых мероприятий, учебных семинаров, порядок содержания помещения администрации, внутренний распорядок работы.
Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации е деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников. Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации: курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений; осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании; готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы; по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений; осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты; организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения. Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они содержат перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они обеспечивают целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.
Важное направление деятельности администрации — ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.
Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структуры подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата. Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем аппарата и с юридической, а также финансовой службой администрации и другими заинтересованными службами. Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.
Закон устанавливает право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений граждан законами субъектов РФ может быть установлена административная ответственность. Регламентом работы администрации предусматривается определенная система приема граждан руководителями администрации. Устанавливаются дни и часы приема посетителей каждым руководителем, а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей с населением, в том числе для разъяснения вопросов, наиболее часто поднимаемых в письмах и обращениях. В приемной все устные и письменные обращения граждан регистрируются, а затем направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администрации, его заместителю либо в структурное подразделение. Приемная также осуществляет контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений граждан.