Коммерческая деятельность ООО "Яковлевская мануфактура" (стр. 4 из 6)

Прогнозирование объема продаж необходимо для эффективной работы производства и для того, чтобы на складах не скапливался большой объем невостребованной ткани. Задания на производство ткани составляются не только с учетом прогнозирования объема продаж, но и с учетом сведений поступающих со склада готовой продукции. Эти сведения содержат информацию об остатке свободного запаса ткани.

Руководители предприятия стремятся иметь на складе ткани, швейные изделия (свободный запас ткани) в полном ассортименте и цветовой гамме, представленном в прайс-листе предприятия. Это делается для того, чтобы каждый клиент, обратившийся в отдел продаж, смог без проблем приобрести нужный ассортимент и объем товара.

Прогнозирование объема продаж и товарных запасов помогает экономить денежные средства. В частности, в производство поступают заказы на выработку товара, необходимого для непосредственной продажи и поддержания необходимого объема запаса товара, а не заказы на производство не пользующейся спросом ткани. Затаривание складов не допускается.

2.5 Делопроизводство

В процессе своей деятельности менеджеры оформляют ряд документов, одним из которых является договор поставки. С каждым клиентом (предприятием, индивидуальным предпринимателем), который обращается на предприятие ООО «Яковлевская мануфактура» с целью приобретения продукции, заключается договор поставки, который оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отдается покупателю, а второй остается у продавца. Договор подписывается руководителями предприятия с указанием адресов и реквизитов предприятий. Весь договор разделен на несколько пунктов:

1 пункт: предмет договора;

2 пункт: цена товара, количество и ассортимент;

3 пункт: порядок и сроки поставки;

4 пункт: порядок расчетов;

5 пункт: качество товара;

6 пункт: ответственность сторон;

7 пункт: форс - мажор;

8 пункт: порядок решения споров;

9 пункт: заключительные положения.

Договор оформляется менеджером и передается в юридический отдел для его утверждения юристами предприятия. После его возвращения Договор поступает на подпись руководителю организации.

Наряду с подготовкой и оформлением Договоров, менеджеры отдела продаж принимают заявки на поставку продукции и составляют заказы на производство. На крупный объем ткани принимаются только письменные заявки, подписанные руководителем предприятия. Эти заявки принимаются по факсу и по электронной почте, они содержит в себе информацию об артикуле требуемой ткани, ее объеме, цвете, сроках поставки. Так же в заявке указывается контактный телефон и конкретное лицо, занимающееся вопросом закупки.

Все заявки хранятся в отделе продаж, подшиваются в специальные папки. На основании этих заявок, готовится задание на склад продукции, если на складе уже имеется нужная продукция. Задание на склад готовой продукции формируется непосредственно внедренной компьютерной системой SAP. В ней указывается предприятие, которое будет получать ткань, указывается ассортимент, объем, цвет и дата отгрузки. На складе готовой продукции, на основании этих заданий формируется заказ, подбирается точный метраж, на основании которого менеджеры выставляют счет на предоплату продукции (если предприятие не работает с отсрочкой платежа).

В счете на предоплату указан плательщик, получатель платежа, его банковские реквизиты, банк получателя и сумма, подлежащая оплате. Счет на предоплату подписывается руководителем организации и ставится печать организации продавца.

Предприятие покупатель, получивший счет на предоплату, оплачивает данную продукцию. После зачисления денег на счет предприятия производится отгрузка. При отгрузке продукции клиентам выдаются расходные документы, к ним относятся: накладные, счет-фактура (см. приложение 3,4).

В накладной указывается грузоотправитель, поставщик, грузополучатель, плательщик. Указывается полное наименование организации, адрес, банковские реквизиты.

Накладная и счет-фактура содержит информацию о реализуемом товаре: наименование изделия, количество, цена, ставка НДС и конечная сумму за товар. Накладная и счет-фактура подписываются руководителями, имеющие право подписи – это право им дает специально оформленная доверенность на право подписи. Отпуск товара на складе производится при наличии у представителя доверенности, выданной его организацией. Доверенность содержит информацию об организации покупателя и его представителе. В доверенности заполняются реквизиты предприятия, выдаваемого доверенность, ФИО и паспортные данные его представителя. Доверенность обязательно подписывается руководителем предприятия, бухгалтером, лицом получившим доверенность. На доверенности ставится печать предприятия. При отпуске продукции на складе, представитель предприятия - покупателя ставит подпись в накладной о ее получении и заполняет графы: кем, когда выдана ему доверенность. Один экземпляр документа отдается на руки покупателю, а второй остается у продавца. Этот экземпляр вместе с доверенностью получателя отдается в бухгалтерию. В результате отгрузки иногда могут возникнуть неточности, например расхождение в фактическом объеме товара с объемом указанном в документах. А так же могут возникнуть претензии предприятия к качеству продукции (например, разнотон продукции или механические дефекты). При обнаружении недостатков, излишек дефектов товара покупателем в адрес продавца направляется акт о несоответствии отгруженной продукции. В этом акте указывается количество, номер счет - фактуры, номер транспортной накладной, дата отгрузки и фактически полученное количество товара. Отдельной строкой указывается обнаруженное расхождение объема, так же в акте указывается состояние тары и упаковки, подробное описание обнаруженных дефектов. Акт составляется комиссией, указывается: должность, ФИО, ставится подпись. При поступлении такого претензионного акта, менеджер передает его в отдел, где работают претензионисты, которые рассматривают данные акты. Они рассматривают причины возникновения каких-либо дефектов и в течение трех дней дают ответ покупателем об удовлетворении или не удовлетворении присланного акта /4/.

Также разработан межскладской акт об установленном расхождении, о количестве или качестве при приемке товара (см. приложение 5).

3. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации

Процесс выработки и принятия управленческого решения является наиболее трудоемкой и ответственной частью управленческого процесса. Его основное содержание – сбор, хранение, передача и анализ данных о хозяйственной деятельности предприятия.

Каждому из показателей финансово-хозяйственной деятельности соответствуют свои количественные критерии или коэффициенты.

1 Коэффициенты прибыльности – это отношение

- стоимости реализованных товаров к продаже;

- валовой прибыли к продаже;

- эксплуатационных расходов к продаже;

- чистой прибыли к продаже;

- чистой прибыли к среднегодовому капиталу, прибыль на вложения.

Все эти коэффициенты рассчитываются в процентах.

Рассчитаем отношение стоимости реализованных товаров к продаже за 2007 год:

(1)

Рассчитаем отношение валовой прибыли к продаже за 2007 год:

(2)

Рассчитаем отношение эксплуатационных расходов к продаже за 2007 год:

(3)

Отношение чистого дохода к производственной деятельности за 2007 год:

(4)

(5)

Отношение чистой прибыли к среднегодовому собственному капиталу в 2007 году:

(6)

(7)

Аналогичным путем рассчитаем коэффициенты прибыльности на 2008 год работы предприятия.

Рассчитаем отношение стоимости реализованных товаров к продаже за 2008 год:

(8)

Рассчитаем отношение валовой прибыли к продаже за 2008 год:

(9)

Рассчитаем отношение эксплуатационных расходов к продаже за 2008 год:

(10)

Отношение чистого дохода к производственной деятельности за 2008 год:

(11)

(12)

Отношение чистой прибыли к среднегодовому собственному капиталу в 2008 году:

(13)

(14)

В итоге получили данные, которые позволят судить, как о величине коэффициентов, так и о характере их изменений.

Таблица1 – Итоговые данные коэффициента прибыльности за 2007-2008гг.