Організація проведення ділової програми виставок (стр. 3 из 6)
6) Дискусія.
7) Міні-лекція.
8) Рольова гра.
9) Круглий стіл.
10)Демонстрація.
11)Виступаючий з підтримкою.
| Види перерв під час ділових заходів виставки |
| Кава-брейк | Ланч | Обід | Фуршет |
| Для огляду експозиції | Прийом кави (чаю) інших напоїв | Гала-вечеря |
Існують різні види розсадження учасників, слухачів ділової програми виставки залежно від типу заходу. У міжнародних довідниках і каталогах передбачені три позиції, по яких характеризуються місткість конференц-зали: «театр», «навчальний клас», «круглий стіл».[1.C.139]
Пропонуються також інші варіанти розсадження учасників ділової програми виставки:
- «політичний («євро»);
- П-подібна форма;
- Т-подібна форма;
- Е-подібна форма;
- Ш-подібна форма;
- «кабаре»(«амфітеатр»);
- «театр»;
- «круглий стіл»;
- «замкнутий квадрат»;
- «навчальний клас»;
- «рада директорів»;
- «прийом»(«переговори»).
Технічні вимоги до конференц-зали для організації ділових заходів виставок:
- Місце розташування конференц-зали стосовно основних магістралей;
- Наявність паркування;
- Візуальні комунікації для відвідувачів;
- Безшумний клімат-контроль;
- Звукове і презентаційне обладнання;
- Доступ до інтернету:
- Затемнені вікна або жалюзі;
- Система перекладу та звукоізоляційна кабінка для перекладача;
- Спеціальні кріплення для банерів;
- Туалети;
- Місце для реєстрації учасників;
- Додаткове приміщення для кава-пауз;
- Гардероб;
- Організація експрес-маршруту;
- Готель;
- Умови для людей з обмеженими фізичними можливостями.
Заслуговує на увагу питання забезпечення приміщень необхідним устаткування і інвентарем.
Номенклатура устаткування та інвентарю для проведення ділової програми виставки:
1) Аудіовізуальні засоби супроводу (пректор-слайди, оверхед-проектори, епіскопи, цифрові фото- і відеокамери, відео проектори, DVD-програвач, екрани, багато екранні системи відображення інформації, відео стіни, плазмові панелі, ноутбуки з дистанційним керуванням, графо проектори).
2) Системи звукопідсилення (провідні або радіо-мікрофони, мікшер (пристрій для змішування сигналів від декількох джерел), підсилювач потужності, акустичні системи, еквалайзери, динамічні процесори, конференц-системи, системи звукозапису та протоколювання).
3) Системи синхронного перекладу (конференц-системи із синхронним перекладом).
4) Меблі та аксесуари (столи різних розмірів, стільці, трибуни, крісла або напівкрісла жорсткі або напівм’які).
5) Елементи дизайну та оформлення приміщень (рекламна продукція виставки (плакати, прапорці, кулі, мобільні стенди тощо), квіткові композиції та ікебани, постери).
Реєстрація учасників здійснюється або зазделегіть шляхом попереднього заповнення реєстраційних форм заходу, або безпосередньо перед початком заходу. Організація роботи за результатми ділової програми виставок включає:
· Розсилання листів-подяк учасникам) доповідачам, почесним гостям);
· Опрацювання матеріалів конференцій, семінарів;
· Розсилання підсумкових анотацій.
1.3 Етапи організації ділової програми виставок
Заходи, які ви можете провести в рамках виставки, бувають самерізні й відрізняються вони не тільки формою проведення, але цілями, що й досягаються, правилами їх підготовки й проведення, впливом на загальний результат участі у виставці.
Отлишедеякі типи заходу:
• Ділові;
• Урочисті;
• Публічні;
• Благодійні;
• Внутрішн, що впливають на економічну або соціальну ситуацію;
• Заходу для преси;
• Маркетингові заходи.
Більшість із перерахованих заходів може бути використане рівною мірою для будь-якої цільової групи. Така форма, приміром, як семінар, рівною мірою підходить для клієнтів, і для партнерів, і для дилерів.
Вам важливо не тільки вибрати захід, але й логічно вмонтувати його в загальну концепцію, а може бути, навіть зробити його своєю "ізюминкою". Це винятково важливо, тому що а якщо ні, то ви не тільки не досягніться своїх цілей, але й ризикуєте одержати зворотну реакцію.
Якщо ви визначилися з тим, що ж ви будете робити на виставці, обговорили це з усіма зацікавленими особами, то перш ніж ділитися своєю ідеєю з начальством, слід викласти її на папері. Цей документ увійде в загальну документацію по виставці й стане базовим при підготовці даного заходу. Що він повинен містити в собі?
§ Концепція заходу (ідея). На приклад, це може звучати так "Семінар для існуючих і потенційних дилерів компанії, у рамках якого в доступній формі буде представлена нова програма роботи із цією цільовою аудиторією. Захід припускаєвистава програми ключовою співробітникам комерційного відділу, що здійснюють її впровадження. Також необхідний виступ нашого дилера, що вже працює з нами по цій програмі. В обов'язковомупорядку повинен бути запланований інтерактивний режим спілкування " питання-відповідь". Ще один варіант: "Розіграш призів серед відвідувачів виставки, які придбали на стенді продукцію компанії в перші два дні роботи. Розіграш проводиться по спеціальних купонах, які заповнюються клієнтами при здійсненніпокупки."
§Цільові групи впливу. Якщо розглядати приклади, то в першомувипадку цільовою групою впливу будуть існуючий і потенційні дилери компанії, а в другому- її клієнти. Нагадаємо, що ці цільові групи повинна фігурувати й у загальній програмі участі у виставці.
§Мети й завданнязаходу. Вони дозволяють зрозуміти, навіщо вам цей захід, які завдання ви вирішуєте з його допомогою. Отодин з варіантів формулювань: "Інформування ключових дилерів про нову програму в режиміособистого спілкування, зниження бар'єрів і ризиків при впровадженні програми. Одержання зворотного зв'язку від дилерів з метою внесення коректив у програму для підвищення її ефективності. Формування позитивного іміджу компанії як відкритої до діалогу зі своїми партнерами й зацікавленої у взаємномууспіху". А в другомувипадку формулювання може бути такий "Стимулювання продажів у перші дні роботи виставки. Підвищення рівнязапоминаемости компанії серед клієнтів, а також формування позитивного іміджу серед клієнтської аудиторії й підвищення лояльності до продукції компанії серед клієнтів". Формулювання цілей і завдань можуть бути загальними, можуть деталізуватися- головне, щоб вони легко переводилися в систему показників, на підставі яких буде оцінюватися ефективність заходу.
§ Структура заходу. Тут ви розписуєте основну технологію проведеннязаходу, на основі якої буде готуватися сценарій. У цьомупункті дається загальна структура заходу й з'ясовуються основні моменти, котрые ми повинні врахувати.
Приклад.
Семінар.
"Семінар розділяться на 2 частині.
Перша частина: лекції-виступу.
1) Перший виступ- титульнаособа (генеральний або комерційний директор). Тема виступу: загальнавистава програми й аргументації необхідності її впровадження.
2) Другий виступ- представник комерційного департаменту, відповідальний за цю програму, докладно розповідає про неї, плани по її впровадженню, тих перевагах, які вона дає, і т.п. По закінченню виступу або навіть під час його можливі питання, що стоншують.
3) Третій виступ- представник дилера, які розповідають зі своєї позиції про цю програму, про те, до він її впроваджував, про виникаючі проблеми й наявних перевагах. Можливі питання, що стоншують.
Друга частина: дискусія-обговорення.
Моделювання діалогу й висловлення думок, зауважень і питань із боку дилерів. Дає можливість відповісти на них представникам компанії або фіксує коштовні пропозиції по вдосконаленню програми.
По закінченню семінару- міні-фуршет.
§Час і місце проведеннязаходу. Думаю, що коментарі излишни. Цей пункт ляже в основу реалізації програми й повинен бути врахований у процесі підготовки до виставки (приміром, на більшості виставок необхідно бронювати підходящий зал заздалегідь або проектувати свій стенд так, що він надавав технічну можливість для проведення заходу). Крім того, вам необхідно врахувати загальну програму виставки органічно в неї вписати.
§ Повідомлення для кожної цільової групи (основні думки, які ви прагнете донести до кожної цільової групи). Важливість цього пункту полягає у формуванні основних тез, які ляжуть в основу всіх текстів, що супроводжують ваш захід. При цьому базуються вони на підставі тез, застосовуваних для роботи із цільовими аудиторіями в рамках виставки, тільки їх значення підсилюється характером заходу. На приклад, у випадку із семінаром подібним повідомленням може бути: "1.Нова програма - це спосіб підвищення ефективності взаємодії і якості роботи. 2.Нова програм - це програма, що обіцяє конкретні вигоди (які). 3.Перехід на нову програму єдосить простим і не вимагає серйозних витрат". Відповідно, ці думки в якості базових повинні бути у всіх виступах, у всіх роздавальних і ілюстративних матеріалах, а також у всіх діях ваших співробітників, щоб саме вони відклалися у свідомості учасників. У другомувипадку прикладом подібного повідомлення може бути: "Купувати нашу продукцію вигідно у всіх відносинах. Ми опікуємося про наших клієнтів". Подібне формулювання можливе лише в тому випадку, якщо вона перегукується із загальної позиції компанії в цімпитанні, а не носить разовий характер. Виставка просто дозволяє додатково акцентувати увагу на цій ідеї.