РЕФЕРАТ
на тему «Внемашинное информационное обеспечение маркетинга»
1. Структурные единицы информации
Внемашинное ИО включает показатели, необходимые для решения маркетинговых задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему маркетинговой документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.
Информационное обеспечение маркетинга тесно связано с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.
Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к проектированию внемашинного ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в сфере маркетинговой деятельности. Применение ПЭВМ предусматривает участие маркетолога в процессе решения задачи на машине, значительно расширяет при этом круг информационных работ. Появляется возможность: формирования машиной всевозможных сборников, докладов, справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывает рыночная экономика.
Структурные единицы маркетинговой информации определяют составные единицы информации, их логическую структуру и способы перехода от одних единиц к другим. Структуризация данных (входных, выходных, условно-постоянных) необходима для их представления в памяти ЭВМ, размещения на машинных носителях, передачи информации и др. Объектом рассмотрения для пользователя является маркетинговая информация, отражающая ход выполнения цикла «заказ – изготовление – отгрузка – оплата», который возникает в ходе производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Маркетинговая информация отражается в числовом виде через систему натуральных и стоимостных показателей. Автоматизация обработки информации в АИС требует ее структуризации и описания отдельных совокупностей.
Выделяют простые и сложные информационные совокупности. Простые не поддаются дроблению, сложные образуются сочетанием различных элементов. Неделимая информационная совокупность называется реквизитом. Сложные элементы представляют собой сочетание предыдущих и называются составными элементами информации.
Выделяются следующие информационные совокупности: реквизит, показатель, документ, массив, информационный поток, информационная подсистема, информационная система.
Минимальной информационной единицей являются реквизиты, отражающие отдельные свойства объекта. Они состоят из сочетания цифр или букв, имеющих смысловое содержание, и не поддаются дальнейшему делению.
Различают два вида реквизитов: реквизиты-признаки, показывающие качественные свойства отражаемых сущностей, и реквизиты-основания, характеризующие объект, процесс, явление с количественной стороны.
В качестве реквизитов-признаков выступают, например, наименование предприятия, его код, номер документа, номер счета, дата. Над реквизитами-признаками выполняются только логические операции (например, сортировки).
К реквизитам-основаниям можно отнести количество, сумму, расценки и различные производственные величины, над которыми выполняются арифметические операции.
Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма – это наименование реквизита, например «наименование продукции», «количество». Содержание отражает конкретное значение реквизита. Одному наименованию могут соответствовать несколько значений. Например: наименование продукции – чугун, сталь (одно наименование – два значения); количество – 200, 190, 90 (одно значение).
В АИС выделение реквизита необходимо для определения объемов информации, организации ее ввода в машину, формирования базы данных. Однако отдельные реквизиты, не имея экономического смысла, не позволяют полностью выявить характер маркетинговой деятельности. Поэтому реквизиты объединяются в совокупность более высокого уровня. Сочетание одного реквизита-основания и относящихся к нему реквизитов-признаков образует показатель. Например, информационная совокупность «кабель 450 м» состоит из одного основания – 450 и двух признаков – «кабель» и «м». Показатель является минимальной совокупностью, достаточной для образования документа.
Документы, характеризующие маркетинговую деятельность, содержат, как правило, большое количество показателей. При организации базы данных показатели служат основной единицей информации, заложенной в ее структуру.
Совокупность показателей документа образует информационное сообщение (запись). Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку, представляет собой массив (файл) – основную структурную единицу при автоматизированной обработке данных. Файл – это место, где фактически хранится информация, совокупность всех записей, включающих различные реквизиты.
Файл является основной единицей при компьютерной обработке. Обычно в решении маркетинговой задачи участвуют несколько файлов. Совокупность информационных файлов, образуемых при решении конкретной маркетинговой задачи, представляет собой следующую структурную единицу информации – информационный поток.
Принадлежность информации к какому-либо блоку управления маркетингом выделяет более высокую структуру – информационную подсистему. Например, на предприятии можно выделить такие информационные подсистемы, как бухгалтерский учет, финансовая деятельность, материально-техническое снабжение, сбыт и др.
Структурная единица высшего уровня – информационная система – соотносится с каким-либо экономическим объектом (предприятием, фирмой, банком, биржей и т.д.).
2. Классификаторы маркетинговой информации
Решение маркетинговых задач заканчивается составлением на ЭВМ графиков, сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по ключевым реквизитам-признакам. Группировка данных осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки с помощью вычислительной техники. Маркетинговая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв (показателей).
Автоматизация маркетинговых операций требует приведения всего множества показателей в единую целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними. Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровое. К признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, код операции и т.д., которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания маркетинговой информации. Эти средства включают классификаторы (государственные, отраслевые, межотраслевые, региональные, локальные), входящие в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Систематизация маркетинговой информации вызывает необходимость применения следующих видов классификаторов:
общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП; ОК отраслей народного хозяйства – ОКОНХ; система обозначений органов государственного управления – СООГУ; система обозначений административно-территориальных объектов – СОАТО; ОК профессий и услуг; ОК работ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности – СКФС и др.);
отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки);
локальные классификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.). Приобретают особое значение в автоматизированных информационных системах.
При классификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированный на бумажном или другом носителе упорядоченный список однородных наименований, состоящий из отдельных строк – позиций, называется номенклатурой, В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, классификация – это упорядочение элементов множества на подмножества на основании анализа признаков и выявления зависимостей внутри признаков.
За классификацией выполняется кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта символом или группой символов по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машинной обработке предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной для машинной группировки.
В результате присвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.