2. визначення архітектури інформаційного забезпечення проектування логістичної системи.
Це потребує вирішення двох взаємопов’язаних, але зі самостійним значенням груп завдань інформаційного забезпечення проектування логістичної системи.
Перша група завдань (системний логістичний аналіз) полягає у зборі, накопиченні, зберіганні, систематизації інформації, що надходить від постачальників і споживачів та відбиває результати внутрішньовиробничої діяльності.
Вирішення цих завдань передбачає опрацювання нормативної інформації про характеристики та структуру системи, параметри потужностей. В результаті формується інформаційна база для виконання завдань, які визначають стратегією управління логістичної системи.
Друга група завдань (логістичний аудит) містить процедури контролю інформаційних потоків, які у сукупності характеризують ефективність функціонування логістичної системи, відбору необхідних керівництву даних, видання різноманітних форм вихідної інформації. Причому визначають і порівнюють якісні та кількісні характеристики, що відображають зміст формування та розвитку логістичної системи. Крім того, визначають відповідність планованих (нормативних) значень характеристик фактичним, а разі її відсутності з’ясовують причини становища, що склалося [8].
Основне рішення по інформаційному забезпеченню проектування логістичної системи полягає у визначені загальних принципів його організації та архітектури (структури і складу). Склад інформаційних засобів визначається функціональними і технологічними вимогами, соціально-психологічними аспектами впровадження і експлуатації відповідних інструментальних засобів.
Логістична система становить самоорганізуючу систему, проектування якої та подальше функціонування відбувається з використанням інформаційних ресурсів.
За поєднання та впливу на формування й рух матеріальних, інформаційних, фінансових та інших логістичних потоків забезпечується можливість ефективного планування всіх внутрішніх і зовнішніх потокових процесів і управління ними. Підприємство отримує очевидні конкурентні переваги завдяки таким чинникам:
1. формуванню стратегічної внутрішньої та зовнішньої інтеграції;
2. організації та розвиткові досконаліших бізнес-процесів;
3. визначенню та реалізації стратегічних підходів до управління сукупними витратами.
Розглянемо впровадження SAP ERP в компанії “НОВА Холдинг" (гіпермаркет “Простір”).
Компанія “НОВА Холдинг" заснована в 2002 р. Підприємство створювалося з метою будівництва мережі супермаркетів “Простір”. Зараз успішно функціонує гіпермаркет “Простір” загальною площею більше 17500 м. кв. в м. Кременчуці. На території гіпермаркету розташовані відділи роздрібної торгівлі продуктами харчування і промисловими товарами. Концепція супермаркету передбачає розміщення більше 50 тисяч різних товарів продовольчої і непродовольчої групи.
Історія цього проекту починалася з детального системного опрацювання. Тільки достовірна інформація може служити джерелом для ухвалення ефективного управлінського рішення. Звідси, пильна увага менеджменту до питань управління інформаційними потоками.
Інструментом, що дозволяє добитися ефекту “інформаційної прозорості”, служить комплексна система автоматизація бізнес середовища.
Складовими успіху стали:
1. досвід реалізації аналогічних проектів компанії-консультанта, що аналізувала ефективність здійснення проекту;
2. досвід менеджерів, притягнених для управління компанією “Нова Холдинг”;
3. досвід світових лідерів у сфері торгівлі, акумульований в ефективній системі управління ресурсами.
Таким чином, на цьому етапі притягнена консалтингова компанія детально пропрацювала концепт гіпермаркету, а для керівництва компанією запросили управлінця з європейським досвідом.
Керівництво компанії дуже відповідально підійшло до створення інформаційного середовища. Було прийнято рішення використовувати одночасно найсучасніші і в той же час перевірені рішення і технології. Менеджмент компанії зробив велику ставку на вибір системного інтегратора. Згідно із задуманим, компанія-інтегратор повинна була пов'язати в єдине ціле різні складові бізнесу гіпермаркету, кожна з яких автоматизується за допомогою спеціалізованої програмної платформи. Завдання не з простих, оскільки навіть самі компанії-виконавці ставлять під сумнів успішність інтеграції різних систем від різних постачальників. Вибір ліг на компанію “Інком”, по-перше, тому що її консультанти вже мали на своєму рахунку успішно реалізовані аналогічні проекти, а по-друге, тому що “Інком” здатний покрити усі заходи розробки і впровадження власними силами, без залучення субпідрядників.
На цьому етапі компанія “Інком” виконувала роботи по установці торгового і касового устаткування, систем відеоспостереження і контролю доступу в приміщення, охоронної і пожежної сигналізації, системи запобігання крадіжкам, кабельній системі і телефонізації. В якості програмної складової було запропоновано галузеве рішення SAP ERP для малого і середнього бізнесу компанії SAP AG, а також Маркет+ для управління касами і ваговим устаткуванням, і Бос-кадровик для управління персоналом.
Шляхом впровадження прогресивного рішення на базі продукту SAP ERP підвищити конкурентоспроможність підприємства за рахунок ефективного управління внутрішніми процесами.
За словами менеджменту компанії, основою для вибору SAP ERP стало:
1. максимальна надійність функціонування при безперервній цілодобовій роботі;
2. висока продуктивність, ефективна обробка великих і інтенсивно зростаючих масивів даних;
3. контроль прав доступу до системи і дій користувачів;
4. контроль керівництвом підприємства процесів ціноутворення, рухи грошових коштів і взаєморозрахунків;
5. можливість оптимального і оперативного поповнення товарних запасів;
6. можливість замовлення і придбання товарів через Інтернет.
Рішення SAP ERP для малого і середнього бізнесу, запропоноване компанією “Інком”, спирається на структурованість і логічність системи, а також інтегрованість усіх сфер діяльності підприємства.
Старт проекту супроводжувався значними складнощами. Певні утруднення створював той факт, що формування команди впровадження з боку замовника мало декілька етапів, пов'язаних з поступовим набором персоналу в компанію. Це вимагало підвищеної уваги з боку Керівника проекту і оперативного включення в процес з боку групи
В першу чергу були автоматизовані процеси закупівель, управління запасами, фінансового обліку, управління ціноутворенням в збуті, управління асортиментом і собівартістю.
Рішення в області управління виробництвом (кулінарія) можна вважати унікальним в цій галузі. На основі відповідного модуля реалізовано стандартне серійне виробництво, яке дозволяє деталізувати витрати, систематизувати процеси і управляти ними. Подібний акцент на цю область вимагає пояснення. Здатність надати унікальну торгову пропозицію відрізняє лідерів ринку від тих, що бовтаються в хвості. У цьому сенсі краща в місті кулінарія дозволить притягнути споживачів, сформувати лояльність, індивідуалізувати себе в системі сприйняття споживачів.
Робота з постачальниками будується тільки на планових замовленнях і жорстко відстежується при прийомі товару, що дозволяє уникнути таких неприємностей як закінчення терміну придатності продукції, надлишки на складі і навпаки дефіцит товарів на полицях гіпермаркету.
За допомогою системи автоматизації можна гнучко планувати асортиментну політику. Зараз багато компаній в якості основи для розширення асортименту використовують результати маркетингових досліджень, статистичні дані для яких можна витягати з системи автоматизації.
Практично в будь-якому роздрібному підприємстві існує цілий ряд кадрових проблем, якось: висока текучка, проблеми з підбором і навчанням нових співробітників і так далі. Новий гіпермаркет не став виключенням і, як ми вже писали, проблеми, пов'язані з управлінням персоналом, проявилися ще на першому етапі проекту. За допомогою системи Бос-кадровик вдалося добитися структуризації роботи з персоналом, були автоматизовані процеси розрахунку заробітної плати, підбору і навчання персоналу, введена процедура атестації.
Дуже важливо було забезпечити безперебійну роботу робочих місць касирів і вагового комплексу. Завдання досить важливе для підприємства таке формату, оскільки саме ця частина завжди знаходиться на очах у покупців і від неї багато в чому залежить їх лояльність. Програмний комплекс Маркет+ допоміг вирішити усі завдання, які були передбачені загальним проектом, і гармонійно доповнив комплексне рішення.
Говорячи про особливості, варто згадати про те, яких ризиків вдалося уникнути. В першу чергу, риска неприйняття змін. У гіпермаркеті “Простір” спостерігалася висока готовність колективу до змін. Цей проект є рідкісним прикладом впровадження, коли команди двох сторін працювали як одне ціле. У цьому проекті не було навіть прихованих супротивників. Це дозволило знайти безліч нестандартних рішень у важких ситуаціях.
Становлення колективу, розробка бізнес-процесів і впровадження системи автоматизації відбувалися одночасно. Складність вимог зростала пропорційно росту розуміння командою можливостей системи. З одного боку, це стало непрямим доказом її правильного вибору, а з іншого боку, розширило рамки проекту. Так за рішенням проектної групи додатково було створено сховище даних і розроблена програма лояльності.
Характерною рисою проектної групи на цьому підприємстві була оперативність в ухваленні рішень. Хоча частенько втрати часу, зведені до мінімуму, нівелювалися недостатньою зваженістю рішень, що приймалися, їх спонтанністю, внаслідок чого деякі надалі доводилося міняти. Проте, молодий колектив позитивно відрізняли висока внутрішня мотивація і довіра до методів управління.