Если продавцу потребуется несколько дней для подготовки твердой оферты, то в день получения контрпредложения (запроса) продавец должен направить контрагенту быстрой связью подтверждение с благодарностью его получения и с указанием срока, когда будет ему направлено твердое предложение.
Если на твердое предложение возможного контрагента кроме выражения благодарности не последовало никаких действий, направленных на заключение договора, и два направленных ему напоминания не вызвали конструктивной реакции, то оперативная коммерческая группа должна направить в отдел маркетинга и цен компьютерное извещение, что на контрпредложение или запрос такой-то фирмы было тогда-то направлено твердое предложение, не получившее дальнейшей проработки. Это извещение должно быть введено в досье справочного материала на фирмы в файл той фирмы, которая не пошла на дальнейшую проработку твердой оферты.
Если на коммерческой фирме заведено такое досье, то перед тем, как давать любое твердое предложение, необходимо по компьютерной сети проверить, не было ли ранее случаев отказа фирмы от дальнейшей проработки запросов. Если было по меньшей мере уже два-три подобных случая, значит, этот покупатель использует Вашу фирму как источник получения конкурентного материала и можно или не отвечать на ее запросы, или давать предложения нетвердого характера с искаженными ценами. В практике международной торговли фирмы ведут строгий учет запросов, контрпредложений и твердых оферт, следуя во взаимных отношениях изложенным принципам.
В тех случаях, когда от возможного покупателя получена просьба уточнить ряд интересующих его вопросов, но из нее не видна явная заинтересованность в заключении договора, оперативная коммерческая группа также должна в тот же день быстрой связью направить подтверждение о получении вопроса и, если невозможно дать немедленный ответ, указать предельный срок его отправки. Если на подготовку ответа будет затрачено времени больше, чем предполагалось, то целесообразно промежуточными сообщениями информировать партнера о процессе проработки запроса.
Эти меры необходимы для того, чтобы в максимально возможной степени продемонстрировать свою заинтересованность и надежность как будущего партнера. Каждое действие оперативной коммерческой группы должно быть направлено на ускорение достижения главной цели - подписания договора. Поэтому если на определенном этапе коммерческой переписки появится уверенность в серьезности намерений партнера, то ему немедленно должно быть направлено твердое предложение, как это было изложено ранее.
Твердые предложения продавца должны содержать основные условия будущего договора, такие как наименование и основные характеристики товара, количество, цена единицы измерения товара с указанием базисных условий поставки, срок поставки, условия платежа, срок действия предложения. Если покупатель в пределах срока действия твердого предложения направляет продавцу свое полное согласие с предложенными условиями, т.е. дает безоговорочный акцепт, то договор, в соответствии со ст.433 ГК РФ, считается заключенным. Договор может состоять из двух документов - оферты и акцепта. В дальнейшем стороны могут составить и подписать единый документ, называемый контрактом, в котором будут оговорены дополнительные условия, например ответственность сторон, взаимные санкции за ненадлежащее выполнение обязательств, форс-мажорные обстоятельства, порядок рассмотрения споров и т.д. Однако любые дополнительные условия без взаимного согласия сторон не могут изменить условий заключенного договора, т.е. условий оферты и акцепта. В тех случаях, когда одна из сторон выдвигает требования, меняющие условия заключенного договора, или настаивает на иных, неприемлемых для другой стороны требованиях, что делает заключение контракта невозможным, потерпевшая сторона имеет право обратиться в арбитраж с просьбой возместить ей убытки, вызванные невозможностью подписания контракта, в том числе упущенную выгоду.
Заключение договоров по принципу оферта плюс акцепт в коммерческой практике внебиржевой и внеаукционной торговли применяется относительно редко, обычно в форме дополнений к ранее заключенному между контрагентами рамочному контракту, в котором оговорены все другие права и обязанности сторон.
Чаще всего в коммерческой практике заключению договора предшествует коммерческая переписка по уточнению позиций сторон. В ответ на твердую оферту одной из сторон другая может прислать акцепт со своими замечаниями, т.е. контроферту. Если первый оферент согласен с такими замечаниями, он может акцептовать контроферту, и договор тоже будет считаться заключенным. Если в процессе акцепта оферт и контроферт какая-либо сторона пожелает отказаться от своей оферты, контроферты или акцепта, то отказ должен быть получен другой стороной до отправки окончательного безусловного акцепта. Более детально порядок заключения договоров путем акцепта оферт изложен в ст.432-446 ГК РФ и в ст.14-24 Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи.
Однако на практике, когда в процессе коммерческой переписки выяснены принципиальные позиции сторон по условиям будущего контракта, они обычно договариваются о проведении переговоров, что сокращает сроки согласования и способствует принятию сбалансированных условий.
При согласовании условий контрактов международной купли-продажи товаров действует обычай, согласно которому контракт считается заключенным после пожатия рук лицами, ведущими переговоры с каждой из сторон. Формально последующие требования пересмотреть согласованные условия или вообще отказ от подписания контракта могут быть обжалованы в арбитражном суде, но отказавшаяся сторона наверняка потеряет в деловых кругах имидж достойного делового партнера. Хотелось бы, чтобы в России эти принципы прижились как можно скорее.
Покупатели на насыщенных рынках часто чувствуют себя хозяевами положения, и их тактика противоположна тактике продавцов. Поэтому следует особо остановиться на этих особенностях.
Опытные покупатели, как правило, не работают с одним продавцом товара, поскольку недооценка возможности создания конкуренции между продавцами обычно ведет к росту закупочных цен. Даже если покупатель в основном ориентируется на одного традиционного поставщика, полезно тем не менее поддерживать деловые отношения еще с двумя-тремя поставщиками аналогичной продукции, периодически запрашивая у них коммерческие предложения и делая контрольные закупки товаров. Это позволит покупателю активно воздействовать на динамику цен на рынке и контролировать изменения в техническом уровне и качестве обращающихся на нем товаров. Отношения с конкурентами не должны быть секретом ни для традиционного поставщика, ни для других конкурентов. Однако получение конкурирующими фирмами только запросов предложений без эпизодической закупки товаров, как было ранее упомянуто, дает им основание считать, что их используют только в качестве источников конкурентных материалов.
При ведении переговоров с конкурирующими фирмами можно дать им понять, что у Вашей фирмы есть альтернативные варианты закупок, но показывать чужие конкурентные материалы, тем более контракты, в международной практике считается грязным бизнесом. Продавцы могут вовсе отвернуться от покупателя, открывающего им коммерческие секреты других фирм, поскольку он может открыть и их секреты другим конкурентам.
При запросе предложений на закупки товаров следует избегать формулировок типа: "Просим срочно предложить нам", "Просим дать предложение на срочную поставку" и т.д. Опыт показывает, что продавец, получивший такой запрос, не преминет поднять цены предложения минимум на 15-20%.
В любом случае при получении инициативных предложений от конкурирующих фирм, даже при отсутствии у покупателя намерения осуществить у них закупки, следует поблагодарить их за инициативу и сообщить, что в ближайшее время закупки подобных товаров не планируются, но выразить надежду на сотрудничество в будущем. Если цены их предложений кажутся завышенными или технические показатели их продукции не соответствующими требуемому современному уровню, полезно в тактичной форме высказать свое мнение. Однако это мнение, касающееся цен и технического уровня, не должно представлять собой оферту на закупку товара с учетом замечаний покупателя, поскольку со стороны продавца может последовать акцепт и покупатель может попасть в весьма сложное положение, если продавец будет считать свой акцепт фактом заключения договора.
Целесообразно также обратить внимание на стратегические особенности работы покупателей (импортеров). Как уже отмечалось, теория и практика маркетинга в основном нацелена на сбыт товаров, что менее пригодно для коммерческих фирм, занимающихся закупочными операциями. Поэтому маркетинговые отделы таких фирм должны уделить серьезное внимание изучению рынка поставщиков. Кроме того, реклама коммерческой фирмы должна представлять ее не только как продавца, но и как солидного покупателя товаров, что при минимальных затратах обычно обеспечивает поступление предложений от многих поставщиков.