Таблица 3.3 - Смета создания закупочной фирмы
| Вид расходов | Сумма, тыс. руб. |
| Заработная плата сотрудникам (годовая из расчета: директор, менеджеры по закупкам – 3 чел.) | 253 |
| Реклама | 27 |
| ИТОГО: | 280 |
Для оптимизации закупок в НТЦ «Орион» необходимо создание должности менеджера по логистике, подчиненного непосредственно коммерческому директору предприятия.
Целью работы менеджера по логистике является организация и обеспечение функционирования логистических процессов компании в целом.
Основными задачами менеджера по логистике являются:
· участие в организации бесперебойности и продуктивности ежедневной работы отдела логистики
· оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций
· оценка и анализ производительности операций по логистике.
· оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций
· выработка предложений по оптимизации логистических процессов в компании;
· соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета;
· совершенствование, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности работы отдела.
· анализ, планирование, организация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами предприятия.
Функциональные обязанности менеджера по логистике:
· проектирование и разработка логистических систем.
· разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений (отдела закупок), определение функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
· разработка форм и методов ведения отчетности.
· контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела закупок.
· координация внутренних и внешних связей компании.
· участие в процессе формирования бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек.
· анализ баланса стоимости и эффективности логистических операций предприятия.
· координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами.
· координация документооборота логистических процессов.
· согласование взаимодействия менеджера по логистике с другими подразделениями (отдел закупок, бухгалтерия) предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами.
Менеджер по логистике имеет право:
· давать подчиненным ему службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
· требовать от руководителей и сотрудников всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации работы.
· запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
· выступать представителем от имени предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к его компетенции.
· вносить предложения по расстановке и взаимодействию персонала в логистической цепи предприятия.
· проводить совещания (оперативки, летучки, планерки) по обсуждению и решению вопросов, входящих в компетенцию отдела с подчиненными ему службами предприятия.
· подавать предложения по совершенствованию своей работы.
Менеджер по логистике несет ответственность за:
· результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
· невыполнение своих функциональных обязанностей.
· недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий.
· невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководителя.
· непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
· нарушение внутреннего распорядка предприятия.
В работе менеджер по логистике руководствуется:
· нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства;
· стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок, действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями руководителя, уставом предприятия.
При заработной плате менеджера по логистике в размере 10–15 тыс. рублей в месяц его деятельность окупится в течение 6 мес.
3.3 Эффективность закупочной логистики в торговой фирме
Для повышения эффективности закупочной логистике НТЦ «Орион» предлагается автоматизация логистических процессов.
Рассмотрим конкретные системы для автоматизации логистической деятельности торговых предприятий.
Немалую долю рынка автоматизации торговли, особенно в малых торговых компаниях, заняли системы, созданные компанией 1С и ее партнерами. Компания 1С известна своими разработками в области экономического и делового программного обеспечения. Программы семейства «1С: Предприятие» стоят в десятках тысяч организаций России. Многие розничные торговые организации в своей работе используют «1С: Предприятие. Управление торговлей». В данной системе реализуются следующие логистические функции:
· управление поставками;
· управление складскими запасами;
· планирование продаж и закупок;
· мониторинг и анализ показателей торговой деятельности.
Основные функции подсистемы управления закупками:
· оперативное планирование закупок;
· оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
· платежный календарь расхода денежных средств.
Поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.
В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).
Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.
Реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).
Мощные средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность» каждого товара по его доле в общем обороте или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент оборачиваемости товара. Такой интегрированный анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.
«1С: Предприятие. Управление торговлей» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.
Основным недостатком «1С: Предприятие. Управление торговлей» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники. С точки зрения автора наибольший интерес в этой области вызывают разработки фирмы «Астор ВЦ», которые будут рассмотрены ниже.
Чтобы автоматизированная система розничной торговли была эффективна с логистической точки зрения, прежде всего в ней необходимо оптимизировать транспортные потоки в распределительном центре (на складе) торгового предприятия.
Для решения задач контроля и оптимизации товарных потоков на самом складе предназначены специализированные автономные решения или модули управления складом в системах класса ERP. Эти решения часто именуются в зарубежных источниках как Warehouse Management System.
Главные зоны склада – зона приемки, хранения и комиссионирования (подготовки к отправке) товаров. Зоны подразделяются на ячейки (или адреса), где товар хранится или комплектуется для отправки.
Понятие зоны – это необязательно физическое разбиение склада, а просто выделение в рамках склада некоторых участков со специфическими характеристиками. В ряде случаев понятие зоны существует только в системе как некое виртуальное объединение ячеек. Например, первый ярус стеллажа может использоваться на многих складах для хранения собранных заказов, второй ярус может быть зоной штучной комплектации, один из стеллажей – зоной карантина.