Существуют следующие основные этапы решения задач закупочной логистики:
· Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.
· Выбор формы и источников материально-технического снабжения.
· Размещение заказов и их реализация.
· Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.
· Поддержание отношений с поставщиками.
Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений – делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-BuyProblem (задача «сделать или купить»), или сокращенно – задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.
Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:
· потребность в комплектующем изделии невелика;
· отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;
· отсутствуют кадры необходимой квалификации.
Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:
· потребность в комплектующих изделиях стабильна, и достаточно велика;
· комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.
После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика.
Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:
1 этап - поиск потенциальных поставщиков.
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:
· проведение конкурсов (тендеров);
· изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);
· посещение ярмарок, выставок;
· личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).
Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика. Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:
· формирование условий тендера;
· разработка и публикация тендерной документации;
· рекламная кампания;
· проверка оценочной квалификации участников тендера;
· проведение анализа тендерных предложений;
· определение победителя тендера.
По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.
2 этап - проверка поставщиков.
Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:
· личная встреча с руководством компании;
· финансовая отчетность поставщика;
· местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);
· банки и финансовые институты;
· конкуренты потенциального поставщика;
· торговые ассоциации;
· информационные агентства;
· государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).
В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.
3 этап - анализ потенциальных поставщиков.
Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.
К другим критериям относятся следующие:
· финансовое положение поставщика;
· сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
· наличие резервных мощностей;
· повышение качества выпускаемой продукции;
· удаленность поставщика от потребителя;
· организация управления качеством у поставщика;
· способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;
· профессиональный уровень персонала;
· текучесть кадров и др.
В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.
4 этап - оценка надежности поставщика.
По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.
Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.
Алгоритм определения надежности поставок следующий:
· Сопоставление даты поставки плановой и фактической.
· Определение времени опоздания.
· Сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции.
· Определение объема недопоставки продукции
· Определение условного опоздания в случае недопоставки
· Определение общей величины опозданий
· Определение количества случаев отказа.
· Определение общей величины отказов
· Определение интенсивности отказов
· Определение коэффициента готовности поставок
· Надежность снабжения.
Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.
Выбранный товар для предприятия может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.
Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.
Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.
Важнейшей функций в заготовительной логистике является контроль входных потоков - поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.
Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке производства или сокращении объемов производства. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.