Характерним для системи нормативного обліку є своєчасне оновлення нормативів в результаті здійснених заходів з технічного розвитку та удосконалення організації виробництва. Впровадження у виробництво організаційно-технічних заходів, більш досконалого обладнання, раціоналізаторських пропозицій призводить до зниження витрат матеріалів і заробітної плати на одиницю продукції, а, отже, і до змін встановлених за ними нормативів [20, 246].
Розглянемо можливі причини відхилень фактичних витрат від планових. Відхилення по використаним матеріалам дорівнює різниці нормативної кількості матеріалів (НК), необхідних для фактичного випуску продукції, і фактичної кількості матеріалів (ФК), помноженій на нормативну ціну матеріалів (НЦ): (НК-ФК)*НЦ. При цьому застосовують принцип гнучкого бюджету, оскільки нормативна кількість базується на фактичному, а не запланованому випуску. Відхилення при використанні матеріалів контролюються начальником виробничого підрозділу. Їхніми причинами можуть бути необережні вантажно-розвантажувальні роботи, закупівля матеріалів низької якості, крадіжки, зміна вимог контролю якості чи методів виробництва. Сукупні відхилення є базою для аналізу відхилень по ціновим і кількісним елементам. Скупні відхилення по матеріалам – це різниця між нормативними витратами на матеріали для фактичного випуску продукції і фактичними витратами.
Витрати на оплату праці визначаються з урахуванням ціни праці та кількості використаної праці. Відхилення по ставці заробітної плати можуть виникнути через договірне її підвищення, що не відображено в нормативі. Відхилення по ставці заробітної плати дорівнює різниці між нормативною (НС) і фактичній ставці заробітної плати (ФС), помноженій на фактичне число відпрацьованих годин (ФГ): (НС-ФС)*ФГ.
Відхилення по продуктивності праці дорівнює різниці нормативного часу в годинах, витраченого на фактичний випуск продукції (НГ), і фактичного часу в годинах (ФГ), відпрацьованого за аналізований період, помноженій на нормативну погодинну ставку заробітної плати (НС): (НГ-ФГ)*НС. Можливими причинами даного відхилення є матеріали низької якості, різна складність роботи, незадовільне технічне обслуговування станків та обладнання. Сукупне відхилення по праці – це різниця між нормативними витратами (НВ) на фактичний випуск продукції і фактичними витратами праці (ФВ): НВ-ФВ [19, 531].
Сукупні відхилення по змінним накладним витратам – це різниця між нормативними змінними накладними витратами, віднесеними на продукцію (НР), і фактичними змінними накладними витратами (ФР): НР-ФР. Змінні накладні витрати змінюються у відповідності з часом праці виробничих робітників в рамках фактичних витрат, які відрізняються від кошторисних, та фактичного часу праці основних виробничих робітників, які відрізняються від часу, який повинен бути використаний. Для того, щоб порівняти фактичні накладні витрати із кошторисними, необхідно скорегувати кошторис. Відхилення змінних накладних витрат дорівнює різниці між кошторисними скорегованими змінними накладними витратами (СЗНВ) для фактичного часу праці основних виробничих працівників і фактичними змінними накладними витратами (ФЗНВ): (СЗНВ-ФЗНВ) [18, 251].
Відхилення змінних накладних витрат по ефективності – це різниця між випуском продукції в нормо-годинах (НГ) і фактичним часом праці (ФГ) за аналізований період, помножена на нормативну ставку змінних накладних витрат (НВ): (НГ-ФГ)*НВ.
В рамках системи калькулювання по змінним витратам постійні виробничі накладні витрати не узагальнюються та не розподіляються на продукт. Вони розглядаються як витрати періоду, в якому вони були понесені. Відхилення по постійним накладним витратам є різницею між кошторисними (КПВ) та фактичними постійними накладними витратами (ФПВ): КПВ-ФПВ.
Дані по відхиленнях по реалізації можуть бути використані для аналізу ефективності діяльності відділу збуту в тих же показниках, що і виробничі витрати. Найбільш значимий показник відхилень по реалізації – їх розрахунок в показниках валового прибутку. Сукупне відхилення по валовому прибутку є різницею фактичного (ФП) та кошторисного маржинального прибутку (КП): ФП-КП. Відхилення по ціні реалізації – це різниця фактичного (ФП) та нормативного валового прибутку (НП), помножена на фактичний обсяг реалізації ФО: (ФП-НП)*ФО. Відхилення по об’єму реалізації – це різниця між фактичним (ФО) та кошторисним обсягом реалізації (КО), помножена на нормативний валовий прибуток (НВП): (ФО-КО)*НВП.
Відхилення від норм враховуються за місцями їх виникнення (цехами, ділянками, бригадами), причинами та винуватцями на підставі документації і, перш за все, сигнальної документації, що має зазвичай інший колір чи кольорову смугу. Такими сигнальними документами є матеріальні вимоги на додатковий (понадлімітний) відпуск матеріалів для заповнення недостач і браку деталей, акти на заміну матеріалів, доплатні листки по заробітній платі, наряди на виконання операцій, не передбачених технологією, тощо. Частина відхилень виявляється на підставі інших документів, в яких фактичне витрачання відображається у співставленні з нормативним (акти розкрою матеріалів, шихтові записки тощо). В кінці звітного періоду складають зведену відомість відхилень за причинами і винуватцями окремо по матеріалах і заробітній платі. Аналіз цих відхилень дає можливість вживати заходів щодо ліквідації перевитрат, недопущенню втрат, поширювати досвід економного витрачання матеріалів і використання робочого часу.
Таким чином, контроль та регулювання витрат при використанні нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції проводиться уповноваженими особами підприємства в рамках центрів відповідальності на підставі встановлених норм та нормативів, дані будь-яких відхилень оформляються відповідними документами, що є підставою для поточного корегування норм та нормативів [17, 19].
Важливою функцією управління витратами виробництва є прогнозування величини витрат виробництва відповідно до стратегії розвитку підприємства. При цьому прогнозна величина має стати орієнтиром для досягнення певного рівня ефективності виробництва, стабільності фінансового стану та забезпечення конкурентоспроможності підприємства в ринковому середовищі. З цих позицій процеси управління витратами мають зайняти центральне місце в управлінні виробничими процесами [11, 79].
Реалізація сформованих напрямів спрямована на підвищення ролі витрат виробництва у забезпеченні ефективності роботи підприємств, перехід від пасивних методів обліку витрат за минулий період до активних методів втручання у виробництво на основі аналізу ефективності формування витрат, виявлення суттєвих відхилень від встановлених норм і нормативів [13, 462].
З огляду на зарубіжний досвід, на вітчизняних підприємствах доцільно організовувати центри витрат і зони відповідальності за здійснення витрат виробництва. За оцінками зарубіжних фахівців, а також вітчизняних вчених, які досліджували досвід зарубіжних країн з питань організації обліку витрат і управління ними, створення центрів витрат за місцями їх виникнення і зонами відповідальності значною мірою підвищує оперативність надходження інформації про фактичний стан витрат до менеджерів, які займаються аналізом ефективності їх формування і керівництва фірм, яке приймає рішення щодо регулювання витрат. Це дозволяє своєчасно змінювати ситуацію у сфері управління витратами і запобігати неефективному їх здійсненню.
Особливу увагу слід звернути на систему звітності центрів витрат. Як правило, витрати вищої ланки складаються Із витрат ланок нижчого і середнього рівня. Отже, первинна інформація про витрати виробництва мас формуватися на нижчих ланках. Від повноти і достовірності таких звітів залежить ефективність функціонування всієї системи управління витратами на підприємствах. Слід констатувати, що в звітах доцільно інформувати не тільки про величину витрат, а й вказувати, хто конкретно несе за них відповідальність відповідно до структури центрів витрат підприємства [12, 83].
Таким чином, удосконалення умов застосування нормативного обліку витрат та калькулювання собівартості продукції визначає власне умови використання даного методу обліку витрат у вітчизняній практиці управління витратами.
На рівні держави пропонується визначення конкретних вимог до роботи підприємств базових галузей вітчизняної економіки. Вимоги до роботи таких підприємств можуть бути конкретизовані нормативами, які встановлюють рівень матеріалоємності, енергоємності, трудоємності окремих виробничих процесів і видів продукції. На державному рівні можуть формуватися мотиваційні механізми заохочення підприємств для того, щоб досягати встановлених нормативів за визначеними критеріями. Досягнення цієї мети на рівні підприємств пов’язане, перш за все, з використанням енергозберігаючих технологій, впровадження яких вимагає додаткових витрат. Тому вирішення проблеми повинно здійснюватися на основі поєднання інтересів держави і підприємств [14, 241].
На даний час науково обґрунтованих норм та нормативів для галузей виробництва не встановлено. Тому актуальним на сьогодні для впровадження нормативного обліку витрат та калькулювання собівартості продукції є визначення переліку нормативів, які доводяться до промислових підприємств. Даний перелік має носити державний характер, виходячи із галузевих особливостей виробничих процесів, і доповнюватися обмеженнями на рівні регіонів. Такі нормативи для підприємств носять зовнішній характер, спрямований на підвищення ефективності використання ресурсного потенціалу держави. Величина таких нормативів має встановлювати нижню межу ефективності використання ресурсів. Перевищення встановленої межі слід вважати неефективним для суспільства і шкідливим для розвитку національної економіки в цілому. Доцільно ввести в практику господарювання у базових галузях економіки стандартну норму витрат виробництва. Під стандартною нормою слід розуміти науково обґрунтовану величину витрат виробництва, розраховану в результаті аналізу середньо галузевих норм витрат з урахуванням прогресивності технологій, цін на продукцію і сировинно-матеріальні ресурси, оплату праці та накладні витрати на типові види продукції. Введення у практику управління витратами виробництва стандартних норм дасть можливість оцінювати вітчизняне виробництво з позицій міжнародних стандартів, виробляти заходи з наближення вітчизняних виробів до міжнародного рівня. При цьому слід враховувати, що поряд з витратами виробництва слід визначати і показники ефективності виробництва та якості продукції. Саме на зв'язок витрат виробництва з показниками ефективності виробництва необхідно звернути особливу увагу при визначенні напрямів форм і методів управління витратами [15, 6].