Организация инвентаризации товаров и тары па оптовых складах. Инвентаризацию товаров и тары на оптовых складах проводят с целью контроля за их сохранностью, соблюдением условий хранения товарно-материальных ценностей, проверки рабочего состояния весоизмерительного обо
60
рудования, ведения складского учета, выявления неходовых, залежалых, с истекающими сроками реализации, подлежащих уценке товаров, их порчи, боя, применения мер к сокращению товарных потерь и приведения учетных данных в соответствие с фактическим наличием ценностей.
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем организации.
Инвентаризация товаров и тары проводится согласно Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию товаров на складах, тары иод товаром и порожней, покупных изделий не ранее 1 ноября.
Инвентаризации товаров на складах, тары под товаром и порожней, покупных изделий проводятся не менее одного раза в год.
По решению руководителя организации количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.
Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года) перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.
Кроме того, на складах, базах, холодильниках в период между очередными инвентаризациями рекомендуется проводить не менее двух-трех выборочных проверок отдельных товаров в связи с их переоценкой, при установлении фактов недовложения товаров при отгрузке покупателям и по другим причинам.
Инвентаризацию товаров и тары в обязательном порядке проводят: при смене собственника (реорганизации); при ликвидации организации; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя организации или материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органон.
Планирование, организацию и проведение инвентаризации товаров и тары на оптовых складах, контроль качества проведения инвентаризации, рассмотрение се результатов, профилактическую работу по обеспечению сохранности собственности, принятие мер по возмещению причиненного материального ущерба и устранению выявленных нарушений проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя организации. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя администрации торговой организации. Количество членов инвентаризационной комиссии определяется исходя из объемов инвентаризируемых ценностей и числа материально ответственных лиц. В состав комиссии включают опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, первичный
61
учет и порядок инвентаризации. С целью исключения условий для злоупотреблений запрещается назначать председателем комиссии для инвентаризации ценностей на одном объекте одного и того же работника два раза подряд. При проведении инвентаризации ценностей после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя страховой компании. При проведении инвентаризации ценностей в отсутствие материально ответственного лица (болезнь и т. п.), а также после хищений, краж, ограблений в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя милиции, местного Совета депутатов.
Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором также указывают объекты, порядок и прололжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Внезапность инвентаризации - важнейший принцип се проведения. Категорически запрещается доводить до сведения материально ответственных лиц сроки намечаемой инвентаризации.
Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товаров и тары на складе. Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение правил и сроков проведения инвентаризации, за полноту и точность отражения в описи выявленных фактических остатков ценностей, за правильность отражения отличительных признаков и цен товаров, за качество оформления и своевременность представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию, за правильность оформления поступления ценностей в период инвентаризации.
На оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров и тары инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:
• пломбирует входы и выходы (кроме одного) всех помещений, где хранятся ценности;
• проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования;
• проверяет и визирует последний на дату инвентаризации отчет материально ответственного лица о движении товаров и тары по складу с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на ... (дата)» и подпись председателя инвс1ггаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию, который служит основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным;
• берет расписку у материально ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
• при бригадной материальной ответственности с согласия всех членов бригады председатель инвентаризационной комиссии составляет протокол (рориирования подкомиссий с определением состава каждой и распределением между ними инвентаризируемых объектов.
62
В состав каждой подкомиссии должно входить не менее трех человек: два члена инвентаризационной комиссии, одного из которых назначают председателем подкомиссии, и материально ответственное лицо - член бригады. Проведение инвентаризаций несколькими комиссиями позволяет сократить затраты времени на их проведение и проводить их, как правило, в нерабочее время.
Проверку фактического наличия товаров и тары комиссия проводит в порядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Количество единиц товаров и тары определяет материально ответственное лицо, а председатель и другие члены комиссии контролируют правильность их определения. Товары, находящиеся в таре, упаковке, могут быть записаны в опись на основании спецификации или маркировки по таре, но часть товара выборочно должна быть распакована для проверки их количества и качества. При наличии большого количества весовых товаров результаты каждого их взвешивания член комиссии и материально ответственное лицо записывают предварительно в накопительную ведамость отвесов. По окончании взвешивания всей партии товара ведомость отвесов закрывают, сверяют общий итог количества товаров и переносят его в опись. Составленные по наименованиям отдельных товаров ведомости отвесов служат приложениями к описи. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров и тары со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.
Сведения о фактическом наличии товаров и тары записывают в инвентаризационную опись товаров, материалов и тары в торговле. Отдельные описи с присвоением порядкового номера составляют на товары; порчу товаров; тару; товары и тару на ответственном хранении и т.п. Товары на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в общую инвентаризационную опись и обязательно проверяю!, не списаны ли они материально огветствеиным лицом в расход. Товары и тару, поступившие на cbi.ii во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарнс-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и отчет не включены». Документы на поступившие во время инвентаризации товары и тару заведующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.
При инвентаризации товаров и тары описи составляют в двух экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценностей - в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной описи являются действительными и заполняются от руки или с использованием ПЭВМ. Записи в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с полным заполнением всех реквизитов: наименование товара, номенклатурный номер, обоснование цены (прейскурант, дата и номер договора, прото-
63
кола согласования цен), единица измерения, цена, количество, сумма и т.д. Исправление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи. Исправления в части наименования товаров, их количества, фасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии.