3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
| Объем документооборота, тыс. документов в год | Организационные формы службы ДОУ |
| менее 10 | обычно один-два секретаря руководителя организации |
| от 10 до 25 | служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников) |
| от 25 до50 | создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.) |
| от 50 до 100 | более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации |
| свыше 100 | сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем |
Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.
Заключение
Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:
Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.
Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.
Основными задачами службы являются:
1 внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
2 осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
3 обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
4 совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения состоит из:
1) Получения информации
2) Ее переработки
3) Анализа, подготовки и принятия решения
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:
Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.
Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.
http://revolutionaudit/d00203596.html
Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19
http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012
Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.
Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. – М.: РГГУ, 2006.
http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php
[1] Терминология Документационного обеспечения управление зафиксирована в государственном стандарте – ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2]Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
[3]Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 года № 68