Деловое письмо незаменимо в рекламной деятельности при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о руководителе, о его профессиональной подготовке, а также о самой фирме, при первых безличных контактах с зарубежными партнерами.
Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу - деловое письмо отличный помощник в туристском бизнесе.
В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято потенциальными адресатами в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем представлены ниже на английском языке. Необходимо, однако, иметь в виду существенные различия в оформлении и языке писем, направляемых в Европу, США и другие страны, о чем будет сказано ниже.
22.2 Некоторые правила составления деловых писем.
Правила составления деловых писем зависят от целого ряда факторов и моментов, к числу которых относятся:
вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т.д.);
предполагается ли ответ(существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);
будет ли содержание письма однозначно понятно адресатом, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки?
уверен ли отправитель, что письмо придет в срок? (если нет, следует воспользоваться телексом или телефаксом).
Следует ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно направление письма является наиболее эффективным способом разрешения вопроса. Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привело бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.
Деловое письмо должно быть корректным: сочетание тщательно отработанной лексики и простоты изложения обеспечит его убедительность и позволит избежать излишней переписки. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных
сокращений, так как это может привести к необходимости последующих уточнений.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть тщательно проверены.
22.3 Типовая структура делового письма.
Типичное деловое письмо состоит из шести частей. Заголовок содержит адрес отправителя, дату отправки и название фирмы или имени отправителя. Следует пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название фирмы должны быть продублированы на английском.
Ставить номер расчетного счета на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет адресату, т.к. при рассылках за рубежом пользуются датой отправки и содержанием. Поэтому исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для учета.
Как пишется дата?
Для отправки в Европу:
день месяц год
6-th January 1996
Для отправки в США:
месяц день год
January 6, 1996
Внутренний адрес состоит из названия организации, адресата (или) его имени, например:
Swiftspeed со. inc. - для США;
Swistspeed Co., Inc. - для Европы;
При обращении к человеку, не имеющему титула:
Mr. (Мн.: Mrs.) - для мужчины;
Mrs. (Мн.: Mmes) - для замужней женщины.
Miss (мн. Misses) - для незамужней женщины;
Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messrs (для мужчин) и Mmes (для женщин): Messrs Black and Jones Ass, Mmes Janes and Car Ass.
В адресате и дате точки не ставятся!
Иногда перед именем адресата ставится Attn.:, Attn.
Например, Attn.: Mr.Black - (Вниманию мистера Блэ-ка).
Если известно официальное положение адресата (его должность), целесообразно указать его после имени, например:
Attn.: Mr.Black, Head of Department.
Вниманию мистера Блэка, начальника отдела.
Это более формально, но более вежливо.
После адресата может быть дано уточнение содержания письма, например:
Re.: (Regarding) your letter 02.03.1996
Относительно вашего письма от 02.03.1996.
Обращение.
При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):
Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr.Brown, Dear John.
При обращении к фирме более формально:
Dear Sirs, - (Европа),
Gentlemen: - (США).
После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США).
Dear Sirs, Gentlemen:
Основной текст письма состоит из информации, которую следует донести до адресата. О требованиях к его содержанию уже было сказано ранее.
Что касается оформления делового письма, то необходимо иметь в виду три момента.
1. С заглавной буквы пишутся:
· имена, адреса, обращения;
· каждое слово названия фирмы;
· каждое слово официального названия должности;
· названиеобъектовпереписки (Project, Agreement, Letter of intent).
2. Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа Shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.
Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора и его должностью и званием, например:
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
J.P.BIack, Head of Department.
Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:
Enclo (Enclosure)- ;
Encios- множ. число;
например:
Enclo.: 32 pages (sheets).