Логістичне управління складуванням на підриємстві (стр. 4 из 17)

- визначення збереження зовнішнього вигляду транспортного засобу, тари і упаковки. Слід перевірити наявність на транспортних засобах або на контейнерах пломб відправника або пункту відправлення, справність пломб, відтиски на них, стан транспортного засобу, справність тари. В разі виявлення зовнішніх або внутрішніх механічних або технологічних (наприклад, порушення температурного режиму в рефрижераторі) пошкоджень транспортних засобів, а також відсутності або несправності пломб, необхідно зробити відмітку про це в товарно-транспортній накладній або, що зручніше, скласти акт про огляд стану транспортних засобів. Також, якщо є можливість, рекомендується сфотографувати явно видимі пошкодження транспортних засобів (панорамна і детальна зйомка). Зроблені таким чином фотографії мають великий вплив на поведінку постачальника або транспортно-експедиторської компанії в разі вимоги заміни бракованого товару або грошової компенсації;

- розвантаження транспортних засобів. В процесі розвантаження одночасно проводять підрахунок кількості товару, що поступив. Підрахунок необхідно вести в одиницях, вказаних в товарно-супровідній документації;

- перевірка кількості товару, що поступив. При необхідності перевірку кількості проводять в кожному вантажному місці. При виявленні недостачі складають акт про приймання продукції, в якому вказують: номер транспортної накладної і рахунку-фактури, кількість невистачаючого товару, його загальну вартість, передбачувані причини недостачі, осіб, що беруть участь в прийманні, їх підписи і дату складання акту. Якщо одна із сторін не згодна з вмістом акту, їй надається право додатково зафіксувати в акті свою думку. Після виявлення недостачі і складання акту необхідно повідомити постачальника про результати приймання;

- приймання продукції за якістю і комплектності. Залежно від умов, зафіксованих в договорі постачання, приймання продукції за якістю може проводитися із застосуванням часткової або повної вибірки товарів. Вибіркова (часткова) перевірка якості продукції з поширенням результатів перевірки якості якої-небудь частини продукції на всю партію допускається у випадках, коли це передбачено стандартами, технічними умовами, особливими умовами постачання, іншими обов’язковими правилами або договором. При виявленні невідповідності якості продукції, що поступила, склад зобов’язаний припинити подальше приймання продукції і скласти акт, в якому вказується кількість оглянутої продукції і характер виявлених при прийманні дефектів.

Після цього одержувач повинен повідомити постачальника про виявлення при прийманні продукції неналежної якості. Залежно від вирішення постачальника подальше приймання може проводитися за участю представника постачальника, з незалежним експертом або одержувачем в однобічному порядку. Після складання акту складають претензійний лист (з метою допоставки товару з належною якістю або відшкодування в грошовому еквіваленті), який повинен містити: найменування і адресу підприємства, якому адресована претензія, вказівку партії товару, кількість бракованого товару, вартість бракованого товару, номер і дату акту про приймання продукції, вміст самої вимоги (допоставити товар замість бракованого, сплатити вартість бракованого товару, ін.). У додатку до листа необхідно надати копію акту про приймання, копію рахунку-фактури, копію товарно-транспортної накладної, копію телеграми (листи) про повідомлення підприємства-постачальника. Завершальна частина претензійного листа містить дату, підпис керівника підприємства, повне найменування підприємства;

- приховані недоліки продукції. Серед більшості співробітників складів і відділів постачання існує думка, що претензії по неналежній якості продукції, що поступила, можна пред’являти лише в процесі приймання продукції або безпосередньо після її закінчення, але це далеко не так. Прихованими визнаються такі недоліки, які не могли бути виявлені при звичайній для даного вигляду продукції перевірці і які виявлені лише в процесі обробки, підготовки до монтажу, в процесі монтажу, випробування, використання і зберігання продукції на складі.

У зв’язку з цим склади підприємств мають право незалежно від перевірки якості товарів, проведеної ними в терміни, вказані в договорі або іншому документі, актувати приховані недоліки продукції, якщо такі будуть виявлені в певний термін після здобуття товарів.

Після завершення всіх операцій, пов’язаних безпосередньо з прийманням продукції, оформляють товар на зберігання із занесенням всієї необхідної інформації в інформаційну систему. Далі проводять операції по ідентифікації продукції і розміщенню продукції на зберігання.

Безумовно, немає необхідності пояснювати значущість такої операції, як ідентифікація продукції, що поступає, адже якщо її не проводити, будь-який склад просто «задихнеться», оскільки надалі неможливо буде здійснювати ні облік і контроль за рухом і станом продукції на складі, ні його пошук при комплектації і інвентаризації. Проте до вибору методу ідентифікації слід личити, ретельно зваживши завдання, що стоять перед складом, його техніко-технологічні і фінансові можливості, природу товарного асортименту і багато що інше. У своїй практиці ми зустрічали об’єкти, де ідентифікація практично не проводилася взагалі, а точніше, до періодично присутніх ярликів виробника на коробах і палетах вантажники підручними засобами домальовували їм одним зрозумілі символи і позначення, що, природно, надалі наводило до плутанини. Як правило, проблему намагалися вирішити різким, необдуманим введенням штрихового кодування, що в 80% випадків наводило до неефективних витрат, оскільки склади спочатку не були підготовлені до впровадження цього методу – не було техніко-технологічних можливостей для виконання даних операцій. Було відсутнє і належне програмне забезпечення. Таким чином, ефективність операцій по ідентифікації продукції на складах зводилася до нуля.

Ще однією дуже важливою операцією є розміщення товарів на зберігання. Його необхідно виконувати так, щоб при подальших технологічних операціях число переміщень складських службовців було мінімальним. З цією метою ділять всі товарні позиції на три групи, після чого для їх зберігання виділяють «гарячі» і «холодні» складські зони.

Другим завданням при розміщенні продукції на зберігання є оптимальне розділення складських запасів. Безумовно, оптимальним є такий варіант, коли весь товарний запас зберігається на стелажах (виключаючи наливні, насипні і негабаритні вантажі), при якому відібраний запас знаходиться в нижніх ярусах стелажів, а резервний – у верхніх. Проте склади з недостатнім фінансуванням частенько не мають можливості придбати стелажне устаткування для зберігання всього товарного запасу. Для них можливе вживання варіанту з розділенням товарного запасу на дві категорії і зберіганням їх в двох зонах. У зоні відібраного запасу на стелажах зберігають лише мінімальний одно-, дводенний запас по кожній товарній позиції. У резервній зоні зберігання весь запас, що залишився, зберігається штабельним способом. Поповнення запасу відібраної зони зберігання виробляється, як правило, в третю зміну, аби виключити пересічення потоків. Даний спосіб дозволяє у декілька разів скоротити кількість стелажного устаткування і площу комплектації, а отже, і число переміщень між місцями прийому.

На більшості складів оптових торгівельних і виробничих підприємств, а також на складах логістичних центрів комплектація замовлень є ключовою, оскільки саме від неї залежить рівень логістичного обслуговування (швидкість виконання замовлення, відсутність помилок при збірці і т.д.). При всім тім ця операція є одній з самих трудомістких в складському технологічному процесі.

На рис. 1.5 відображено типову схему процесу комплектації замовлень.

Рис. 1.3. Система комплектації замовлення

Процедура комплектації починається із здобуття накладної на відпустку товару (заявка, лист комплектації і т.д.). Обов’язковою умовою є розташування в документі товарних позицій відповідно до розміщення продукції на складі, інакше створюється ситуація, коли накладна складається в тому порядку, як вона існує в інформаційній системі, і той, що комплектує вимушений проходить неефективну дорогу, тобто неодноразово повертатися до раніше пройденим місць і так далі [34, c. 177].

Наступним етапом є складання маршрутної карти. У роботі більшості складів ця процедура не використовується зовсім, проте оптимально продумана дорога руху того, що комплектує дозволяє істотно скоротити час на збірку замовлення. Критерієм складання маршрутної карти буде не лише розміщення адрес знаходження товару відповідно до їх розташування на складі, але і, що важливіше, облік принципу «товарного сусідства». Наприклад, на складі компанії з оптового продажу канцтоварів той, що комплектує з платформним візком відбирає відповідно до замовлення декілька видів ватману, після чого у нього в листі комплектації знаходиться позиція «папір для принтера». Це призводить до того, що той, що комплектує вимушений витрачати значний час на перекладання товару у візку, а крім того, ця операція, як правило, проводиться в непідготовлених умовах (пил від бетонної підлоги і ін.), що часто наводить до погіршення зовнішнього вигляду товару.