Організація торгівлі та керування технологічними процесами (стр. 5 из 6)

Для фіксації закупівельних цін зробіть наступні дії:

- відкрийте словник „Номенклатор товарів та послуг”;

- виділіть необхідний товар та активізуйте вкладку „Історія цін”;

- викличте в „Історії цін” контекстне меню, виберіть підпункт „Додати”;

- введіть дату надходження, відповідну документу приходу товару, закупівельну ціну з котрого ви збираєтесь внести;

- в блоці Ціна – в полі У національній валюті – внесіть ціну приходу товару. Натисніть кнопку Записати.

Повторіть процедуру внесення цін приходу в історію для всіх товарів.

5. Організація роботи з поставки товарів

Процес організації роботи з постачальниками передбачає пошук постачальника, складання та укладання договорів з поставки товарів, прийомку товарів, їх реєстрацію у журналі приходу, оплату отриманого товару з відповідним документальним супроводом. У ІС «Парус Підприємство 7.40» кожен з перерахованих етапів взаємодії з постачальниками супроводжується створенням та обліком відповідної документації.

1.1. Відкрийте базу даних для роботи в системі «Парус - Торговля и склад 7.40».

1.2. Реєстрація вихідних рахунків на сплату реалізованих покупцям товарів за допомогою журналу „Вихідні рахунки на сплату”:

- відкрийте пункт меню: „Документи” – підпункт „Вихідні рахунки на сплату”;

- створіть в основному розділі потрібний для подальшої роботи підрозділ „Рахунки-фактури”;

- створіть в новому підрозділі вихідний рахунок на сплату за зразком. Для цього відкрийте підрозділ, перейдіть в основну таблицю, викличте контекстне меню і виберіть пункт „Додавання” – підпункт „Додати за зразком”;

- в словнику «Зразки вихідних рахунків на сплату», що відкрився, виберіть зразок «Рахунок на оплату»;

- натисніть кнопку Обрати.

1.3. В стандартній формі реєстрації і/або редагування вихідного рахунку на сплату, що з’явиться на екрані, чотири вкладки: "Основні", "Специфікації", "Суми", "Відмітки".Форма для реєстрації вихідного рахунку на сплату по своїй структурі схожа на вже вивчені форми реєстрації більшості документів.

На вкладці «Основні»необхідно заповнити реквізити контрагентів «Постачальник», «Вантажовідправник» и «МВО» - для фірми-продавця. Для цього необхідно викликати словник «Організації і МВО» і вибрати там створені раніше фірму, склад і МВО з підрозділу цього словника «Наша фірма».

Також необхідно заповнити реквізити контрагента «Покупець»і «Вантажоотримувач»для фірми-покупця. Його необхідно створити (можна з форми редагування документа, можна з пункту меню «Словники»), в окремому новому підрозділі – «Покупці». Створивши, виберіть контрагента у форму редагування документа (натисніть кнопку «Обрати»).

В результаті, на вкладці „Основні” форми редагування документа в журналі «Вихідні рахунки на сплату» заповнені необхідні реквізити (вид документу, номер документу, дата, контрагенти). Поле Підсумок вкладки „Основні” порожнє, сірого кольору, не заповнюється користувачем, а буде заповнено автоматично на основі даних специфікації.

Після введення необхідних даних вкладки „Основні” потрібно перейти на вкладку „Специфікації” та заповнити її списком товарів, на які ви виставили рахунок вашому покупцю.

1.4. Розглянемо «Специфікації»- другувкладкуформи редагування документа «Вихідний рахунок на сплату».

Специфікація – це, фактично, таблиця, один запис (рядок) якої містить відомості про який-небудь один вид товару, роботу або послугу. В специфікацію кожного найменування входять такі характеристики, як кількість і ціна одиниці цього найменування, суми по рядку специфікації із знижкою і без знижки, сума податку, вид упаковки (якщо найменування в рядку - товар) і тариф при реалізації цього найменування.

- на вкладці «Специфікації» (або в таблиці «Специфікації» головного вікна розділу) виберіть пункт контекстного меню «Додати». Буде викликана форма додавання специфікації;

- викличте журнал «Ціни реалізації» з поля «Найменування» форми додавання за допомогою кнопки ... . Якщо в переліку товарів та послуг цього журналу не відображені необхідні позиції, скористайтеся кнопкою Відібрати панелі інструментів. У вікні, яке з’явиться, натисніть кнопку Очистити для очистки умов відбору номенклатура товарів та послуг. Після цього номенклатурні позиції повинні відобразитися.

Якщо цін реалізації на необхідні номенклатурні позиції ще не вносили, або необхідні нові, більш актуальні ціни, то їх потрібно додати. В нашому випадку саме так, були внесені ціни закупівлі товарів при оформленні специфікацій прибуткових документів (в журналі „Прихід товарів”).

Аналогічні дії необхідно виконати для усіх номенклатурних позицій, які будуть занесені у специфікацію журналу вихідних рахунків на сплату.

2. На підставі зареєстрованих вихідних рахунків на сплату, знаходячись у відповідному "Вихідні рахунки на сплату", можна підготувати наступні документи:

- накладна на відпуск;

- податкова накладна;

- акт виконаних робіт;

- платіжний документ.

2.1. Підготовку накладної на відпускздійснить наступним чином:

- перейдіть в праву верхню панель журналу «Вихідні рахунки на сплату» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку зареєстрованих документів одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Накладна на відпуск”;

- на екрані з'явиться форма „Накладні на відпуск: Розділи” та прогрес-бар „Додавання” з видом, номером, датою та сумою документу, на підставі якого додається новий документ. Форма означає звернення з журналу „Вихідні рахунки на сплату” до журналу „Накладні на відпуск” для вибору або створення і вибору відповідного підрозділу для нової накладної на відпуск у цьому журналі.

У вікні форми „Накладні на відпуск: Розділи” оберіть та відкрийте подвійним клацанням лівої кнопки миші необхідний підрозділ журналу „Накладні на відпуск”. Якщо підрозділу немає, виконайте наступні дії:

- виділіть верх дерева журналу – розділ Накладні на відпуск;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу – «Фікс», тобто в цьому підрозділі будуть зберігатися накладні на відпуск, що стосуються нашого продажу товарів покупцю, та натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Накладні на відпуск: Додавання”. Вся її інформація вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату. Заповнені вид документу, вид документу-підстави, номер обох документів, дати обох документів, контрагенти, підсумок. Документ можна зберегти без додаткового редагування. Натисніть на кнопку Записати.

Після підготовки накладної на відпуск відповідний підпункт меню в журналі «Вихідні рахунки на сплату» для документу-підстави стає неактивним, тобто повторна підготовка неможлива (лише після анулювання вже підготовленого документу).

2.2. Підготовку податкової накладної здійснить наступним чином:

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку журналу «Вихідні рахунки на сплату»;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Податкова накладна”;

- на екрані з'явиться форма „Вихідні податкові накладні: Розділи” та прогрес-бар „Додавання”. У вікні форми оберіть та відкрийте подвійним клацанням лівої кнопки миші необхідний підрозділ журналу „Вихідні податкові накладні”. Якщо підрозділу немає, виконайте наступні дії:

- виділіть верх дерева журналу – розділ Вихідні податкові накладні;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу, тобто в цьому підрозділі будуть зберігатися вихідні податкові накладні, виписані нашою фірмою покупцю, та натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Вихідні податкові накладні: Додавання”. Як і при створенні накладної на відпуск, вся інформація податкової накладної вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату. Натисніть на кнопку Записати.

Після підготовки податкової накладної відповідний підпункт меню в журналі «Вихідні рахунки на сплату» для документу-підстави також стає неактивним.

2.4. Підготовку платіжного документа здійснить наступним чином:

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку журналу «Вихідні рахунки на сплату»;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Платіжний документ”;

- на екрані з'явиться форма „Платіжні документи: Розділи” та прогрес-бар „Додавання”;

- виділіть верх дерева журналу – розділ Платіжні документи;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу, натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Платіжний документ: Додавання”. Вся інформація документу вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату.

Можна (але не необхідно) ввести поле Найменування товару, робіт, виконаних послуг. Наприклад, „Оплата за товари продані” тощо. Натисніть кнопку Записати.

Можна також, якщо покупець оплачує рахунок частками, оформляти оплату товарів декількома платіжними документами, у цьому випадку необхідно відредагувати поле Підсумок. При наступній оплаті в журналі „Прихід товару” необхідно знову створити платіжний документ на підставі не повністю оплаченого прибуткового.