Организация работы центра закупки компьютерной техники на примере ООО Аверс (стр. 2 из 17)

После определения потребности в материальных ресурсах (в ассортименте) определяются поставщики, которые могут поставить необходимую продукцию. Выбор поставщиков должен удовлетворять определенным критериям: прежде всего, должны быть согласованы цены на поставляемую продукцию, сроки поставок и качество товаров; важным критерием является надежность поставщика.

Поиск новых поставщиков и их условия поставок требуют детального изучения. С этой целью изучается различная информация на товарном рынке, источниками которой могут быть письменные запросы, личные переговоры, посещение ярмарок, выставок, товарных бирж, посещение самих предприятий, знакомство с поставщиками и их возможностями непосредственно на предприятии. Кроме того, используется и другой вид информации о поставщиках — статистические материалы, периодические издания и отчеты о деятельности этих фирм. Все это позволяет сделать окончательный выбор поставщиков, которые в наибольшей степени удовлетворяют определенным требованиям.

После этого следует рассмотреть вопрос о концентрации или распылении закупок. Основным критерием при этом являются экономия затрат по доставке материалов и снижение риска несвоевременности поставок. Политика цен и оценка объемов заказа товаров определяют размеры прибыли поставщика товаров. Однако чрезмерное укрупнение объемов заказов может повысить расходы на хранение материалов на предприятиях оптовой торговли. Осуществление маркетинга закупок можно представить как ряд последовательных этапов (рис. 1).

Рисунок 1 - Этапы процесса маркетинговых закупок

Задача процесса закупки определяется как "приобретение необходимых товаров в нужном количестве по нужной цене с доставкой в нужное время и место". Это простое определение будет полезно при рассмотрении основных аспектов покупательского поведения — характеристик и качества продукта, объемов закупки, цены и условий доставки.

О важности процесса закупки свидетельствует величина той части дохода среднестатистической компании, которая тратится на приобретение товаров и услуг.

Рассмотрим задачи процесса закупки:

1. Обеспечение беспрерывной деятельности организации, для чего необходимо гарантировать наличие приобретаемых товаров и услуг в нужное время и в нужном месте. Поэтому в большинстве случаев наиболее важным для заказчика критерием при оценке поставщика является его надежность.

2. Гарантия качества продукта. Причем это качество должно соответствовать техническим требованиям, тщательно разработанным в процессе планирования закупок.

3. Цена. Незначительное уменьшение стоимости покупаемых товаров и услуг может оказать серьезное влияние на отчет о прибылях и убытках компании. С другой стороны, компания может тратить слишком мало (или слишком много) и в результате не получить требуемого качества и постоянного наличия. Поэтому важной задачей является осуществление закупок товара необходимого качества и в нужном количестве по приемлемой цене. Не приходится говорить о том, что устанавливать низкие цены не имеет смысла, если продукт не доставляется в нужное время или если его качество не соответствует требованиям.

4. Разработка и получение необходимых услуг, сопровождающих закупку товара (таких как техническая поддержка, программное обеспечение, ремонт и обслуживание оборудования).

5. Создание прочных долгосрочных отношений с поставщиком и поиск новых источников поставок, чтобы обеспечить постоянное наличие товаров и услуг на благоприятных условиях и сделать организацию привлекательной для ведения с ней дел.

Процесс покупки на рынке предприятий включает несколько фаз, некоторые из которых могут быть опущены в зависимости от сложности покупки:

1. Осознание проблемы - побудительные факторы: необходимость нового оборудования для производства новой продукции, замены оборудования и т.д. Проблема формируется в основном на уровне производственных или сбытовых подразделений фирмы.

2. Обобщенное описание нужд. Определение общих характеристик и количества требуемой продукции. Нужды и потребности обобщаются в отделе снабжения.

3. Определение характеристик продукта. В рамках определения характеристик продукта проводится анализ стоимости продукта - тщательное исследование всех компонентов и деталей продукта, изучение замен комплектующих для снижения издержек производства. В случае закупок для решения новых задач эта фаза позволяет существенно снизить издержки. На этом этапе привлекаются как специалисты отдела снабжения, так и технические специалисты.

4. Поиск поставщика. Используются различные информационно-коммуникационные средства. Источниками информации по поставщикам обычно являются:

· каталоги,

· торговые журналы,

· справочники по предприятиям,

· рекламные объявления,

· специализированные Интернет-ресурсы,

· релизы о продажах,

· визиты к поставщикам,

· образцы продукции,

· коллеги,

· профессиональные контакты,

· собственные каталоги отделов снабжения, базы данных снабжения (списки поставщиков и товаров).

Поиск поставщика и последующие фазы осуществляются обычно отделом снабжения.

5. Запрос предложений. Связываются с потенциальными поставщиками и получают предложения на отправленные поставщикам заявки.

6. Выбор поставщика. С помощью метода экспертных оценок, взвешенного среднего (характеристики: цена, сроки поставки, надежность поставщика и т.д.) определяется основной кандидат на поставку продукции.

7. Составление заказа. Для заключения всеобъемлющего договора. В заказе указываются перечень товаров, характеристик, количество, сроки и т.д.

8. Оценка работы поставщика. Оценивается степень соответствия реальных действий поставщика имеющимся у покупателя запросам.

Ситуация закупки создается в случае, когда один из членов организации видит проблему, которую можно решить путем закупки. В ответ на возникновение такой ситуации организация создает закупочный центр, в состав которого входят те сотрудники организации, которые будут вовлечены в процесс принятия решения о закупке.

Со структурой и функционированием закупочных центров связано множество интересных теоретических и практических вопросов. Обычно считается, что по мере роста неуверенности, новизны, сложности и инвестиций закупочные центры становятся крупнее и усложняются, а это, в свою очередь, влечет увеличение числа уровней и функций в организации. При усложнении закупочного центра принятие решений о закупке требует больше времени. Установлены некоторые характеристики закупочного центра и его структуры:

· вертикальная вовлеченность— количество значимых уровней организации, взаимодействующих в рамках закупочного центра;

· горизонтальная вовлеченность— количество отдельных служб, отделов и подразделений, участвующих в принятии решения о закупке;

· обширность— количество лиц, вовлеченных в систему коммуникаций;

· связанность— количество двухличностных взаимодействий между участниками закупочного центра как процент от всех возможных связей;

· центральное положениеменеджера по закупкам в сети коммуникаций с покупателями определяется как общее количество входящих и исходящих коммуникаций, соотнесенное с общим количеством участников закупочного центра.

Специфика процесса продажи на рынке предприятий заключается в том, что в ней практически всегда принимают участие несколько лиц до принятия окончательного решения о покупке. Такая продажа обычно состоит из одного или нескольких элементов:

1. у закупающей организации есть несколько вариантов,

2. у продающей организации есть несколько вариантов,

3. у обеих сторон есть несколько уровней ответственности,

4. процесс принятия решения у закупающей организации является комплексным.

"Для того, чтобы вести успешную деятельность на рынке предприятий, необходимо помнить, что способ, которым было достигнуто существующее положение фирмы, уже не достаточен для того, чтобы удержаться на своем месте". Эффективные продажи возможны только в том случае, если фирма четко сформулировала текущие цели и задачи своей сбытовой политики: осознание того, что нужно делать и почему.

Стратегический анализ включает четыре стадии:

А. Анализ своей позиции с точки зрения заказчика и с точки зрения ближайшей цели продаж.

Б. Определение возможных альтернативных позиций.

В. Определение альтернативных позиций, наиболее оптимально обеспечивающей ее достижений.

Г. Приведение плана в действие.

Таким образом, проведение маркетинга закупок требует выполнения следующих условий:

· использование рынка закупок и сбыта товаров;

· выбор поставщиков и установление с ними договорных отношений;

· участие в ярмарках и выставках;

· согласование условий оплаты.

1.3 Аспекты поведения промышленного покупателя

Взаимозависимость покупателя и продавца действительно является специфической характеристикой промышленного маркетинга — особенно в сфере сбыта продуктов, которые используются в деятельности клиента. Покупатель в значительной степени зависит от поставщика — от гарантий на поставку сырья, деталей или сборочных узлов; от непрерывности поставок материалов для техобслуживания и ремонта, предоставления квалифицированных услуг по ремонту капитального оборудования; от эффективности обработки заказов, доставки и, как правило, возможности продления сроков кредита и т. п.

Продажа, реальная сделка, является всего лишь моментом во временной протяженности маркетингового процесса, хотя и очень важным, потому что именно по показателям продаж большинство компаний оценивает результаты своей деятельности. "В потребительском маркетинге, напротив, отношения продавца и покупателя часто заканчиваются в момент совершения продажи. В промышленном маркетинге процесс ведения переговоров часто выступает важным регулятором отношений между покупателем и продавцом, в то время как в потребительском маркетинге его место обычно занимает сделка по принципу "вытянутой руки" на более-менее конкурентном и потому зачастую обезличенном рынке".