- ИНН/КПП покупателя;
- номер договора.
Сроки и итог:
- наименование товара;
- единица измерения;
- количество;
- цена за единицу измерения;
- стоимость товара, всего без налога;
- налоговая ставка;
- сумма налога;
- стоимость товара, всего с учетом налога;
- страна происхождения;
- номер таможенной декларации;
- всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).
Подписи:
- руководитель организации;
- главный бухгалтер.
Далее на шаге «PRSA04.02. Оформление счета-фактуры» происходит оформление счета-фактуры.
На шаге «PRSA04.03. Согласование счета-фактуры» подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).
Согласованный счет-фактура на шаге «PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту» отправляется клиенту по выбранному каналу связи.
На шаге «PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту» отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:
- номер счета-фактуры;
- клиент;
- товар;
- цена единицы товара;
- количество;
- сумма к оплате;
- дата отправки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за подготовку счета-фактуры
Входящее событие бизнес-процесса:
- Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Счет-фактура
PRSA05. Выполнение обязательств по договору
Описание бизнес-процесса:
Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.
На шаге «PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате» ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.
В журнал оплат заносится следующая информация:
- номер счета-фактуры;
- клиент;
- дата отправки;
- сумма;
- дата оплаты;
- дата получения уведомления.
После получения от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге «PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке» происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.
Далее на шаге «PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате» происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с клиентами;
- Ответственный за расчеты с клиентами.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление о готовности к оплате;
- Банковская выписка;
- Договор.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- На склад передано распоряжение об отгрузке.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление о готовности к отгрузке.
PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар
Описание бизнес-процесса:
Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.
При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.
На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар».
На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:
- название;
- единица измерения;
- цена единицы;
- себестоимость единицы;
- наименование поставщика.
При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:
- код товара;
- количество товара;
- дату заказа.
На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «PRPU01.06. Оформление заявки на товар».
На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар» согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за определение потребности в товарах;
- Ответственный за работу с заявками;
- Ответственный за согласование заявок.
Входящее событие бизнес-процесса:
Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.
Входящие документы бизнес-процесса:
- План потребностей в товарах.
Исходящее событие бизнес-процесса:
В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заявка на товар
- Справочник товаров
PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.
На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».
На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:
- название;
- адрес;
- индекс;
- город;
- контактное лицо;
- закупщик.
При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:
- наименование товара;
- количество;
- сроки доставки.
Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
- номер запроса;
- дату отправки;
- отправителя/составителя запроса.
На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.
Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:
- заголовок документа;
- название поставщика;
- дата поступления;
- номер запроса;
- строки документа;
- название товара;
- количество;
- цена;
- срок доставки;
- дополнительные условия.
При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками.
Входящее событие бизнес-процесса:
Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Заявка на товар;
- Справочник поставщиков;
- Коммерческое предложение.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Список поставщиков подготовлен.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Справочник поставщиков;
- Коммерческое предложение;