- Список поставщиков.
PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновлению отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.
На шаге «PRPU03.01. Проверка наличия соглашения с поставщиком» ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», в противном случае - к шагу «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком».
При выполнении шага «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком» необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.
В соглашении необходимо указать следующую информацию:
- номер соглашения;
- название поставщика;
- описание;
- дату заключения соглашения.
Если соглашение было ранее заключено, но просрочено, то нужно поменять дату заключения соглашения.
На шаге «PRPU03.03. Оформление заказа» ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер заказа;
- номер поставщика из общего справочника;
- название поставщика;
- контактное лицо;
- адрес поставщика;
- дата заказа;
- дата документа.
Строки документа:
- номер товара;
- описание товара;
- количество;
- единица измерения;
- плановая дата поставки.
После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.
Далее на шаге «PRPU03.04. Согласование заказа» оформленный заказ нужно согласовать с ответственным сотрудником. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», иначе - к шагу «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику».
На шаге «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику» согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию:
- номер заказа;
- ФИО отправителя;
- дату отправки.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками;
- Ответственный за работу с заказами;
- Ответственный за согласование заказов.
Входящее событие бизнес-процесса:
Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Список поставщиков
- Заявка на товар
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка подготовленного заказа поставщику.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Заказ
- Договор
PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.
На шаге «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом» ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля:
- номер счета-фактуры;
- номер заказа;
- дата получения счета-фактуры;
- ФИО сотрудника, получившего документ.
Далее на шаге «PRPU04.02. Проверка счета-фактуры» ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер заказа;
- номер поставщика из общего справочника;
- название поставщика;
- контактное лицо;
- адрес поставщика;
- дата заказа;
- дата документа.
Строки документа:
- номер товара;
- описание товара;
- количество;
- единица измерения;
- плановая дата поставки.
Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры», в противном случае - к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика».
На шаге «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры» полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика», иначе - к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа».
При выполнении шага «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика» все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа», иначе - к шагу «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом».
Далее на шаге «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа» ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.
Шаг «PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате» включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
- номер уведомления об оплате;
- номер счета-фактуры;
- ФИО отправителя;
- дата отправки.
Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.
Шаг «PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке» включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:
- номер уведомления о готовности к отгрузке;
- номер счета-фактуры;
- ФИО получившего;
- дату получения.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за работу с поставщиками;
- Ответственный за работу с заказами;
- Ответственный за согласование счетов-фактур;
- Ответственный за расчеты с поставщиками.
Входящее событие
- Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Счет-фактура;
- Уведомление о готовности к отгрузке.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Уведомление об оплате
PRWH01. Приемка товара
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса ответственный за приемку товаров получает документы основания (в данном случае зарегистрированные заказы на покупку), которые служат источником для формирования приходных накладных и заданий на размещение товаров работникам склада.
При выполнении шага «PRWH01.01. Получение документов оснований» ответственный за прием товаров получает список выпущенных заказов на покупку.
После этого, на шаге «PRWH01.02. Формирование приходной накладной», ответственный формирует приходную накладную, в которой должна содержаться следующая информация:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу;
- дата учета.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- описание товара;
- количество для получения;
- принятое количество;
- дата выполнения.
Далее, на шаге «PRWH01.03. Формирование инструкции на размещение», ответственный за приемку товара формирует инструкцию работнику склада на размещение товара, в которой указывает следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- информация по товару;
- количество для размещения;
- указание по перемещению товара.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за прием товаров.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Получение распоряжение на прием товара.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Документ-основание
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка распоряжения на размещение товара на складе.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Приходная накладная;
- Инструкция на размещение.
PRWH02. Отгрузка товара
Описание бизнес-процесса:
В рамках данного процесса ответственный за отгрузку товаров получает документы-основания (в данном случае зарегистрированные заказы на продажу), которые служат источником для формирования расходных накладных и заданий на подбор товаров работникам склада.
При выполнении шага «PRWH02.01. Получение документов оснований» ответственный за отгрузку товаров получает список выпущенных заказов на продажу.
После этого, на шаге «PRWH02.02. Формирование инструкций на подбор», ответственный формирует инструкцию работнику склада на подбор товара, в которой указывает следующую информацию: