Заголовок документа:
- номер документа;
- информацию по складу.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- информация по товару;
- количество для подбора;
- указание по подбору товара.
Далее, на шаге «PRWH02.03. Формирование расходной накладной», ответственный за приемку товара формирует расходную накладную, в которой указывает следующую информацию:
Заголовок документа:
- номер документа;
- информация по складу;
- дата учета.
Строки документа:
- ссылка на документ-основание;
- описание товара;
- количество для отгрузки;
- отгруженное количество;
- дата выполнения.
Основные участники бизнес-процесса:
- Ответственный за отгрузку товаров.
Входящее событие бизнес-процесса:
- Получение распоряжения на отгрузку товара.
Входящие документы бизнес-процесса:
- Документ-основание.
Исходящее событие бизнес-процесса:
- Отправка распоряжения работнику склада.
Исходящие документы бизнес-процесса:
- Инструкция на подбор
- Расходная накладная
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Объем документооборота ООО «Автопробег» и его основные параметры приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2Параметры документооборота ООО «Автопробег»
| Параметры | Значение |
| Товарных позиций | до 350 |
| Позиций в чеках | 15-60 |
| Позиций в Заказе поставщику/ Приходной накладной | 25-35 |
| Позиций в Заявке покупателю/ Расходной накладной | 25-35 |
| Позиций в Заявке на перемещение/Накладной на перемещение | 35-50 |
| Создаваемых документов (в сутки) | 1900 |
| Сотрудников, одновременно работающих в системе | более 45 |
| Баз данных | 3 |
Аппарат управления осуществляет управление договорами, единой справочной системой, ценовой политикой, нормативами складских запасов, контролирует работу филиалов, разрабатывает общую концепцию развития общества, анализирует, планирует, утверждает и контролирует финансово-экономические показатели работы структурных подразделений. В задачи офиса входит контроль за магазином и складом, планирование и осуществление своевременных закупок, утверждение заявок на поставку продукции от магазина, планирование и контроль взаиморасчетов с контрагентами, контроль финансово-экономических показателей работы. Магазин осуществляет торговую деятельность в соответствии с установленными и утвержденными правилами работы подразделений.
Время выполнения некоторых операций приведены в таблице 1.3.
| Тип документа | Строк в документе | Выполняемаяоперация | Время выполнения операции, мин. | ||
| Среднее | min | max | |||
| Накладная на перемещение | 70-100 | Передать на отгрузку | 60 | 30 | 90 |
| Подтвердить отправку | 30 | 10 | 50 | ||
| Приходная накладная | 50-100 | Оприходывать товар | 60 | 30 | 90 |
| Получить товар | 120 | 60 | 180 | ||
| Расчеты с клиентами | Создать документ из приходной накладной | 10 | 5 | 15 | |
| Провести документ | 30 | 10 | 50 | ||
| Расходная накладная | 40-60 | Передать на отгрузку | 60 | 30 | 90 |
| Подтвердить отгрузку | 30 | 10 | 50 | ||
| Списать товар | 30 | 20 | 40 | ||
| Кассовый чек | 15-60 | Провести кассовый чек | 30 | 10 | 50 |
| ИТОГО: | 175-320 | 340 | 115 | 55 | |
Безусловно, в таком виде документооборот е привычен и традиционен для работников ООО «Автопробег», но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности.
- Медленный поиск документов;
- Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
- Длительность сроков подготовки и согласования документов;
- сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
- невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
Таким образом, организация бизнес-процессов и документооборот ООО «Автопробег» оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем автоматизации бизнес-процессов и документооборота. Поэтому задача автоматизации бизнес-процессов и документооборота становится жизненно важной с целью устранения вышеперечисленных недостатков.
Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и документооборота ООО «Автопробег»:
1. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия, появляется возможность вводить статьи учета, которые в ручном режиме реализовать практически невозможно, например, количественный учет в розничном магазине.
2. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, у одного клиента до автоматизации обсчетом данных по двум предприятиям занималось семь человек. После автоматизации два сотрудника обслуживают 14-18 предприятий, а общее количество сотрудников в отделе учета снижено в три раза.
3. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый товар после оприходования или заведения в справочник сразу становится доступен для продажи через кассу, чеки из кассовых аппаратов оперативно поступают в программу и производят необходимые изменения в базе (списывают товар и приходуют деньги, например).
4. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра.
5. Снижение вероятности ошибок персонала. Применение автоматизированного документооборота и торгового оборудования для формирования и обработки данных резко снижают вероятность механических и логических ошибок персонала, случайных или предумышленных.
6. Автоматизация трудоемких операций. Применение специализированного оборудования увеличивает скорость исполнения и уменьшает возможность ошибок различных трудоемких и монотонных операций, например, инвентаризации торгового зала, склада, приема-отпуска товаров.
7. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Любая организация ЦКТ существует в тесной связи с внешними условиями, которые имеют свойство временами меняться и организации должна приспосабливаться к меняющимся условиям. С другой стороны, нормальный бизнес развивается, расширяется и диверсифицируется. Соответственно, система учета тоже должна меняться и быть гибкой и открытой.
8. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.
1.3 Выбор стратегии разработки интернет - магазина ООО «Автопробег»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Вопросы управления бизнес-процессами и сопровождающим их документооборотом очень актуальны для быстро растущих российских предприятий. Сегодня многие из них работают над созданием единой среды выполнения бизнес-процессов и нуждаются в адекватных инструментах для решения этой задачи.
Рассмотрим наиболее популярные из них:
1. «1С Управление торговлей 8»
Прикладное решение «1С Предприятие 8. Управление торговлей» в комплексе решает задачи оперативного учета в управлении, анализа и планирования торговых операций и их обеспечения; автоматизирует торговые, финансовые и складские контуры управления; обеспечивает современный уровень управления торговым предприятием. Помогает реализовавать торговые схемы и учет склада. Управление предприятием, автоматизируемое программой «1С:Управление торговлей 8», может быть представлено в виде следующей схемы.
1С УТ автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:
- управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
- управление поставками;
- планирование продаж и закупок;
- управление складскими запасами;
- управление заказами покупателей;
- управление отношениями с клиентами;
- анализ товарооборота предприятия;
- анализ цен и управление ценовой политикой;
- мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
Цена базовой версии - 5680 руб.
Техподдержка – 1000 руб.
2. ERP-решения
В современных условиях развития рынка розничной торговли ритейлерам необходима грамотно выстроенная единая информационная система. Решения уровня ERP охватывают все направления бизнеса, предлагая комплекс мероприятий для оптимального управления компанией.
Комплексные информационные системы управления (ERP) являются базовым механизмом управления ресурсами современного предприятия. Они позволяют связать все бизнес-процессы, информацию и внешние отношения предприятия в единую систему. ERP-система поддерживает все функции менеджмента – от определения целей до контроля исполнения.
Цена 50000 руб.
Цена за доп. рабочее место – 8000 руб.
Техподдержка – 9000 руб.
3. B2B системы
B2B системы - системы электронной коммерции, или аппаратно-программные комплексы, по сути, инструменты для осуществления торгово-закупочной деятельности в сети интернет.
Основная задача систем В2В — повышение эффективности работы компаний на В2В-рынке за счёт снижения затрат на подготовку торговых процедур и расширения географии бизнеса до масштаба всего мира